ทักษะการสื่อสารเป็นคุณสมบัติสำคัญที่ผู้นำทุกคนจำเป็นต้องมี ไม่ว่าจะเป็นผู้นำองค์กร โปรเจค หรือหัวหน้าชมรมหมากรุก เพื่อให้คนในทีมเข้าใจเป้าหมายและสามารถเดินหน้าไปในทิศทางเดียวกัน ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
ความเป็นผู้นำนั้นเป็นเรื่องของการสื่อสารล้วนๆ ผู้นำคนนั้นจะแตกต่างจากผู้นำคนอื่นหรือไม่ หนึ่งในนั้นก็คือการดูว่าเขาคนนั้นมีทักษะการสื่อสารอย่างไร
ทักษะการสื่อสารมีความสำคัญต่อการเป็นผู้นำอย่างไร
ผู้นำที่มีทักษะในการสื่อสารที่ดีนั้นแน่นอนว่าเขาคือผู้นำที่ทุกคนต้องการ องค์กรใดที่ผู้นำมีทักษะในการสื่อสารที่ดีนั้นคุณสามารถรับรู้ได้ หากมีสิ่งเหล่านี้
- คนในทีมรับรู้ถึงความคาดหวังและความต้องการอย่างชัดเจน: การที่ผู้นำมีความสามารถในการสื่อสารในเรื่องความคาดหวังและความต้องการให้ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ หากทำได้ ก็จะทำให้สมาชิกในทีมเข้าใจว่าสิ่งที่พวกเขาต้องทำและจำเป็นจริงๆ คืออะไร
- คนในทีมจะไม่เกิดความสงสัย: เมื่อคนในทีมไม่ชัดเจนว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ แน่นอนว่าการเกิดความสับสนเป็นเรื่องปกติ ผู้นำที่มีทักษะการสื่อสารที่ดีจะทำให้แน่ใจได้ว่า ทุกคนในทีมรู้บทบาทและความรับผิดชอบของตัวเอง
- สถานการณ์จะอยู่ในความสงบ ไม่มีเรื่องน่าตื่นเต้น: ไม่มีใครชอบเรื่องเซอร์ไพรส์ในที่ทำงาน (ยกเว้นว่าจะเป็นเรื่องโบนัส ขึ้นเงินเดือน หรือเลื่อนตำแหน่ง) เมื่อผู้นำมีทักษะในการสื่อสารที่ดี พวกเขาต้องแน่ใจว่าคนในทีมรับทราบกำหนดส่งงาน หรือสิ่งที่จะต้องเจอ ต้องทำในอนาคต นอกจากนี้ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนในทีมเข้าใจประเด็นสำคัญที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้ดี
8 ทักษะการสื่อสารที่ผู้นำควรมี
1. ความสามารถในการปรับสไตล์การสื่อสาร (Ability to Adapt Your Communication Style)
ตามรายงานของ Economist Intelligence Unit การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจนำไปสู่ปัญหาอื่นๆ ตามมา อย่างการที่คนในทีมไม่สามารถลำดับความสำคัญได้ ซึ่งนี่จะเป็นการเพิ่มความตึงเครียดในอนาคต
ผู้นำควรรู้ว่าตนเองสื่อสารอยู่กับใคร เนื่องจากแรงจูงใจของพนักงานแต่ละคนนั้นแตกต่างกัน ดังนั้นผู้นำต้องทำการรู้และปรับการสื่อสารของตนเอง ซึ่งนี่จะเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างอิทธิพล และสามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้
2. การฟังอย่างตั้งใจ (Active Listening)
ผู้นำที่ดีจะรู้ว่าเมื่อไรที่พวกเขาควรพูด และที่สำคัญกว่านั้นคือเมื่อไรที่พวกเขาควรฟัง ซึ่งนี่จะเป็นการแสดงให้เห็นว่าผู้นำคนนั้นมีความใส่ใจในความคิดเห็นแนวคิดและข้อเสนอของพนักงาน อีกทั้งเมื่อผู้นำผลักดันให้พนักงานมีส่วนร่วมในการสนทนา การแสดงความคิดเห็น ไปจนถึงการตั้งคำถามเชิญชวนให้พวกเขาอธิบายรายละเอียด
3. ความโปร่งใส (Transparency)
การที่ผู้นำสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับเป้าหมาย โอกาส และความท้าทายของบริษัทให้คนในทีมเข้าใจ เขาสามารถสร้างความไว้วางใจระหว่างทีมงานและสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกว่ามีอำนาจ ในการแบ่งปันความคิดและทำงานร่วมกันได้ การที่คนในทีมได้รับทราบข้อผิดพลาด จะเป็นการกระตุ้นให้เกิดการทดลองอะไรใหม่ๆ และสร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับการแก้ปัญหา โดยไม่กลัวผิดพลาด
4. ความชัดเจน (Clarity)
ผู้นำควรสื่อสารอย่างเฉพาะเจาะจง และตรงไปตรงมา กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการของโครงการให้ชัดเจน หรือการมีความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ รวมไปถึงส่งที่คุณคาดหวังเมื่อสิ้นสุดโปรเจคนั้น หากไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ผู้นำอาจจะลองทำให้สิ่งที่คุณสื่อสารเข้าใจง่ายขึ้น หรืออาจจะถามว่าต้องการความชัดเจนมากขึ้นหรือไม่ หรือคุณจะสามารถแสดงความช่วยเหลือเพิ่มเติมได้อย่างไร
ยิ่งคุณชัดเจนมากเท่าไหร่ความสับสนก็จะยิ่งน้อยลง พนักงานจะรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ และรู้สึกมีส่วนร่วมในกระบวนการการทำงานมากขึ้น
5. ความสามารถในการถามคำถามแบบเปิด (Ability to Ask Open-Ended Questions)
หากผู้นำต้องการเข้าใจแรงจูงใจ ความคิด เป้าหมายของพนักงาน ลองฝึกการถามคำถามแบบเปิด ตัวอย่างเช่น
“ช่วยเล่าเรื่องนั้นให้ฟังเพิ่มเติมได้ไหม”
“ช่วยอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังสื่อให้ฉันฟังเพิ่มเติมได้ไหม”
การถามคำถามข้างต้น จะทำให้ได้รับคำตอบที่ละเอียดและครอบคลุมมากขึ้น อีกทั้งจะช่วยทำให้ชัดเจนมากขึ้นว่าคนในทีมต้องการให้คุณช่วยส่งเสริมพวกเขาได้อย่างไร
6. การมีความเห็นอกเห็นใจ (Empathy)
การที่ผู้นำมีความเห็นอกเห็นใจ หรือเอาใจใส่พนักงานนั้นได้รับการจัดอันดับให้เป็นทักษะสำคัญอันดับต้นๆ ที่ผู้นำควรมี ยิ่งผู้นำสามารถรับรู้และเข้าใจความรู้สึกและประสบการณ์ของพนักงานได้ดีเท่าไหร่ พนักงานก็จะรู้สึกว่าพวกเขามีคุณค่าต่อองค์กรมากขึ้นเท่านั้น
หากผู้นำต้องการปรับปรุงการสื่อสาร และสร้างวัฒนธรรมที่เข้มแข็งขึ้น และมีประสิทธิผลมากขึ้น ให้ลองฝึกการแสดงความเห็นอกเห็นใจ
7. ภาษากายที่เป็นบวก (Open Body Language)
การสื่อสารไม่ได้เป็นเพียงแค่สิ่งที่คุณพูดเท่านั้น แต่ภาษากายก็สำคัญเช่นกัน
เพื่อเป็นการทำให้แน่ใจว่าข้อความที่คุณสื่อสารออกไปทางคำพูดนั้นสามารถเข้าถึงผู้ฟังได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากกำลังพยายามสร้างแรงบันดาลใจ ไม่ควรพูดด้วยสีหน้าเคร่งเครียดหรือขมวดคิ้ว แต่ให้สบตาเพื่อสร้างความสนใจและสร้างความสัมพันธ์ อีกทั้งยิ้มอย่างจริงใจเพื่อแสดงถึงถึงความอบอุ่นและความไว้วางใจ
8. การรับและให้ฟีดแบค (Receiving and Implementing Feedback)
การขอความคิดเห็นจากทีมไม่เพียงจะช่วยคุณให้คุณเติบโตในฐานะผู้นำเท่านั้น แต่ยังสร้างความไว้วางใจให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณอีกด้วย แต่สิ่งสำคัญคือฟังอย่างเดียวไมพอ ผู้นำต้องดำเนินการกับฟีดแบคที่ได้รับด้วย ย
หากผู้นำได้รับข้อเสนอแนะจากคนในทีม แต่ไม่ดำเนินการเปลี่ยนแปลงใด ๆ คนในทีมก็จะสูญเสียศรัทธา หากมีเรื่องใดที่ไม่สามารถทำได้ ให้สื่อสารออกไปอย่างโปร่งใส การแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขารับรู้ และแจ้งให้พวกเขาทราบถึงความคืบหน้าที่คุณพยายามทำ พนักงานก็จะรู้สึกราวกับว่าผู้นำให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพวกเขาและจริงจังกับการนำไปปรับปรุงจริงๆ