ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนที่ใช้สนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร เรียกว่า อะไร

ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง (EIS)

EIS   ย่อมาจาก   executive information system  แปลว่า ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร

หมายถึง    การนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่าง ๆ มาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะต้องการใช้ และสามารถจะเรียกมาดู หรือใช้ได้สะดวก

                ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง (EIS) เป็นระบบข่าวสารที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารองค์กร

ในเรื่องการพิจารณากำหนดนโยบาย วางแผนกลยุทธ์ขององค์กร ให้สามารถจัดการองค์กร ให้สามารถดำเนินการบรรลุเป้าหมายหรือแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
                 การจัดทำระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง มิอาจจัดทำโดยเอกเทศได้โดยลำพัง จะต้องรอผลการพัฒนาระบบข้อมูล-ข่าวสารขั้นต้นอื่นๆ ขึ้นก่อน ข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานในระบบ TPS, MIS และ/หรือ DSS จะเป็นรากฐานที่สามารถนำมาสรุปประมวลผลกับข้อมูลภายนอก (ถ้าจำเป็น)  เพื่อประกอบการตัดสินใจ บ่อยครั้งการพัฒนาระบบ EIS จากวิธีการข้างต้น มิอาจได้ข้อมูลภายในองค์กรอย่างครบถ้วน
                การเข้าสู่วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle) เพื่อพัฒนาระบบข่าวสาร

จึงเป็นวิธีการพื้นฐานที่ต้องกระทำ หลายๆ องค์กรไม่ต้องการประสบปัญหาขั้นต้น การจัดทำแผนแม่บทสารสนเทศ เพื่อกำหนดกรอบของระบบงานสารสนเทศหลัก ระบบย่อย และความต้องการข้อมูลของแต่ละประเภทของระบบข่าวสาร (TPS, MIS, DSS, EIS) ไว้อย่างครบถ้วน ในขั้นต้นนั้นกำหนดความจำเป็นเร่งด่วนจะช่วยในการพิจารณาคัดเลือกระบบงานที่จะพัฒนาก่อนหลังต่อไปได้อย่างมีระบบ
                ในบทความต่อไป จะประกอบด้วยเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อการพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง ดังต่อไปนี้
          - ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
          - ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ
          - ความจำเป็นข้อมูลข่าวสารที่มีต่อการบริหาร
          - วิธีการระบุข่าวสารที่จำเป็น
          - การจัดโครงสร้างสารสนเทศที่ต้องการ
          - การอนุมัติความเห็นชอบโครงการ
          - การจัดเตรียมบุคลากรโครงการ
          - การพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
          - การเลือกระบุฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ของโครงการ
          - การจัดการ การต่อต้านโครงการ
          - การจัดการติดตั้งใช้งานระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง

                ความหมาย ระบบข่าวสารคอมพิวเตอร์ที่จัดทำและบริการข่าวสาร ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ที่เป็นสารสนเทศในการบริหารชั้นสูง โดยสะดวก รวดเร็ว ทันเวลา ถูกต้อง โดยที่สารสนเทศเหล่านี้ จะเป็นสารสนเทศที่ล้วนเป็นข่าวสารที่มีผลกระทบเกี่ยวข้องโดยตรงต่อการบริหารและตัดสินใจให้สำเร็จและถูกต้อง ตรงทิศทางมากที่สุด
     อนึ่งนอกจากข่าวสารที่เป็นปัจจัยสำคัญๆ ในการช่วยพิจารณาตัดสินใจแล้ว ระบบ EIS ยังจะมีคุณสมบัติหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ประกอบด้วย เช่น
          - พ่วงต่อระบบชำนาญการพิเศษ (Expert System) เพื่อช่วยวิเคราะห์ ตีความ เปรียบเทียบอดีต ทำนายอนาคตของข่าวสารขององค์กร
- ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร หรือ การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ ให้สามารถติดต่อแลกเปลี่ยนส่งข้อมูลระหว่างบุคคลต่างๆ ได้ การสืบค้น สรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลกลาง
          - อื่นๆ เช่น ปฏิทิน เครื่องคำนวณ การประชุมทางไกลฯ

     ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ

                ผู้บริหารระดับสูง คือ บุคคลที่บริหารจัดการองค์กร ทั้งองค์กร หรือ บางครั้งอาจเป็นแผนก/หน่วยงานอิสระ (เช่นโรงงานผลิต) ภาระความรับผิดชอบกว้างขวางโดยมากไม่เฉพาะที่งานใดงาน หนึ่ง ได้แก่ การวางแผนกลยุทธ์ การรักษาความอยู่รอดขององค์กรฯลฯ เป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ เป็นคนสุดท้าย เช่น ด้านงบประมาณ ด้านบุคคลากร และแผนงานธุรกิจต่างๆ นอกจากนั้น ผู้บริหารระดับสูง ยังเป็นผู้ที่ต้องติดต่อ เจรจา ทำความตกลง ร่วมมือกับองค์กรอื่นๆ ผู้บริหารจึงมีภาระกิจความรับผิดชอบสูงที่สุดในองค์กร
      ผู้บริหารระดับสูงทำหน้าที่ใดบ้าง ภารกิจหน้าที่ได้แก่
          1. ภารกิจด้านการบริหาร
              - จัดตั้งบำรุงรักษาองค์กร
              - จัดการด้านแหล่งเงินทุน บุคลากร-กำลังผลิตและผลผลิต (สินค้า)
              - จัดการวางตัวสรรหา ยกเลิก/ และวางแผนความต้องการ กำลังคน/เครื่องจักร
              - ดูแลงานการวางแผน ควบคุม งบประมาณ ค่าใช้จ่ายและการติดต่อสื่อสารขององค์กร
              - กำหนดมาตรฐานงาน การแก้ไขปัญหาภายในองค์กร
              - กำหนดเป้าหมาย กิจกรรม แผนงาน
              - จัดสร้างเครือข่ายบุคคล เพื่อปฏิบัติงานและบริหารงาน
          2. ภารกิจด้านบทบาท
               - ติดต่อเจรจากับธุรกิจ/องค์กรภายนอก
               - ติดตามควบคุมสั่งการแก้ไขนโยบายแผนงานตามความจำเป็น/เหมาะสม
               - เป็นผู้นำขององค์กรที่ต้องมีวิสัยทัศน์รอบรู้ เข้าใจปัญหาต่างๆ และรู้แนวทางแก้ไข
          3. การตัดสินใจ
               - ทำหน้าที่ในการพิจารณาตัดสินใจ ชี้ขาดหาข้อยุติในกิจกรรม หรือประเด็นต่างๆ ขององค์กร

      ข่าวสารเพื่อการบริหาร

                ผู้บริหารจำเป็นต้องมีข่าวสารเพื่อประกอบการตัดสินใจและทำงาน ประเภทของข้อมูล/ข่าวสารที่จำเป็นต่อ ผู้บริหารระดับต่างๆ จะแตกต่างกันไป
      ประเภทของข่าวสารเพื่อการบริหาร (ตัวอย่าง)
          1. ข่าวสารภายใน (Internal)
               - ข่าวสารเพื่อการผลิต ได้แก่ เปอร์เซ็นต์ของสินค้าส่งคืน จำนวนลูกค้าที่ส่งคำติ จำนวนลูกค้าที่พอใจ ในสินค้าจำนวนการผลิตจริงกับกำลังผลิต ฯลฯ
               - ข่าวสารเกี่ยวกับการบริการลูกค้า ได้แก่ ระยะเวลา (จำนวนวัน) ส่งของให้ถึงมือลูกค้า เวลาตอบสนองการบริการต่อการสั่งซื้อของลูกค้า ความพึงพอใจในบริการของลูกค้า ฯลฯ
               - ข่าวสารเกี่ยวกับพนักงาน ได้แก่ ทัศนคติต่อองค์กรของพนักงาน อัตราการขาดงาน อัตรา

การลาออกจากงานของพนักงาน ฯลฯ

          2. ข่าวสารภายนอก (External)
              ได้แก่ข้อมูลสภาวะการตลาด นโยบาย-ทิศทางการเมือง การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี การเปิดตัว-กิจกรรม- ทิศทางแผนงานของบริษัทคู่แข่ง ฯลฯ แหล่งข้อมูล/ข่าวสาร ได้แก่
               - ระบบรายงานข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร
               - รายงานข่าวจากสื่อประเภทต่าง ๆ
               - แหล่งข่าวที่ไม่เปิดเผยภายในและภายนอกองค์กร
               - ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ในสายงานที่เกี่ยวข้อง

      ข้อมูล/ข่าวสารที่จำเป็นต่อการบริหาร

     ความคาดหวังของการพัฒนาโครงการ EIS ได้มีการวิจัยและค้นคว้าโดย Watson, etal, 1995 แจกแจง ปัจจัยที่จูงใจต่อการจัดทำโครงการ EIS คือ

          ปัจจัย ค่าเฉลี่ย (1 = ไม่สำคัญ, 5 = สำคัญสุด)
               1. นำเสนอข้อมูลข่าวสารโดยวิธีการง่าย ๆ และรวดเร็ว  4.68
               2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหาร  3.95
               3. สามารถตรวจสอบค่าประสิทธิ์ผลขององค์กรได้  3.90
               4. ปรับปรุงการติดต่อสื่อสารให้ดีขึ้น 3.47
               5. สกัดและบูรณาการข้อมูลจากแหล่งข้อมูลสารพัดแหล่งที่แตกต่างกัน3.31
               6. ได้สารสนเทศเพื่อการแข่งขัน  2.71
               7. ตรวจตราสภาวะการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมภายนอก  2.28
               8. ลดขนาดขององค์กรลง      2.00

          ดังนั้นจะพบว่าการเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการง่ายและรวดเร็ว เป็นเป้าหมายสำคัญของโครงการ

การกำหนดความต้องการขั้นต้น ความต้องการข่าวสารที่ดีควรจะมีลักษณะใดบ้าง
          - เป็นข่าวสารที่สำคัญ
          - เป็นข่าวสารที่มีผลกระทบต่อการบริหารงานชั้นสูง
          - เป็นข่าวสารซึ่งสามารถแสดงเป็นเชิงปริมาณได้
     การระบุความต้องการขั้นต้น จะกระทำได้ด้วยวิธีการต่างๆ ได้แก่
          - ระบุ/กำหนดโดยตัวผู้บริหารชั้นสูง
          - ระบุ/กำหนดโดยความเห็นชอบของคณะผู้บริหาร การระบุสารสนเทศที่ต้องการจำเป็นอาจคัดเลือกจากตัวแปร ข้อมูล สารสนเทศซึ่งใช้เป็น
          - ตัวชี้วัดประสิทธิ์ผลของการทำงานในด้านต่างๆ (Key performance data)
          - ข้อมูลที่ใช้/ช่วยในการติดต่อประสานงานกับองค์กร/ธุรกิจ/ลูกค้า ภายนอกองค์กร
          - ข้อมูลที่ใช้เป็นปัจจัยสำคัญในการชี้นำความสำเร็จของการปฏิบัติงาน (Critical success factors : CSFS)

     การปรับปรุงเพิ่มเติมความต้องการ
     บ่อยครั้งความต้องการข้อมูลข่าวสารอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ได้ปฏิบัติงาน/ใช้งาน/จัดทำในระบบปัจจุบัน แต่น่าจะมีการใช้งานในอนาคต หรือข้อมูลบางรายการจำเป็นต้องใช้ แต่ระบบงานปัจจุบันไม่ได้จัดทำ/บริการให้  ทั้งสองลักษณะนี้ ผู้บริหารจะพิจารณาจัดทำเป็นความต้องการเพิ่มเติม จากความต้องการขั้นต้นที่ระบบงานปัจจุบันตอบสนองอยู่/ใช้งานอยู่
    การจัดทำร่างสรุป
     หลังจากการรวบรวมความต้องการทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนต่อมา คือ การจัดกลุ่มของข่าวสารที่ต้องการทั้งหมดเป็นต้นแบบ และนำเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อตรวจสอบความต้องการเป็นครั้งสุดท้าย

    การเลือกวัตถุประสงค์
     หากความต้องการข่าวสารของโครงการมีจำนวนมากมาย การจะดำเนินการจัดเตรียม/พัฒนา สารสนเทศ ทั้งหมดคงใช้ทรัพยากรมากมาย ดังนั้น คณะทำงานจะจัดทำผลการศึกษาความ เหมาะสม/ความเป็นไปได้ต่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เพื่อนำเสนอข้อมูลว่า
          - วัตถุประสงค์ใด ที่ยอมรับได้กับเงื่อนไข งบประมาณ เวลา บุคลากร ที่มีในองค์กร
          - วัตถุประสงค์ใด เพียงพอ/จำเป็นต่อการตอบสนองความต้องการสูงสุด
          - วัตถุประสงค์ใดเป็นไปได้ในการจัดเตรียม/พัฒนา ด้วยเทคโนโลยีที่บริษัทมีหรือสามารถจัดหาได้
          - วัตถุประสงค์ใด บุคลากรในองค์กรสามารถพัฒนาได้ (บุคลากรมีศักยภาพพอที่จะจัดทำ/จัดบริการ)

     ผลกระทบของระบบ EIS ต่อองค์กร

     การจัดเตรียมระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง ก่อให้เกิดผลกระทบต่อองค์กรในหลายด้านด้วยกัน

          1. ด้านเป้าหมายนโยบายขององค์กร
นโยบาย/แผนงานขององค์กร เดิมจะมีลักษณะเป็นสถิตย์ กล่าวคือ ผู้บริหารจะสรุป/ประเมินสถานการณ์ จากข่าวสารที่ได้รับเป็นระยะๆ เช่นรายเดือน รายปี แต่ในกรณี EIS การส่งข่าวสารสามารถกระทำได้ทุกนาที ดังนี้ เป้าหมายขององค์กรจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว (Dynamic)

          2. ด้านบุคลากร
              ผู้บริหารจะต้อมีความรู้ขั้นต้นในการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ และเนื่องจากการควบคุมติดตามประเมินผล ในงานบางเรื่องสามารถกำหนดเป็นเกณฑ์มาตรฐาน มีเงื่อนไข การตัดสินใจที่ชัดเจน ดังนั้นผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง อาจมีความสำคัญลดน้อยลง เพราะใช้ระบบการกลั่นกรอง แบบอัตโนมัติ และระบบผู้เชี่ยวชาญ ช่วยวิเคราะห์ ตัดสินใจได้ในบางส่วน
          3. ด้านเทคโนโลยี
              การพัฒนาการของเทคโนโลยีในด้านการสื่อสารฐานข้อมูล และสื่อประสมทำให้ วิธีการปฏิบัติงานใน องค์กรเปลี่ยนแปลงไป จากระบบเอกสาร-แฟ้ม เป็นระบบ แฟ้มดิจิตอล เชื่อมโยงภายใน  วีดีโอ และเสียง ความเข้าใจ/การแก้ปัญหา กระทำได้ตรงประเด็น มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ข้อดีและข้อจำกัดของ EIS

             ในทางปฏิบัติไมมีระบบสารสนเทศใดที่มีความทันสมัยและสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ EIS เราจะกล่าวถึงข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ดังต่อไปนี้

 นอกจากข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพต้องได้รับการตรวจสอบ ประเมินผล และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะ EIS เนื่องจากความต้องการสารสนเทศของผู้บริหารมีความละเอียดอ่อน ยืดหยุ่น ตรงตามความต้องการ และทันเวลา โดยเฉพาะ EIS จะเป็นระบบที่ต้องการในองค์การต่างๆ มากขึ้นในอนาคต แม้ว่าในปัจจุบันการพัฒนาระบบจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากก็ตาม แต่ถ้าได้รับการวางแผนและดำเนินงานอย่างรัดกุม EIS ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งจะสร้างประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมแก่องค์การได้เป็นอย่างมาก มิเช่นนั้นการใช้ EIS อาจจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมและการสูญเสียหรือการเสียเปล่าในการลงทุนขององค์การ
สรุป

             การดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนและทั้งความรุนแรงในการแข่งขัน ทำให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างถูกต้อง รวดเร็ว จึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่า สารสนเทศ คือ อำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากรบางกลุ่มในองค์การจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะ เช่น ผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ชัดเจน ง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่มีความแตกต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การ โดยเฉพาะลักษณะของงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การและมีระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหา เมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การ ปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้น หรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์ โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลทุกประเภท โดยเฉพาะ EIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหารระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศ ซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจ ความเชื่อมั่นและการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต

DSS  

  มาจากคำภาษาอังกฤษว่า      Disability   Support   Services

คือ  งานบริการสนับสนุนทางการศึกษาที่ช่วยให้นักศึกษาที่มีความต้องการพิเศษ สามารถเข้าถึงระบบการเรียน การสอนของสถาบัน การศึกษาได้อย่าง เท่าเทียมกับนักศึกษาทั่วไป โดยอุปสรรคซึ่งจำกัดโอกาส ของนักศึกษาพิการและจัดหาบริการสนับสนุนเพื่อ ช่วยให้นักศึกษาพิการ สามารถบรรลุเป้าหมาย ทางการศึกษาได้ โดยจัดบริการตามความต้องการจำเป็นของนักศึกษาเป็นรายบุคคล

 DSS คือ
        ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS) เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการ

ตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน นอกจากนั้น DSS ยังเป็นการประสานการทำงานระหว่างบุคลากรกับเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์ โดยเป็นการกระทำโต้ตอบกัน เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นถึงสิ้นสุดขั้นตอนหรืออาจกล่าวได้ว่า DSS เป็นระบบที่โต้ตอบกันโดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อหาคำตอบที่ง่าย สะดวก รวดเร็วจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน
  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

                การพัฒนาของเทคโนโลยีสารสนเทศและการขยายตัวขององค์การธุรกิจช่วงทศวรรษ 1970 ทำให้หลายหน่วยงานในสหรัฐอเมริกา ได้เริ่มพัฒนาระบบสารสนเทศที่มีขนาดและเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูลและแบบจำลองในการตัดสินใจต่างๆ ตลอดจนพัฒนาให้ระบบสามารถสื่อสารตอบโต้อย่างฉับพลันกับผู้ใช้ เพื่อช่วยในการตัดสินใจในปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง โดยที่แนวความคิดนี้ได้เป็นรากฐานของการพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems) หรือที่นิยมเรียกว่า DSS ในปัจจุบัน

  มีนักวิชาการหลายท่านได้อธิบายความหมาย   DSS อาทิเช่น

                Gerrity (1971) ได้ให้ความหมายไว้ว่า DSS คือ การผสมผสานอย่างเหมาะสมระหว่างความมีเหตุผลของมนุษย์กับเทคโนโลยีสารสนเทศและชุดคำสั่งที่นำมาใช้โต้ตอบ เพื่อแก้ปัญหาที่มีความซับซ้อน ความหมายนี้จะอธิบายภาพรวมเชิงปรัชญา ซึ่งครอบคลุมลักษณะพื้นฐานของ DSS แต่ยังไม่สามารถให้คำอธิบายลักษณะของปัญหาที่จะต้องแก้ไขโดยอาศัย DSS เข้าช่วย หรือให้ภาพที่ชัดเจนของ DSS

                Kroenke และ Hatch (1994) ได้นำความหมายเดิมมาปรับปรุงและเสนอว่า DSS คือ ระบบโต้ตอบฉับพลันที่สนับสนุนโดยคอมพิวเตอร์ซึ่งนำมาช่วยอำนวยความสะดวกในการตัดสินปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง  ในความหมายนี้ได้มีนักวิชาการหลายท่านวิจารณ์ว่า DSS สมควรที่จะช่วยผู้บริหารในการตัดสินปัญหาทั้งแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ไม่เพียงเฉพาะปัญหาแบบใดแบบหนึ่งเท่านั้น

                Laudon และ Laudon (1994) อธิบายว่า DSS คือ ระบบคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ในระดับบริหารของแต่ละองค์การ โดยระบบจะประกอบด้วยข้อมูลและแบบจำลองในการตัดสินใจที่ซับซ้อน เพื่อนำมาสนับสนุนการตัดสินปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง

                ดังนั้นสรุปความหมายของ DSS ได้ว่า คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้โดยที่ระบบนี้จะรวบรวมข้อมูล และแบบจำลองในการตัดสินใจที่สำคัญ เพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง  

                DSS จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของผู้บริหารโดย

                1. ประมวลและเสนอข้อมูลการตัดสินใจแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ทำความเข้าใจและเป็นแนวทางในการตัดสินใจ

                2. ประเมินทางเลือกที่เหมาะสม ภายใต้ข้อจำกัดของแต่ละสถานการณ์ ซึ่งจะช่วยผู้บริหารในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบทางเลือกให้สอดคล้องกับปัญหาหรือสถานการณ์ที่สุด

                 ปกติ DSS จะช่วยผู้บริหารทดสอบทางเลือกในการตัดสินใจ โดยตั้งคำถาม “ถ้า.....แล้ว....(What….if….)” อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เทคโนโลยีของ DSS ยังช่วยให้ผู้บริหารมีทางเลือกที่จะตอบสนองต่อปัญหาอย่างหลากหลาย มิต้องถูกจำกัดโดยทางเลือกที่เป็นไปได้เพียงไม่กี่ลักษณะเนื่องจากข้อจำกัดของระยะเวลา หรือเทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูล ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจแทนผู้บริหาร แต่จะประมวลผลและนำเสนอข้อมูลที่สำคัญต่อการตัดสินใจ ขณะที่ผู้บริหารจะต้องกระทำการตัดสินใจโดยใช้สติปัญญา เหตุผล ประสบการณ์และความคิดสร้างสรรค์ของตนเองเป็นหลัก

 คุณสมบัติของ DSS

                 พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน ทำให้ DSS สามารถช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจแก้ปัญหา โดยนำข้อมูลที่จำเป็น แบบจำลองในการตัดสินใจที่สำคัญ และชุดคำสั่งที่ง่ายต่อการใช้งานรวมเข้าเป็นระบบเดียว เพื่อสะดวกต่อในการใช้งานของผู้ใช้ โดยที่ DSS ที่เหมาะสมควรมีคุณลักษณะ ดังนี้

                1. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน เนื่องจากผู้ใช้อาจมีทักษะทางสารสนเทศที่จำกัด ตลอดจนความเร่งด่วนในการใช้งานและความต้องการของปัญหา ทำให้ DSS ต้องมีความสะดวกต่อผู้ใช้

                2. สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยที่ DSS ที่ดีต้องสามารถสื่อสารกับผู้ใช้อย่างฉับพลัน โดยตอบสนองความต้องการและโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ทันเวลา โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบัน ที่ต้องการความรวดเร็วในการแก้ปัญหา

                3. มีข้อมูล และแบบจำลองสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจที่เหมาะสมและสอดคล้องกับลักษณะของปัญหา

                4. สนับสนุนการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง ซึ่งแตกต่างจากระบบสารสนเทศสำหรับปฏิบัติ งานที่จัดการข้อมูลสำหรับงานประจำวันเท่านั้น

                5.  มีความยืดหยุ่นที่จะสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้ใช้ เนื่องจากลักษณะของปัญหาที่มีความไม่แน่นอน และเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์ นอกจากนี้ผู้จัดการจะเผชิญหน้ากับปัญหา ที่มีความไม่แน่นอนและเปลี่ยนแปลงทางสถานการณ์ นอกจากนี้ผู้จัดการจะเผชิญกับปัญหาในหลายลักษณะจึงต้องการระบบสารสนเทศที่ช่วยจัดรูปข้อมูลที่ไม่ซับซ้อนและง่ายต่อการตัดสินใจ

                คุณสมบัติของ DSS สร้างความเป็นเอกลักษณ์ในการทำงานของระบบ ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจ ปัจจุบัน ดังจะเห็นได้จากหลายองค์การสนับสนุนให้มีการพัฒนาหรือซื้อระบบสารสนเทศที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารมีประสิทธิภาพขึ้น

คุณสมบัติของระบบ DSS คือ
     - ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
     - ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
     - ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
      - ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
     - ระบบ DSS ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
     - ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
     - ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
     - ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
     - ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
     - ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ

ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)

        ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น