ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กมักจะจัดซื้อสินค้าและวัตถุดิบโดยเจ้าของกิจการหรือกรรมการผู้จัดการมากกว่าการให้พนักงานมีอำนาจในการจัดซื้อ แต่สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่แล้วจะมีฝ่ายจัดซื้อโดยเฉพาะเนื่องจากฝ่ายจัดซื้อจะมีหน้าที่วางแผนการจัดซื้อและมีการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพดีทำให้ได้ต้นทุนที่ต่ำ และได้รับวัตถุดิบที่มีคุณภาพและส่งถึงสถานที่เก็บตรงตามเวลาที่กำหนด ดังนั้นเจ้าของกิจการขนาดเล็กและขนาดกลางควรให้ความสำคัญในเรื่องการจัดซื้อและวางแผนการจัดซื้อเท่ากับการบริหารจัดการการผลิตด้วยเพราะการจัดซื้อถือเป็นกิจกรรมหนึ่งของโลจิสติก (Logistic)ซึ่งมีบางมหาวิทยาลัยมีสาขาวิชานี้โดยเฉพาะ การจัดซื้อเป็นกระบวนการที่กิจการตกลงทำการซื้อขายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการที่ต้องการเพื่อบรรลุเป้าหมายของธุรกิจโดยมีราคาซื้อที่หมาะสม ได้สินค้าที่มีคุณภาพ มีปริมาณที่ถูกต้องและตรงตามเวลาที่ต้องการโดยมีต้นทุนการจัดซื้อที่ต่ำและมีผู้ขายที่เชื่อถือได้ ปัจจุบันการจัดซื้อได้พัฒนาด้วยการใช้เทคโนโลยีควบคุมปริมาณการสั่งซื้อ บางกิจการใหญ่ๆได้มีการจัดซื้อแบบลีน (Lean purchasing) ซึ่งเป็นการจัดซื้อที่ลดขั้นตอนซ้ำซ้อนและกำจัดความความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหาจัดซื้อทั้งภายในและระหว่างองค์กร การจัดซื้อแบบลีนจะช่วยในการลดปริมาณของสินค้าคงคลัง ลดจำนวนของเสียและสามารถผลิตสินค้าได้ตามความต้องการของลูกค้าด้วยต้นทุนที่ต่ำ
จุดประสงค์ของการวางแผนการจัดซื้อมีดังนี้
เพื่อให้มีวัตถุดิบและวัสดุอื่นๆเพียงพอในการผลิต
เพื่อจัดซื้อวัตถุดิบที่มีคุณภาพได้มาตรฐานเดียวกัน
เพื่อป้องกันความเสียหายในระหว่างขนส่ง
เพื่อหลีกเลี่ยงการสั่งซื้อที่ซ้ำซ้อน
เพื่อให้มีต้นทุนการจัดซื้อที่ต่ำและได้ราคาวัตถุดิบที่เหมาะสม
ผู้ประกอบการและพนักงานที่รับผิดชอบการจัดซื้อควรทราบถึงหลักการจัดซื้อที่ดีซึ่งประกอบไปด้วยหลักความถูกต้อง 6 ประการ (6 Rights)
1. Right Quality คือจัดซื้อได้ถูกต้องตามคุณภาพที่ต้องการ หน่วยงานหรือฝ่ายต่างๆในองค์กรมีความต้องการใช้สินค้าหรือวัสดุจำเป็นต้องกำหนดคุณสมบัติมาให้และฝ่ายจัดซื้อก็ควรมีส่วนร่วมในการกำหนดคุณสมบัติ(Specifications) ของสินค้าที่สั่งซื้อด้วยทำให้สินค้าที่ได้รับจะมีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการ
2. Right Quantity คือจัดซื้อได้ถูกต้องตามจำนวนที่ผู้ใช้ต้องการ ปริมาณการสั่งซื้อต้องตรงกับความต้องการไม่ควรขาดไปหรือเกินไปเพื่อต้นทุนการผลิตที่ต่ำ หากต้องสั่งซื้อวัตถุดิบจากต่างประเทศก็จำเป็นต้องวางแผนการจัดซื้อให้มากขึ้นโดยการคาดการณ์หรือประมาณการเรื่องของฤดูกาล ระยะเวลาขนส่งสินค้าและสถานที่จัดเก็บด้วย
3. Right time คือ การส่งสินค้าถูกต้องตรงตามกำหนดเวลา การจัดซื้อที่ดีต้องกำหนดช่วงเวลาส่งสินค้าให้กับผู้ขายได้และเป็นช่วงเวลาที่ทันต่อการผลิต
4. Right price คือ ผู้สั่งซื้อสามารถซื้อสินค้าและวัตถุดิบได้ในราคาเหมาะสมยุติธรรม การซื้อในราคาแพงกว่าคู่แข่งขันมีผลทำให้ต้นทุนสินค้าสูงและแข่งขันยาก ผู้จัดซื้อจึงต้องเทียบราคากับผู้ขายหลายๆแหล่งเพื่อให้ทราบถึงราคาซื้อที่เหมาะสม
5. Right source คือแหล่งขายที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ ฝ่ายจัดซื้อต้องตรวจสอบประวัติผู้ขายก่อนการสั่งซื้อ ซึ่งจะใช้การสอบถามจากผู้ขายรายอื่นหรือจากนักจัดซื้อด้วยกัน นอกจากการสอบถามจากคนรู้จักแล้วฝ่ายจัดซื้ออาจตรวจสอบประวัติการเงินจากงบการเงินของผู้ขายได้ที่เว๊ปไซค์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าของกระทรวงพาณิชย์
6. Right place คือ การจัดส่งไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง ฝ่ายจัดซื้อต้องระบุสถานที่จัดส่งสินค้าให้ชัดเจนเพื่อผู้ขายจะได้ส่งไปยังโกดังหรือโรงงานที่ผลิตได้อย่างถูกต้อง
ผู้ประกอบการรายเล็กที่เป็นเจ้าของธุรกิจคนเดียวควรให้ความสำคัญกับการจัดซื้อให้มากเพื่อได้รับสินค้าที่มีคุณภาพดี, มีจำนวนที่ถูกต้อง, ได้ราคาที่ต่ำและส่งทันตามเวลาที่ต้องการ หากเจ้าของกิจการไม่มีเวลาที่จะวางแผนการจัดซื้อก็ควรมอบหมายให้พนักงานธุรการหาข้อมูลแหล่งขายหลายๆแหล่งเพื่อทราบถึงราคาที่เหมาะสมและตรวจสอบประวัติของผู้ขายเหล่านั้นเพื่อวางแผนการสั่งซื้อได้ การสั่งซื้อที่ดีมีประสิทธิภาพจะทำให้กิจการมีผลกำไรสูงขึ้นหากไม่มีการวางแผนจัดซื้อเลยอาจมีผลในการเกิดปัญหาขาดวัตถุดิบมาผลิตและเมื่อต้องเร่งให้ผู้ขายส่งวัตถุดิบมาให้ทันเวลาก็จะทำให้ต้นทุนวัตถุดิบสูงขึ้นและบางครั้งยังได้วัตถุดิบที่มีคุณภาพไม่ตรงตามที่ตกลงกันไว้ด้วย
Sourcing หรือการจัดหา คือ การคัดเลือกซัพพลายเออร์เพื่อซื้อสินค้าและบริการได้อย่างมีคุณภาพ ราคาสมเหตุสมผล สามารถจัดส่งสินค้าและบริการได้ตรงตามเวลาที่กำหนดไว้ หากบริษัทซื้อสินค้าและบริการจากซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพไม่เหมาะสมผลที่ตามต่อมาก็คือ ความเสี่ยงในการจัดส่งสินค้าที่ด้อยคุณภาพ ล่าช้า ส่งผลให้ลูกค้าไม่พอใจและขาดความเชื่อมั่น
การจัดหา (Sourcing) มีความสัมพันธ์อย่างไรกับการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement?)
การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) คือ การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าและบริการ โดยการซื้อ จ้าง เช่า แลกเปลี่ยน ในขณะที่การจัดหา (Sourcing) คือ การคัดเลือกซัพพลายเออร์เพื่อซื้อสินค้าและบริการได้อย่างมีคุณภาพ เพราะฉะนั้นการจัดหานับเป็นกิจกรรมหนึ่งที่ส่งเสริมการจัดซื้อจัดจ้างให้บรรลุตามวัตถุประสงค์
7 ขั้นตอนการจัดหา (Sourcing) ตามหลักสากล
ก่อนที่จะถึงขั้นตอนการจัดหา คุณควรทราบก่อนว่า สินค้าที่คุณจะซื้อเป็นสินค้าประเภทไหนและมีความสำคัญมากน้อยกับบริษัทมากเพียงใด (เช่น บริษัทผลิตรถยนต์ แน่นอนว่าจะให้ความสำคัญกับเครื่องยนต์มากกว่าล้อรถยนต์) เข้าใจสภาพตลาดของสินค้า รวมไปถึงการวิเคราะห์ supply risk อีกด้วย ถึงทำให้การจัดหาเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ 7 ขั้นตอนการจัดหานี้เป็นไปตามหลักสากลที่ International Trade Centre (ITC) WTO United Nations กำหนดไว้ มาดูกันดีกว่าว่าประกอบไปด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง?
กำหนดหลักเกณฑ์ในการประเมินซัพพลายเออร์:
คุณควรกำหนดในการประเมินซัพพลายเออร์ให้ชัดเจนว่า คุณจะประเมินพวกเขาในด้านไหนบ้าง เช่น เรื่องคุณภาพ เรื่องต้นทุน เรื่องศักยภาพหลายๆด้าน เช่น การผลิต การส่งมอบ และสุขภาพทางการเงิน เป็นต้น เรื่องการซัพพอร์ตหลังจากซื้อของแล้ว แน่นอนว่า หากสินค้ายิ่งสำคัญกับบริษัทมากขนาดไหน (เช่น มูลค่าสูง บริษัทมีความเสี่ยงสูงหากขาดของประเภทนี้) หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกซัพพลายเออร์จะต้องยิ่งเข้มข้นมากขึ้นเท่านั้น
สรรหาและสกรีนซัพพลายเออร์:
เมื่อได้หลักเกณฑ์ในการประเมินซัพพลายเออร์แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการสรรหาซัพพลายเออร์ คุณควรหาอย่างต่ำ 3 ซัพพลายเออร์เพื่อนำมาเปรียบเทียบกัน ยิ่งคุณหาได้เยอะ คุณก็จะมีตัวเลือกที่เป็นไปได้เยอะขึ้น จากนั้นคุณก็นำรายการซัพพลายเออร์ที่หาได้มาสกรีนก่อนเบื้องต้นว่ามีซัพพลายเออร์เจ้าไหนบ้างที่เข้าข่ายตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ซัพพลายเออร์ที่ผ่านการสกรีนควรจะผ่านในทุกหลักเกณฑ์ที่ตั้งไว้
หาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประเมินซัพพลายเออร์:
ตอนนี้เราจะได้ซัพพลายเออร์ที่เรามีความสนใจอยู่ในมือแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับซัพพลายเออร์กลุ่มนี้ เช่น คุณสามารถดูหลักฐานการเงินย้อนหลังของซัพพลายเออร์ได้ว่ามีผลประกอบการเป็นอย่างไร มีความมั่นคงทางการเงินมากน้อยเพียงไหน เป็นต้น จากนั้นก็เริ่มขั้นตอนของการประเมินซัพพลายเออร์ การสั่งซื้อสินค้าและบริการแต่ละครั้งคุณจะต้องกำหนดค่าน้ำหนัก (Weighted) ให้กับเกณฑ์การประเมินที่เกี่ยวข้องและประเมิน (Rate) ศักยภาพตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนนี้คือ การได้ shortlisted ซัพพลายเออร์
ทำการวิเคราะห์ SWOT ของ shortlisted ซัพพลายเออร์:
ในขั้นตอนนี้ หลายคนอาจคิดว่าไม่สำคัญและมองข้ามไป แต่ในความเป็นจริงแล้ว ในระดับสากลจะมีการทำ SWOT analysis ของ shortlisted ซัพพลายเออร์เพื่อวิเคราะห์สถานการณ์ของซัพพลายเออร์และกระบวนการทำงาน ผ่านการวิเคราะห์ปัจจัย 4 ด้าน ได้แก่ Strength (จุดแข็ง), Weakness (จุดอ่อน), Opportunities (โอกาส) และ Threats (ความเสี่ยง)ซึ่งการวิเคราะห์ SWOT ของซัพพลายเออร์นี้จะทำให้คุณรู้ว่า บริษัทของคุณมีความสำคัญกับบริษัทของเขามาน้อยขนาดไหน
บันทึกผลการประเมิน:
จากนั้น คุณควรจะบันทึกผลประเมินซัพพลายเออร์ไว้ในระบบของคุณเพื่อที่จะเอาไว้อ้างอิงในการประเมินซัพพลายเออร์ในรอบถัดไปได้ว่าคุณควรจะหาซัพพลายเออร์รายใหม่ หรือ พัฒนากับรายเดิม หากใช้รายเดิม ซัพพลายเออร์ควรได้คะแนนการประเมินผลที่ดีขึ้นกว่าเดิม
แจ้งผลการประเมินกับซัพพลายเออร์:
เมื่อผลประเมินออกมาเป็นมติเอกฉันท์แล้วว่า คุณเลือกซัพพลายเออร์รายไหน ขั้นตอนต่อไปคือการแจ้งผลประเมินกับซัพพลายเออร์ทั้งรายที่ผ่านและรายที่ไม่ผ่านว่าเพราะเหตุผลอะไร ในส่วนของรายที่ผ่าน คุณจะต้องมีการเจรจาต่อรองถึงเรื่องราคา คุณภาพสินค้า การจัดส่ง และปัจจัยต่างๆอีกมากมาย เพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ตามประเภทของสินค้านั้นๆ
พัฒนาซัพพลายเออร์:
ขั้นตอนสุดท้ายคือการพัฒนาซัพพลายเออร์เพื่อให้ซัพพลายเออร์สามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพได้ตรงตามที่ต้องการ การพัฒนาซัพพลายเออร์อาจเริ่มจากการพัฒนาศักยภาพซัพพลายเออร์ เช่น การพัฒนาสินค้าไปด้วยกัน การให้ผู้เชี่ยวชาญเป็นที่ปรึกษา เป็นต้น นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างแรงจูงใจให้กับซัพพลายเออร์ได้อีกด้วย เช่น การเป็นบริษัทคู่ค้าที่จ่ายเงินตรงต่อเวลา มีคุณธรรม มีความเป็นมืออาชีพ เป็นต้น
จะเห็นได้ว่าในการคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่มีคุณภาพนั้น ต้องผ่านขั้นตอนการวิเคราะห์ในหลากหลายมิติ เพื่อให้มั่นใจว่า ซัพพลายเออร์ของคุณจะสามารถส่งสินค้าได้อย่างมีคุณภาพและภายในเวลาที่คุณกำหนด หากคุณต้องพึ่งพาซัพพลายเออร์ต่อไป คุณควรจะต้องหา”เพื่อนคู่หู” ที่ร่วมมือทำธุรกิจไปกับคุณ
หากคุณอยากเข้าใจวิธีการทำ Sourcing อย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การวิเคราะห์ประเภทและความสำคัญของสินค้า การวิเคราะห์ Supply market การวิเคราะห์ Supply risk การกำหนดหลักเกณฑ์การประเมินซัพพลายเออร์แต่ละประเภทว่าเป็นอย่างไร รวมไปถึงการเจรจาต่อรองอย่างไรให้ประสบความสำเร็จด้วย คุณสามารถลงเรียนคอร์สประกาศนียบัตรวิชาชีพการจัดการซัพพลายเชน ระดับสากล ด้าน Sourcing กับเราได้เลย ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ เพียงคลิก //supplychainguru.co.th/international-professional-certificate-sourcing/