แนะนำกี่ยวกับ Access
Microsoft Access เป็นโปรแกรมในการจัดการระบบฐานข้อมูล (Database Management System) ที่สามารถจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ
เข้ามาและยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์ม (Form) และสร้างรายงาน (Report) ได้อีกด้วย โดยสามารถใช้พัฒนาระบบงานง่ายๆ จนถึงซับซ้อน ได้ และยังสามารถใช้งานพร้อมกันหลายๆ คน ได้ โดยมีส่วนประกอบที่สำคัญของ Microsoft Access ดังนี้
Objects ใน Microsoft Access
- ตาราง (Table) คือ ตารางจัดเก็บข้อมูล โดยจำเป็นต้องออกแบบ เพื่อรองรับกับการทำงาน
- คิวรี่ (Query) คือ แบบสอบถาม เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล
- ฟอร์ม (Form) คือ แบบฟอร์ม เพื่อใช้เป็นหน้าจอในการ กรอกข้อมูล หรือ แสดงผลข้อมูล
- รายงาน (Report) คือ รายงาน ที่เป็นผลลัพธ์ เพื่อใช้แสดงผล และพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์
- มาโคร (Macro) คือ ชุดคำสั่งอัตโนมัติที่ใช้สั่งงานให้ทำงานตามที่ต้องการ
- โมดูล (Module) คือ ชุดคำสั่งขั้นสูงที่จะให้นักพัฒนาระบบสามารถปรับแต่ง สั่งงาน ให้ทำงานตามที่ต้องการได้
ประโยชน์ของ Microsoft Access
Microsoft Access ถูกนำไปใช้งานในระบบฐานข้อมูลได้ในหลากหลายธุรกิจ รองรับการทำงานพร้อมๆ กัน (Concurrent Usage) รองรับการพัฒนาปรับแต่ง และนำไปใช้กับระบบอื่นๆ ได้ สามารถ Import/Export Data ไปยังระบบต่างๆ เช่น Excel, SQL Server, Text File เป็นต้น
ลักษณะงานเหมาะกับ Microsoft Access
- งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management)
- งานระบบ เช่า / ยืม-คืน สินค้า (Rental System)
- งานติดตามใบสั่งซื้อ (Order Tracking)
- งานระบบ ซื้อ/ขาย สินค้า (Order and Purchase System)
- งานติดตามงานในองค์กร (Task Tracking)
- งานบันทึกสินค้าคงคลัง และจัดการสินทรัพย์ (Inventory and Asset Tracking)
ข้อจำกัดของ Microsoft Access
เนื่องจากว่า Microsoft Access เป็นระบบฐานข้อมูลในรูปแบบที่เป็นไฟล์ ซึ่งจะมีนามสกุล .accdb หรือ .mdb (ในเวอร์ชั่น 2003)
- การใช้งานหลายคนจำเป็นจะต้องแชร์ข้อมูล (Sharing) ซึ่งจะต้องกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงให้เหมาะสม
- รองรับขนาดไฟล์สูงสุด คือ 2 GB.
- หากไฟล์เสีย อาจจะทำให้ทุกเครื่องใช้งานไม่ได้ ดังนั้นจำเป็นต้อง Backup และดูแลรักษาให้ถูกวิธี
หน่วยงานที่ได้นำเอา Microsoft Access / Office 365 มาประยุกต์ใช้
หลายๆ หน่วยงานมีการนำเอา Microsoft Office / Microsoft 365 มาประยุกต์ใช้งานในองค์กรอย่างเป็นระบบ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และ Productivity ได้เป็นอย่างดี
//products.office.com/en-us/business/office-365-customer-stories-office-testimonials
คลิกที่รูปเพื่อแสดงภาพขนาดใหญ่
Microsoft Access คือ อะไร
Microsoft Access สามารถสร้างโปรแกรมประยุกต์ เพื่อใช้จัดเก็บและจัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ โดย Microsoft Accessสามารถสร้าง Form เพื่อเป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้ เพื่อสะดวกกับการป้อนเข้าข้อมูลไปยัง Table และสามารถสร้างปุ่มบน Form เพื่อสั่งให้เปิด Form หรือ Report ทีต้องการได้ และยังสามารถทำการเขียนโปรแกรมเพื่อสั่งการควบคุมได้ด้วย Macro หรือ VBA ได้อีกด้วย
Ref : //support.office.com/en-us/access
หากถามว่า Microsoft Access คืออะไร
คำตอบคือ Microsoft Access เป็นโปรแกรมสำหรับจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) ที่มีเครื่องมือในการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ได้
ทั้งนี้ขนาดของไฟล์ Microsoft Access จะมีขนาดไม่เกิน 2 GB ซึ่งพื้นที่การจัดเก็บในไฟล์นั้น รวมทุก Object ที่อยู่ใน Microsoft Access ซึ่งได้แก่ Table , Query , Form , Report ,Macro และ Module
Object Table ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูล
แต่ทั้งนี้ต้องมีการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อดูว่าข้อมูลจะต้องจัดเก็บในตารางใดบ้าง
รวมถึงสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ซึ่งมีเป้าหมายหลัก ๆ เพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้มากที่สุด
Object Query มีหน้าที่สืบค้นข้อมูล
เช่น จากรูปตัวอย่าง
ต้องการรายชื่อผู้ติดต่อที่อยู่เมือง Chicago และอายุอย่างน้อย 40 ปี
จึงมีการ Criteria ดังรูป นั่นหมายถึงว่า เราจำเป็นต้องรู้จักการใช้ฟังก์ชันเพื่อทำให้เราสามารถสืบค้นข้อมูลได้ตามต้องการ
Ref : //support.office.com/en-us/access
Object Form มีหน้าที่เป็น User Interface หรือเป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้
เพื่อจะใช้ดึงข้อมูลจาก Table หรือ Query มาแสดง รวมถึงสามารถ ป้อน หรือ แก้ไขข้อมูลได้ด้วย
ทั้งนี้เราใช้ฟอร์มเพื่อเข้าถึงข้อมูลได้ แต่ข้อมูลที่กล่าวถึงนั้น จะถูกจัดเก็บไว้ที่ Table
Ref : //support.office.com/en-us/access
Object Report มีหน้าที่แสดงข้อมูลเท่านั้น
ทั้งนี้เนื่องจาก ที่ Query และ ที่ Table ไม่สามารถจัดรูปแบบได้ตามต้องการได้
Ref : //support.office.com/en-us/access
Object Macro เป็นชุดคำสั่งที่มี Action
เป็นชุดคำสั่ง Action ที่ ทำหน้าที่ช่วยทำให้
Form มีความอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างจากรูปภาพ สั่งให้เปิด Form Customers Form แล้วสั่งให้ไปที่ New Record
Ref : //support.office.com/en-us/access
Object Module มีหน้าที่สำหรับใช้เขียน Code
ด้วยโครงสร้างภาษา Visual Basic (VBA) เพื่อใช้พัฒนาฟอร์มให้มีความอัตโนมัติยิ่งขึ้น
ซึ่งจาก Object ต่าง ๆ ที่แสดงมานั้น หากต้องการทำความเข้าใจ และ ทดลองสร้าง เพิ่มเติม ทาง 9Expert มีหลักสูตรต่าง ๆ ดังนี้
- Microsoft Access Intermediate จะเน้นที่ Table , Query และ การสร้าง Form และ Report ด้วยวิธีอัตโนมัติ รวมให้เห็นภาพรวมการทำงานร่วมกันของทั้ง 4 Object นี้
- Advanced and Macro Microsoft Access เน้น Object Macro และ รู้จักหน้าที่ และการกำหนดค่าคุณสมบัติ ของ Form , Report และ Control ต่างๆ มากยิ่งขึ้น
- VBA Microsoft Access เน้น Object Module ซึ่งสอนเขียน Code VBA Microsoft Access ตั้งแต่เริ่มต้น