Job Specification มีอะไรบ้าง

#การเขียนjobdescription #job #description #ฝ่ายบุคคล #competency #jobdescription #specification #หลักสูตรcompetency #เพื่อการพัฒนาบุคลากร #อบรมhr #ฝึกอบรม #hr #คอร์สเรียนhr #หลักสูตรอบรม #hrมือใหม่ #การพัฒนาบุคคล #อบรมสัมมนา #สถานบันฝึกอบรม #หลักสูตรอบรมผู้บริหาร #อบรมอินเฮาส์ #InhouseTraining #PublicTraining #อบรมออนไลน์ฟรี #อบรมฟรี #HR #Training

competency & specification

และ job description ตามตำแหน่ง

การบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่วนช่วยสนับสนุนความสำเร็จขององค์กรและเพื่อการพัฒนาบุคลากรตามเป้าหมาย ดังนั้นความชัดเจนในคุณสมบัติของผู้ทำหน้าที่ ความรับผิดชอบในงานจึงเป็นเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาและฝ่ายบุคคลต้องให้ความสำคัญ คุณสมบัติดังกล่าวจึงเป็นแนวทางให้ฝ่ายบุคคลในการสรรหาบุคคลเพื่อเข้าทำงานใหม่ หรือเพื่อพัฒนาว่าทำงานในตำแหน่งใดและด้านใดที่กำหนดคุณสมบูรณ์ดังกล่าวไว้

“สมรรถนะบุคคล”เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลเพราะรวมถึงความสามารถของบุคคลในแต่ละคนแต่ละตำแหน่งว่าต้องมีความสามารถเรื่องใด ซึ่งเป็นการกำหนดคุณลักษณะที่ชัดเจนมากกว่า”คุณสมบัติ”

ซึ่งสมรรถนะบุคคลตามตำแหน่งจึงเป็นเครื่องมือการบริหาร การจัดการบุคคลที่ร่วมสนับสนุนให้การบริหารทรัพยากรบุคคลมีความชัดเจนของผู้ดำรงตำแหน่งในแต่ละตำแหน่งคือเป็นกรอบสำคัญของ JD ขณะเดียวกันสมรรถนะตามตำแหน่งจะเป็นแนวทางในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางด้านฝึกอบรมและเพื่อการพัฒนาบุคลากรให้มีความสามารถในการทำงานได้ดีและเป็นตัวชี้วัดความสามารถในการเติบโตในการทำงานในตำแหน่งอื่น หรือตำแหน่งสูงขึ้นในอนาคต

สมรรถนะ (Competency) คืออะไร

สมรรถนะ (Competency) หมายถึง ความรู้ (Knowlege) ทักษะ (Skills) และคุณลักษณะ (Attributes) ที่จําเป็นในการปฏิบัติงานใดงานหนึ่ง (Job Roles) เพื่อการพัฒนาบุคลากรให้ประสบความสําเร็จและมีความโดดเด่นกว่าคนอื่น ๆ ในเชิงพฤติกรรม เช่น มากกว่าเพื่อนร่วมงานในสถานการณ๋ที่หลากหลายกว่าและได้ผลงานดีกว่าคนอื่น เป็นต้น

องค์ประกอบสำคัญของ Competency

ความรู้ (Knowledge) หมายถึง ความสามารถในการอธิบาย ถ่ายทอดความรู้ที่มีอยู่ให้เพื่อนร่วมงาน หรือผู้ใต้บังคับบัญชา และสามารถนำความรู้เหล่านั้นมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานได้จนเป็นผลสำเร็จ

ทักษะ (Skills) หมายถึง ความชำนาญ หรือความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานจนสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ด้วยความมุ่งมั่นจากจิตใจและร่างกาย

คุณลักษณะ (Attitudes) ได้แก่แนวคิดส่วนตน (Self-concept) แรงผลักดันภายใน (Motive) อุปนิสัย (Traits) หรือภาพลักษณ์ส่วนตน (Self-image) ซึ่งสังเกตได้จากพฤติกรรมที่แสดงออกมา โดยคุณลักษณะเป็นส่วนที่มีความท้าทายสำหรับการพัฒนาคน เนื่องจากคุณลักษณะเป็นสภาวะทางความคิด ความรู้สึก ที่ผ่านการปลูกฝังมาตามช่วงวัยและขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของแต่ละบุคคล

Job Specification คืออะไร

คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job Specification) เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา ประสบการณ์ ทักษะ ความรู้ ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่ง จัดเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับ HR มืออาชีพ ที่จะใช้ในการสื่อให้ผู้สนใจในตำแหน่งนั้น ๆ ทราบและตัดสินใจว่าเขาเหมาะกับตำแหน่งนั้น ๆ หรือไม่ ดังนั้น HR (ฝ่ายบุคคล) ควรจะเขียนอธิบายคุณสมบัติที่ต้องการให้ชัดเจน

องค์ประกอบในการทำ Job Specification

องค์ประกอบในการทำ Job Specification มีองค์ประกอบดังนี้

1. วุฒิการศึกษาที่เหมาะกับแต่ละตำแหน่ง

2. ความรู้เฉพาะตำแหน่ง

3. ทักษะ

4. ความสามารถ

5. คุณลักษณะอื่น ๆ เช่น บุคลิกภาพส่วนตัว

6. เอกสารแสดงเกี่ยวกับอาชีพ เช่น ประกาศนียบัตร

7. ประสบการณ์

8. เงื่อนไขการทำงาน (Working Condition) หากงานต้องทำภายใต้เงื่อนไขพิเศษกว่าปกติ เช่น ต้องอยู่นอกเวลาทำงานปกติ ทำงานวันหยุด งานเป็นกะ ทำงานนอกสถานที่ ทำงานกับลูกค้าพิเศษ เป็นต้น จะต้องกำหนดไว้ภายใต้หัวข้อนี้ด้วย

9. ความต้องการทางกายภาพ (Physical Requirements) เช่น งานที่ต้องยืนทำเป็นเวลานาน งานที่ต้องยกของหนัก ทำงานซ้ำ ๆ พร้อมมีเวลาพักเล็กน้อย เป็นต้น

การเขียน Job Description (JD) คืออะไร

การเขียน Job Description (JD) หรือ คำบรรยายลักษณะงาน นี้เปรียบเสมือนหางเสือเรือที่จะนำพาเรือไปถูกทิศไม่หลงทาง หากองค์กรใดใส่ใจ การเขียน Job Description เป็นอย่างดี ปัญหาต่างๆ ในระบบการทำงานก็มักจะไม่เกิดขึ้น เพราะ การเขียน Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง เห็นความลื่นไหลของระบบงาน และที่สำคัญทำให้ทุกส่วนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เปรียบได้กับเครื่องจักรที่ฟันเฟืองแต่ละตัวต่างก็มีหน้าที่ของตัวเอง แน่นอนว่าถ้าฟันเฟืองใดเกิดปัญหาขึ้น เครื่องจักรย่อมสะดุดได้เช่นกัน

การเขียนวัตถุประสงค์ของ Job Description

Job Description (JD) มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1. วัตถุประสงค์ของการเขียน Job Description คือ กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น

2. วัตถุประสงค์ของการเขียน Job Description คือเป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ

3. วัตถุประสงค์ของการเขียน Job Description คือเป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง

4. วัตถุประสงค์ของการเขียน Job Description คือทำให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน

ประโยชน์ของ การเขียน Job Description (JD)

1. ใช้สร้างมาตรฐานในการ สรรหา คัดสรร ว่าจ้าง คนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม

2. ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน

3. ใช้ประเมินโครงสร้างในการทำงาน เช็คความลื่นไหลของระบบการทำงาน

4. ช่วยให้บริษัทอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน

5. ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นในการทำงานได้อย่างชัดเจน

6. สร้างความยุติธรรมในการจ้างงานให้กับทั้งพนักงานและบริษัทเอง

สรุป

สมรรถนะ (Competency) หมายถึง ความรู้ (Knowlege) ทักษะ (Skills) และคุณลักษณะ (Attributes) ที่จําเป็นในการปฏิบัติงานใดงานหนึ่ง “สมรรถนะบุคคล”เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลและการพัฒนาบุคคลเพราะรวมถึงความสามารถของบุคคลในแต่ละคนแต่ละตำแหน่งว่าต้องมีความสามารถเรื่องใด

Job Specification เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา ประสบการณ์ ทักษะ ความรู้ ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่ง จัดเป็นเอกสารที่สำคัญ

การเขียน Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง

ที่มา : //bit.ly/3CID7cq , //bit.ly/3MJynYF , //bit.ly/3I9NI15

Facebook : สถาบันฝึกอบรมด้านทรัพยากรมนุษย์ - Hrodthai.com By Toppro

อบรม HR : //www.hrodthai.com/