การสรรหาบุคลากรเข้ามาทำงานเริ่มต้นจากการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ซึ่งหมายถึง การวิเคราะห์บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบ รวมถึงคุณสมบัติที่จำเป็นของตำแหน่งงาน เช่น ทักษะที่จำเป็น ความรู้ ความสามารถ บุคลิกภาพ ฯลฯ หัวหน้างานจึงจะต้องมีความรู้และความเข้าใจลักษณะงานในตำแหน่งนั้น ๆ เป็นอย่างดีเพื่อจะสามารถกำหนดคุณสมบัติของบุคลากรที่ต้องการได้
ประโยชน์ที่ได้จากการวิเคราะห์งาน ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์สามารถนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของ ‘คำบรรยายลักษณะงาน’ (Job Description) หรือที่เรียกกันติดปากว่า JD
คำบรรยายลักษณะงานจะอธิบายถึงขอบเขตและความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน รวมถึงคุณสมบัติของคนที่ทำงานในตำแหน่งหน้าที่ที่กำหนด
ขั้นตอนของการวิเคราะห์งานมีดังนี้
(1) เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์คำบรรยายลักษณะงาน จากองค์ประกอบต่าง ๆ ในคำบรรยายลักษณะงานซึ่งประกอบด้วย
- ข้อมูลทั่วไป (General information) ได้แก่ ชื่อตำแหน่งงาน (Job title) แผนก ฝ่าย ผู้บังคับบัญชา ระดับตำแหน่ง เป็นต้น
- วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job purpose)
- สรุปหน้าที่ของงานคร่าว ๆ (Job summary)
- ความรับผิดชอบหลัก (Key responsibilities)
- คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job specification) ได้แก่ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ทำงาน ความสามารถประจำตำแหน่ง (Job competencies) คุณสมบัติอื่น ๆ เป็นต้น
(2) นำข้อมูลที่ได้มากำหนดเป็นคุณสมบัติที่ต้องการในรูป Dimension matrix 3 คอลัมน์ ดังนี้
- หมวดหมู่ของคุณสมบัติที่เกี่ยวข้อง (Dimensions) เช่น วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ คุณลักษณะส่วนบุคคล และคุณสมบัติอื่น ๆ ฯลฯ
- หลักเกณฑ์ขั้นต่ำที่ต้องมีสำหรับตำแหน่งงาน (Musts)
- หลักเกณฑ์ที่ต้องการสำหรับตำแหน่งงาน (Needs)
Musts สามารถใช้เป็นเกณฑ์คัดกรองผู้สมัคร (screening criteria) เพื่อตัดผู้สมัครที่มีคุณสมบัติไม่ครบออกไป และใช้ Needs เป็นเกณฑ์พิจารณาในการคัดสรรบุคลากรที่เหมาะสมเข้ามาร่วมงาน
การบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่วนช่วยสนับสนุนความสำเร็จขององค์กรและเพื่อการพัฒนาบุคลากรตามเป้าหมาย ดังนั้นความชัดเจนในคุณสมบัติของผู้ทำหน้าที่ ความรับผิดชอบในงานจึงเป็นเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาและฝ่ายบุคคลต้องให้ความสำคัญ คุณสมบัติดังกล่าวจึงเป็นแนวทางให้ฝ่ายบุคคลในการสรรหาบุคคลเพื่อเข้าทำงานใหม่ หรือเพื่อพัฒนาว่าทำงานในตำแหน่งใดและด้านใดที่กำหนดคุณสมบูรณ์ดังกล่าวไว้
“สมรรถนะบุคคล”เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลเพราะรวมถึงความสามารถของบุคคลในแต่ละคนแต่ละตำแหน่งว่าต้องมีความสามารถเรื่องใด ซึ่งเป็นการกำหนดคุณลักษณะที่ชัดเจนมากกว่า”คุณสมบัติ”
ซึ่งสมรรถนะบุคคลตามตำแหน่งจึงเป็นเครื่องมือการบริหาร การจัดการบุคคลที่ร่วมสนับสนุนให้การบริหารทรัพยากรบุคคลมีความชัดเจนของผู้ดำรงตำแหน่งในแต่ละตำแหน่งคือเป็นกรอบสำคัญของ JD ขณะเดียวกันสมรรถนะตามตำแหน่งจะเป็นแนวทางในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางด้านฝึกอบรมและเพื่อการพัฒนาบุคลากรให้มีความสามารถในการทำงานได้ดีและเป็นตัวชี้วัดความสามารถในการเติบโตในการทำงานในตำแหน่งอื่น หรือตำแหน่งสูงขึ้นในอนาคต
สมรรถนะ (Competency) คืออะไร
สมรรถนะ (Competency) หมายถึง ความรู้ (Knowlege) ทักษะ (Skills) และคุณลักษณะ (Attributes) ที่จําเป็นในการปฏิบัติงานใดงานหนึ่ง (Job Roles) เพื่อการพัฒนาบุคลากรให้ประสบความสําเร็จและมีความโดดเด่นกว่าคนอื่น ๆ ในเชิงพฤติกรรม เช่น มากกว่าเพื่อนร่วมงานในสถานการณ๋ที่หลากหลายกว่าและได้ผลงานดีกว่าคนอื่น เป็นต้น
องค์ประกอบสำคัญของ Competency
ความรู้ (Knowledge) หมายถึง ความสามารถในการอธิบาย ถ่ายทอดความรู้ที่มีอยู่ให้เพื่อนร่วมงาน หรือผู้ใต้บังคับบัญชา และสามารถนำความรู้เหล่านั้นมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานได้จนเป็นผลสำเร็จ
ทักษะ (Skills) หมายถึง ความชำนาญ หรือความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานจนสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ด้วยความมุ่งมั่นจากจิตใจและร่างกาย
คุณลักษณะ (Attitudes) ได้แก่แนวคิดส่วนตน (Self-concept) แรงผลักดันภายใน (Motive) อุปนิสัย (Traits) หรือภาพลักษณ์ส่วนตน (Self-image) ซึ่งสังเกตได้จากพฤติกรรมที่แสดงออกมา โดยคุณลักษณะเป็นส่วนที่มีความท้าทายสำหรับการพัฒนาคน เนื่องจากคุณลักษณะเป็นสภาวะทางความคิด ความรู้สึก ที่ผ่านการปลูกฝังมาตามช่วงวัยและขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของแต่ละบุคคล
Job Specification คืออะไร
คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job Specification) เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา ประสบการณ์ ทักษะ ความรู้ ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่ง จัดเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับ HR มืออาชีพ ที่จะใช้ในการสื่อให้ผู้สนใจในตำแหน่งนั้น ๆ ทราบและตัดสินใจว่าเขาเหมาะกับตำแหน่งนั้น ๆ หรือไม่ ดังนั้น HR (ฝ่ายบุคคล) ควรจะเขียนอธิบายคุณสมบัติที่ต้องการให้ชัดเจน
องค์ประกอบในการทำ Job Specification
องค์ประกอบในการทำ Job Specification มีองค์ประกอบดังนี้
1. วุฒิการศึกษาที่เหมาะกับแต่ละตำแหน่ง
2. ความรู้เฉพาะตำแหน่ง
3. ทักษะ
4. ความสามารถ
5. คุณลักษณะอื่น ๆ เช่น บุคลิกภาพส่วนตัว
6. เอกสารแสดงเกี่ยวกับอาชีพ เช่น ประกาศนียบัตร
7. ประสบการณ์
8. เงื่อนไขการทำงาน (Working Condition) หากงานต้องทำภายใต้เงื่อนไขพิเศษกว่าปกติ เช่น ต้องอยู่นอกเวลาทำงานปกติ ทำงานวันหยุด งานเป็นกะ ทำงานนอกสถานที่ ทำงานกับลูกค้าพิเศษ เป็นต้น จะต้องกำหนดไว้ภายใต้หัวข้อนี้ด้วย
9. ความต้องการทางกายภาพ (Physical Requirements) เช่น งานที่ต้องยืนทำเป็นเวลานาน งานที่ต้องยกของหนัก ทำงานซ้ำ ๆ พร้อมมีเวลาพักเล็กน้อย เป็นต้น
การเขียน Job Description (JD) คืออะไร
การเขียน Job Description (JD) หรือ คำบรรยายลักษณะงาน นี้เปรียบเสมือนหางเสือเรือที่จะนำพาเรือไปถูกทิศไม่หลงทาง หากองค์กรใดใส่ใจ การเขียน Job Description เป็นอย่างดี ปัญหาต่างๆ ในระบบการทำงานก็มักจะไม่เกิดขึ้น เพราะ การเขียน Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง
ข้อกําหนดคุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงานหมายถึงอะไร
คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job Specification) เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา ประสบการณ์ ทักษะ ความรู้ ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่ง จัดเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับ HR มืออาชีพ ที่จะใช้ในการสื่อให้ผู้สนใจในตำแหน่ง นั้น ๆ ทราบและตัดสินใจว่าเขาเหมาะกับตำแหน่งนั้น ๆ หรือไม่ ดังนั้น HR ควรจะเขียนอธิบาย ...เอกสารพรรณนาลักษณะงาน (Job Description) คืออะไร
เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับงานประกอบด้วย ข้อเท็จจริงที่เห็นได้ชัด (Objectives facts) ที่อธิบายให้ทราบว่า งานนั้นคืออะไร มีหน้าที่งานเฉพาะอย่างไรและความรับผิดชอบอะไรบ้าง การสรุปโดยย่อว่าการปฏิบัติงานนั้นจะท าให้ส าเร็จจะต้องท า อย่างไร ซึ่งอาจชี้ให้เห็นกิจกรรมของงานต่าง ๆ ด้วยการทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) มีลักษณะอย่างไร คำตอบของคุณ
Job Description ควรเขียนอย่างชัดเจน สั้น กระชับ เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ถูกต้อง และครบถ้วน ควรอัพเดท Job Description อย่างสม่ำเสมอ ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง ตามลักษณะการทำงานจริง รวมถึงสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันให้มากที่สุดด้วยการจัดทำ Job Description มีวัตถุประสงค์อะไร
1. เพื่อกาหนดหน้าที่งาน ความรับผิดชอบ ขอบเขตงานของต าแหน่งงาน และคุณสมบัติ ที่จาเป็นสาหรับผู้ดารงตาแหน่งงานนั้น ให้สอดคล้องกับมาตรฐานคุณภาพ 2. ทาให้พนักงานทราบขอบเขตของงานที่ชัดเจน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์เบื้องต้นในการประเมิน ผลงานเพื่อเพิ่มผลผลิต (Productivity) ของพนักงานและการพัฒนาพนักงาน 3. ใช้เป็นเกณฑ์เบื้องต้นในการ ...