การสื่อสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพสามารถเป็นกาวประสานพนักงานทุกคนในธุรกิจของคุณให้เชื่อมต่อถึงกัน นับตั้งแต่พนักงานจากสำนักงานใหญ่ไปจนถึงหน้างานและผู้ที่ทำงานจากทางไกล นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการสำคัญที่ช่วยเผยแพร่พันธกิจ ค่านิยม และวัฒนธรรมภายในธุรกิจของคุณและออกสู่ภายนอกอีกด้วย แต่ก่อนที่คุณจะมีความเชี่ยวชาญในด้านนี้ได้นั้น คุณจะต้องเข้าใจสิ่งที่เรียกว่าการสื่อสารภายในองค์กรเสียก่อน
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบไฮบริดไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
การสื่อสารทุกอย่างที่องค์กรของคุณเริ่มและเผยแพร่ซึ่งเกี่ยวข้องกับธุรกิจ เป้าหมาย ค่านิยม และนโยบายนั้นล้วนเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารองค์กร สิ่งแรกที่ควรทราบคือ การสื่อสารองค์กรไม่ได้มีเพียงข้อความที่คุณส่งออกไปเท่านั้น เช่น เมื่อคุณเผยแพร่นโยบายความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร หรือแสดงออกให้ผู้คนทราบถึงจุดยืนขององค์กร แต่ยังเกี่ยวข้องกับวิธีการที่คุณโต้ตอบกับการสื่อสารที่ได้รับอีกด้วย อีกทั้งยังครอบคลุมไปถึงภาพลักษณ์ขององค์กรและน้ำเสียงขององค์กร ซึ่งเป็นแนวทางขององค์กรของคุณ
สำหรับองค์กรระดับโลกที่มีสำนักงานอยู่ในพื้นที่ต่างๆ หลายแห่ง ไปจนถึงบริษัทที่มีพนักงานทำงานจากที่บ้านเพียงอย่างเดียวหรือทำงานจากที่บ้านเป็นหลัก การสื่อสารองค์กรก็เป็นวิธีหนึ่งที่หลอมรวมผู้คนเข้าด้วยกัน กลุ่มเป้าหมายสำหรับการสื่อสารองค์กรอาจได้แก่
- พนักงานปัจจุบัน
- พนักงานในอนาคต
- ลูกค้า
- ซัพพลายเออร์
- สื่อ
- นักลงทุน
- กรรมการและผู้ถือหุ้น
เราสามารถแบ่งการสื่อสารองค์กรออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ 2 ประเภท ได้แก่ ภายในและภายนอก เดิมทีแล้ว การสื่อสารภายนอกองค์กรเป็นหน้าที่ของฝ่ายประชาสัมพันธ์ ในขณะที่การสื่อสารภายในเป็นหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่สิ่งต่างๆ ได้เปลี่ยนไปแล้ว การสื่อสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีส่วนเกี่ยวข้องและนำเสนอธุรกิจในทุกแง่มุมมากขึ้นเรื่อยๆ
แม้ว่าบริษัทของคุณจะไม่ได้ให้ความสำคัญกับการสื่อสารองค์กรมากนัก แต่องค์กรทุกแห่งต่างกำลังสื่อข้อความของตนเองทั้งภายในและภายนอกอย่างต่อเนื่อง การสื่อสารองค์กรจึงเป็นหนทางในการทำให้การสื่อสารเหล่านี้เป็นแบบแผนและดำเนินการอย่างมีกลยุทธ์ แม้องค์กรจะมีความสำคัญและมีคุณค่า แต่การรายงานล่าสุดได้ชี้ให้เห็นว่า >60% ขององค์กรไม่มีกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กร
เหตุใดการสื่อสารองค์กรจึงมีความสำคัญ
องค์กรสื่อสารอยู่ตลอดเวลา ทั้งการเผยแพร่พันธกิจของธุรกิจ หรือพูดถึงค่านิยมของบริษัท และองค์กรต่างก็สื่อสารออกมาทั้งทางตรงและทางอ้อมในรูปแบบต่างๆ นับตั้งแต่รายงานประจำปีและข่าวประชาสัมพันธ์ ไปจนถึงสไตล์การนำเสนอของตัวแทนองค์กรในการประชุมภายนอกและการสัมมนาออนไลน์
สิ่งนี้มีความหมายแฝงอยู่ การสื่อสารองค์กรประเภทเหล่านี้สามารถสร้างผลกระทบและมีอิทธิพลต่อองค์ประกอบสำคัญ เช่น ชื่อเสียงของแบรนด์คุณ ซึ่งหากการสื่อสารดำเนินไปได้ด้วยดี ก็จะสามารถช่วยเพิ่มการรับรู้แบรนด์ ความรักในแบรนด์ และความภักดีของลูกค้าได้ แต่หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณก็อาจพบกับปัญหาได้ การสื่อสารองค์กรยังครอบคลุมไปถึงภาษาและแนวทางในการให้บริการลูกค้าอีกด้วย ดังนั้น ฝ่ายที่ทำหน้าที่ดูแลช่องทางการสื่อสารผ่านโทรศัพท์ บริการทางอีเมล และการให้บริการลูกค้าผ่านโซเชียลมีเดีย จึงต้องมีส่วนในการพัฒนาและดำเนินการตามกลยุทธ์การสื่อสารองค์กรของคุณ
อย่างไรก็ตาม องค์กรที่ดำเนินไปได้อย่างราบรื่นไม่ได้ใช้การสื่อสารเชิงรุกเฉพาะในสถานการณ์ฉุกเฉินเท่านั้น แต่ยังใช้แนวทางนี้ตลอดทั้งปี ดังนั้น หากองค์กรเหล่านั้นประสบกับภาวะวิกฤต บุคคลภายนอกจะไม่เห็นว่าองค์กรรับมือกับปัญหาเพียงครั้งเดียว แต่กลับเป็นส่วนหนึ่งของกรอบการทำงานที่สอดคล้องกัน
การสื่อสารภายในเป็นเพียงองค์ประกอบหนึ่งของประเด็นที่กว้างขวางอย่างการสื่อสารองค์กร แต่เดิมแล้ว การสื่อสารภายในประกอบด้วยข้อมูลอย่าง การอัพเดตข่าวสารของบริษัท การฝึกอบรม จดหมายข่าวภายใน อินทราเน็ต และอื่นๆ ซึ่งต่อมา การสื่อสารภายในสมัยใหม่ก็เริ่มมีช่องทางและรูปแบบอื่นๆ เพิ่มเติมเข้ามา เช่น การแชทสด ช่องทางโซเชียลแบบบูรณาการ การสัมมนาออนไลน์ และการสตรีมวิดีโอ
แล้วทำไมจึงต้องมีการสื่อสารภายในด้วยล่ะ นั่นก็เพราะพนักงานต้องการให้บริษัทพูดคุยกับตน ยกตัวอย่างเช่น พนักงาน 74% รู้สึกว่าตนกำลังพลาดข่าวสารเกี่ยวกับบริษัท1 อย่างไรก็ตาม การสื่อสารภายในควรเป็นการสื่อสารแบบสองทาง โดยไม่เพียงแต่ทำหน้าที่เชื่อมต่อผู้คนเข้าด้วยกันเท่านั้น แต่ยังต้องเปิดโอกาสให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นด้วย หากคุณใช้การสื่อสารภายในได้อย่างเหมาะสม คุณจะได้พบกับผลลัพธ์ต่อไปนี้
การสื่อสารองค์กรสามารถเชื่อมต่อพนักงานทุกคนเข้าด้วยกัน นับตั้งแต่สำนักงานใหญ่ไปถึงหน้างาน
2. เชื่อมต่อกับบุคลากรหน้างานที่ไม่มีโต๊ะประจำ
แม้ว่าการสื่อสารกับพนักงานทุกคนจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่การสื่อสารกับบุคลากรหน้างานนั้นยิ่งเป็นเรื่องที่สำคัญไปอีก และเราพบว่ามีสัญญาณที่ดีที่บ่งบอกว่า องค์กรต่างๆ กำลังปรับปรุงการสื่อสารภายในกับบุคลากรหน้างานเพื่อรับมือกับวิกฤตโควิด-19 ผลสำรวจจากรายงาน "ไร้โต๊ะทำงานแต่ไม่ไร้ความสำคัญ 2020" ฉบับใหม่ของเราชี้ให้เห็นว่า เปอร์เซ็นต์ของผู้จัดการหน้างานที่เชื่อว่ามีช่องโหว่ในการสื่อสารอยู่จริงมีจำนวนลดลงจาก 60% เป็น 25% นับตั้งแต่รายงานฉบับก่อนหน้าของเรา แต่เมื่อมองภาพรวมแล้ว พนักงานหน้างานและพนักงานที่สำนักงานใหญ่ยังคงห่างเหินซึ่งกันและกันอยู่
ความห่างเหินนั้นเกิดขึ้นได้จากหลายวิธี อย่างแรกคือ ผู้คนใช้เครื่องมือคนละประเภทในการสื่อสารระหว่างกัน ผู้จัดการในสำนักงานใหญ่ 90% ใช้อีเมลในการติดต่อสื่อสารในช่วงล็อกดาวน์ แต่มีผู้จัดการหน้างานเพียง 1 ใน 4 เท่านั้นที่ใช้อีเมล ส่วนผู้จัดการหน้างานมากกว่าครึ่งกลับเลือกใช้แอพการส่งข้อความบนอุปกรณ์ส่วนตัวแทน ซึ่งนั่นอาจเป็นปัญหา ทีมไอทีจะควบคุมเทคโนโลยีได้น้อยลง และฝ่ายการสื่อสารองค์กรสามารถดูแลข้อความได้เพียงเล็กน้อยหรือไม่สามารถทำได้เลย
การสื่อสารภายในช่วยให้ผู้คนรู้สึกเชื่อมโยงกับองค์กรของคุณ และเชื่อมโยงไปสู่เป้าหมายและค่านิยมทางธุรกิจ การสื่อสารภายในที่ดีสามารถช่วยให้การมีส่วนร่วมของพนักงานและความภักดีที่มีต่อบริษัทเพิ่มขึ้น และเมื่อเป็นเช่นนั้น โอกาสที่จะเกิดความขัดแย้งกันก็ลดลง ส่งผลให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ ด้วยจำนวนพนักงานที่ทำงานจากทางไกลที่เพิ่มขึ้น การสื่อสารภายในจึงมีความสำคัญต่อการสร้างความไว้วางใจยิ่งขึ้นกว่าที่เคย
ทีมและองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงสามารถใช้การสื่อสารภายในเพื่อสร้าง ถ่ายทอด และดำรงไว้ซึ่งวัฒนธรรมของบริษัท นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในยุคการทำงานแบบไฮบริด ซึ่งเป็นยุคที่วัฒนธรรมไม่ใช่สิ่งที่ผู้คนสามารถสัมผัสได้เมื่ออยู่ในสถานที่ทำงานจริง วัฒนธรรมเป็นสิ่งที่ทีมจำเป็นต้องสร้างขึ้นและรักษาให้ได้อย่างแท้จริง
ในช่วงที่มีการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นการย้ายสำนักงาน การปรับโครงสร้างบริษัท หรือเหตุฉุกเฉินอย่างโควิด-19 พนักงานมักจะตั้งคำถามขึ้นมามากมาย และอาจมีความกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ดังนั้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและโปร่งใสจึงสามารถให้คำตอบได้ก่อนที่คำถามจะเกิดขึ้น อธิบายสถานการณ์ให้กระจ่าง และสร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน
หากเป็นไปได้ องค์กรควรตั้งเป้าหมายสื่อสารข้อความภายในองค์กรก่อนที่จะเผยแพร่สารไปยังที่อื่น วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถประเมินเสียงตอบรับ และปรับเปลี่ยนข้อความของคุณได้เมื่อจำเป็น
วิธีพัฒนาการสื่อสารองค์กร
หลักการที่อยู่เบื้องหลังการสื่อสารองค์กรที่ดี ได้แก่
- รักษาการสื่อสารให้เป็นแบบสองทางเสมอ
- ทำให้ผู้นำมีความโปร่งใสและเข้าถึงได้
- แน่ใจว่าเสียงของทุกคนในองค์กรได้รับการรับฟัง รวมถึงพนักงานนอกสถานที่
- มุ่งมั่นล้มเลิกลำดับชั้นในการทำงาน
- แบ่งปันข้อมูลได้อย่างอิสระและรวดเร็ว
- สนับสนุนการพูดคุยที่เปิดกว้าง
- ทำเป็นตัวอย่าง
- เปิดใจรับความเสี่ยงและความผิดพลาด
3 วิธีที่จะช่วยพัฒนาการสื่อสารในบริษัทของคุณโดยเฉพาะ มีดังนี้
การสื่อสารทุกรูปแบบของคุณทั้งภายในและภายนอกต้องมีวัฒนธรรมบริษัทเป็นแก่นกลาง แต่หากคุณมีคอนเทนต์ครีเอเตอร์ในทีมหลายคน ซึ่งมักจะอยู่ในสถานที่ โซนเวลา และใช้ภาษาที่ต่างกัน การทำให้ทุกคนเป็นไปในทางทิศเดียวกันอาจทำได้ยาก การมีแนวทางสำหรับการสื่อสาร รูปแบบหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด และตัวอย่างแบรนด์ที่แท้จริงสามารถช่วยคุณได้
ทลายวิธีการทำงานแบบตัวใครตัวมัน
การทำงานแบบตัวใครตัวมันในธุรกิจอาจเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสาร การสร้างและเผยแพร่เรื่องราวขององค์กรไม่ใช่เรื่องง่าย หากทีมข่าวแยกออกจากทีมกฎระเบียบ (ซึ่งแยกออกจากทีมทรัพยากรบุคคลอีกที) การทำความเข้าใจโครงสร้างทางองค์กรและการมุ่งมั่นทำงานร่วมกันข้ามทีมเป็นประจำคือสิ่งสำคัญ ด้วยเหตุนี้ เครื่องมือและแพลตฟอร์มที่เหมาะสมจึงมีประโยชน์อย่างยิ่ง
ค้นหาโซลูชั่นที่ช่วยให้ผู้คนสื่อสารข้ามทีมหรือแผนกได้อย่างอิสระ เพื่อให้ทีมสามารถทำงานด้านเอกสารการสื่อสารร่วมกันได้อย่างเรียลไทม์
ปัดฝุ่นทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคล
ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานในด้านการสื่อสารองค์กร หากคุณพบว่าประเด็นนี้มีช่องโหว่ คุณอาจต้องพิจารณาจัดการฝึกอบรมสำหรับรายบุคคลหรือทั้งทีมขึ้น
การมีนโยบายสำหรับการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกสามารถช่วยองค์กรกำหนดมาตรฐานและความคาดหวังได้ ทีมที่มีตัวแทนจากบุคลากรทุกระดับและทุกฝ่ายในธุรกิจควรจัดทำนโยบายและระเบียบการ และเมื่อคุณเผยแพร่นโยบายและระเบียบการเหล่านี้ในอินทราเน็ตหรือคลังความรู้ของคุณแล้ว คุณควรจัดสรรเวลาเพื่อคอยตรวจสอบและอัพเดตนโยบายเหล่านั้นอยู่เสมอ
นโยบายการสื่อสารภายนอกมีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดว่าใครเป็นผู้ได้รับอนุญาตให้สื่อสารกับสาธารณะ ทั้งในยามปกติและยามวิกฤต นอกจากนี้ นโยบายควรแสดงให้พนักงานเหล่านี้ทราบถึงวิธีการสื่อสาร เมื่อมีนโยบาย ความเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหายต่อชื่อเสียงของแบรนด์อันเกิดจากการสื่อสารที่ไม่เป็นไปตามข้อตกลงที่กำหนดไว้และขัดต่อภาพลักษณ์จึงลดลง
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับกลยุทธ์ด้านการสื่อสารองค์กร
กลยุทธ์ด้านการสื่อสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพที่สุด ได้แก่
- การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน
- การกำหนดเกณฑ์ชี้วัดสำหรับวัดผล
- การใช้ผลลัพธ์เพื่อปรับปรุงและพัฒนา
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ทีมการสื่อสารองค์กรของคุณต้องมีส่วนในการตัดสินใจ และไม่ควรอยู่แยกจากผู้นำองค์กรมากเกินไป เช่น ข้อความที่ส่งจากซีอีโอ ทีมประชาสัมพันธ์ และทีมทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องมีความสอดคล้องกัน นอกจากนี้ ความสามารถในการจัดการกับข้อความที่มาจากพนักงานและลูกค้าให้สอดคล้องกันก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน
หากต้องการรักษาการสื่อสารองค์กรให้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอ คุณควรดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำ การตรวจสอบการสื่อสารองค์กรทั้งหมดเป็นประจำสามารถช่วยให้พบความไม่สอดคล้องกันหรือความคาบเกี่ยว และสังเกตเห็นความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้
แนวทางปฏิบัตินี้สามารถลดอุปสรรคที่เกิดจากการทำงานแบบตัวใครตัวมัน และยังช่วยคุณตัดสินใจว่า ช่องทางใดเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายของคุณมากที่สุดและกำจัดช่องทางที่ใช้ไม่ได้ผลอีกออกไป โดยอิงตามระดับการมีส่วนร่วม เช่น คุณอาจตัดสินใจยกเลิกการใช้งานจดหมายข่าวในบริษัทและใช้แอพแทน
การสื่อสารองค์กรมีผลต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานโดยตรง และเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อถึงกันและกัน ถึงวัฒนธรรมบริษัท และถึงหัวหน้าองค์กร การมีส่วนร่วมของพนักงานที่เพิ่มขึ้นทำให้องค์กรของคุณสามารถมองเห็นการเพิ่มขึ้นของผลิตภาพและความสำเร็จ ช่วยให้ผู้คนมั่นใจว่าตนจะเชื่อมต่อและมีส่วนร่วมอยู่เสมอไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหนและในรูปแบบใดก็ตาม
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสื่อสารองค์กรและบุคลากรหน้างาน ดาวน์โหลดรายงาน "ไร้โต๊ะทำงานแต่ไม่ไร้ความสำคัญ 2020" เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลในภาพรวมจากรายงานการวิจัยในเชิงลึกเกี่ยวกับบุคลากรหน้างานกว่า 9,000 คนจาก 8 ประเทศทั่วโลก
เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว