เริ่มต้นการพัฒนาองค์กรจากการ กำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ และ การสร้างค่านิยมในองค์การ การวางแผนใด ๆ ก็ตามสิ่งที่จำเป็นในการเริ่มต้นที่ดีก็คือความเข้าใจในธรรมชาติขององค์กร ซึ่งหน้าที่หนึ่งของการจัดองค์กร หรือ โครงสร้างองค์กรนั้นก็คือการบริหารจัดการและวางแผนในเรื่องบุคคลากร และ เมื่อพูดถึงสิ่งที่จำเป็นในการวางแผนในระดับกลยุทธ์นั้น ควรเริ่มจากการกำหนดวิสัยทัศน์ เนื่องจากเป็นจุดเริ่มต้นของการเดินทางไปสู่ความสำเร็จ ดังนั้นตอนนี้จะขอพูดคุยถึงการกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์กร
การกำหนดวิสัยทัศน์นั้น ก็เหมือนการขีดเส้นปะให้กับองค์กรว่าองค์กรของเรานั้นจะเดินไปในทิศทางใด อะไรคือจุดหมาย หรือ สิ่งที่รอเราอยู่ แล้วเส้นทางนั้นขดเขี้ยว วกวน เพียงใด และที่สำคัญเราจะไปอย่างไร จะใช้รถยนต์ดี หรือ เรือ หรือเครื่องบินดี แล้วจะให้ใครเป็นคนขับ ใครเป็นคนนำทาง แล้วเราจะไปถึงเมื่อไหร่ดี ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการกำหนดกลยุทธ์นั้นจะต้องเริ่มจาก 5w 1h คือ what when where why how เพราะการกำหนดกลยุทธ์นั้นก็เปรียบเสมือนกับการตั้งเป้าหมายในระยะยาวขององค์กร ว่าจะทำอะไรบ้าง ต้องมีโรงขนาดเท่าใด ใช้คนกี่คน และต้องการคนแบบไหนร่วมทางไปกับเราเพื่อให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ ภารกิจ และค่านิยม จึงขอให้ความหมายเพิ่มเติม ดังนี้
วิสัยทัศน์ (Vision) หมายถึง ความฝันที่ผ่านการกรองด้วยเหตุและผลแล้วว่าเป็นไปได้ หรือ ความคาดหวังของผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้ทุกคนในองค์กรเห็นเป้าหมายร่วมกัน
ภารกิจ (Mission) หมายถึง กิจกรรมหรือสิ่งที่องค์กรต้องทำหลักๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามวิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้
ค่านิยม (Core Value) หมายถึง กรอบในการกำหนดคุณลักษณะของคนในองค์กรที่สอดคล้องกับภารกิจหลักขององค์กร พูดง่ายๆก็คือ ถ้าเราต้องการเดินทางไปยอดเขาให้ถึงยอดเขาก่อนตะวันตกดิน คนที่จะเข้ามาร่วมเดินทางกับเราต้องเป็นคน อย่างไรนั่นเอง สิ่งนี้จะมีผลต่อเนื่องไปถึงการคัดเลือกคน การใช้คน การพัฒนาและจูงใจคนต่อไป
ซึ่งการกำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ กลยุทธ์ และค่านิยมขององค์กร ถือเป็นสิ่งที่จำเป็นของธุรกิจที่ต้องการความมั่นคง ผู้บริหารควรจะใช้เวลากับการวางแผนตรงนี้ให้มาก เพราะเมื่อเริ่มออกเดินทางจริงแล้ว โอกาสจะกลับมาแก้ไขค่อนข้างยากมากทีเดียว สิ่งเหล่านี้ดูเผินๆอาจจะไม่ค่อยสำคัญ แต่เมื่อวันเวลาผ่านไปแล้ว ท่านจะเห็นว่าสิ่งต่างๆเหล่านี้เป็นสิ่งที่สำคัญมาก เหมือนกับการที่เราขับรถไปโดยไร้จุดหมาย ไร้ทิศทางไปสักระยะหนึ่ง เมื่อนึกขึ้นได้ระหว่างทางว่าเราต้องการเดินทางไปที่ไหน บางครั้งเราอาจจะเสียเวลาในการกลับรถเพื่อย้อนกลับมาทางเดิมก็ได้
การกำหนดวิสัยทัศน์นั้นทางผู้บริหารระดับสูงซึ่งเป็นผู้กำหนดวิสัยทัศน์นั้นควรจะต้องพิจารณาถึงปัจจัยต่อไปนี้
1) ขอบเขตของธุรกิจ คือว่า เราจำเป็นที่จะต้องเข้าใจว่าธุรกิจนั้นมีมากมายอยู่ในหลาย ๆ อุตสาหกรรมดังนั้นเราต้องกำหนดก่อนว่าเราจะเข้าไปในอุตสาหกรรมใด ทำธุรกิจอะไร เป็นสิ่งที่เราเชี่ยวชาญอยู่แล้วหรือไม่ เช่น เราอาจจะกำหนดขอบเขตของธุรกิจว่าเราจะอยู่ในเฉพาะอุตสาหกรรมอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งธุรกิจที่จะทำก็จะทำเกี่ยวกับ บ้าน คอนโด อพาร์ตเม้นท์ เป็นต้น
2) เป้าหมายระยะยาว เป้าหมายระยะยาวอาจจะเป็นภาพความฝันของผู้บริหารที่ต้องการจะเห็นธุรกิจในอนาคต เช่น "เป็นผู้นำด้านธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้"
3) กลยุทธ์สำคัญที่จะไปถึงเป้าหมาย หมายถึง การกำหนดแนวทางที่จะทำให้ความฝันที่ต้องการเป็นความจริง เรียกว่าเป็นแนวทางในการดำเนินงานเช่น "เป็นผู้นำด้านธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ในภูมิภาคเอเชีตะวันออกเฉียงใต้ ด้วยการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับผู้ถือหุ้น ลูกค้า พนักงาน และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างเป็นธรรม"
หน้าที่ต่อมาของผู้บริหารที่ต้องให้ความสำคัญต่อการกำหนดทิศทางขององค์กรก็คือกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงาน (Job Description) ว่างานหลักๆขององค์กรนั้นประกอบด้วยอะไรบ้าง อะไรเป็นงานหลัก อะไรเป็นงานรอง โดยมีขั้นตอนการวิเคราะห์ ดังนี้
1) กำหนดภารกิจที่จะต้องทำ การกำหนดภารกิจอาจจะเริ่มต้นด้วยคำถามที่เชื่อมโยงและสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ได้ เช่น
- การเป็นผู้นำตามวิสัยทัศน์นี้ (ผู้นำในธุรกินด้านอสังหาริมทรัพย์ฯ) จำเป็นต้องออกแบบบ้านหรืออาคารเองหรือไม่?
- การเป็นผู้นำตามวิสัยทัศน์นี้ จำเป็นต้องมีการผลิตวัสดุอุปกรณ์เองหรือไม่?
- การเป็นผู้นำตามวิสัยทัศน์นี้ จำเป็นต้องทำการตลาดเองหรือไม่?
- การเป็นผู้นำตามวิสัยทัศน์นี้ จำเป็นต้องมีการบริการหลังการขายหรือไม่?
2) จัดลำดับความสำคัญของภารกิจ เมื่อวิเคราะห์ภารกิจที่จะต้องทำออกมาแล้วตามข้อ 1) ต่อมาให้จัดลำดับความสำคัญของแต่ละภารกิจว่าภารกิจใดสำคัญต่อการไปสู่วิสัยทัศน์มากที่สุดภารกิจใดมีผลน้อยที่สุด ซึ่งอาจจะพิจารณาจากปัจจัยดังต่อไปนี้
- ให้ผู้อื่นทำแทนได้หรือไม่?
- ถ้าให้ผู้อื่นทำแทน มีข้อดีข้อเสียอะไรบ้าง?
- ความสัมพันธ์ระหว่างภารกิจ เพราะบางภารกิจอาจจะเป็นภารกิจย่อยของอีกภารกิจหนึ่ง
ส่วนสุดท้ายที่จะพูดในบทความครั้งนี้ก็คือการกำหนดค่านิยมซึ่งผู้บริหารควรจะต้องตั้งคำถามต่อไปนี้ คือ
**ถ้าต้องการทำภารกิจหลักขององค์กรให้บรรลุตามวิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้ ลักษณะเฉพาะขององค์กรควรจะเป็นอย่างไร เช่น เป็นองค์กรทันสมัย หรือเป็นองค์กรที่เป็นกันเอง เป็นองค์กรที่ให้ความสำคัญต่อการบริการลูกค้า ฯลฯ
**ถ้าต้องการให้องค์กรมีลักษณะดังกล่าว คนในองค์กรควรจะเป็นคนอย่างไร เช่น มีมนุษยสัมพันธ์ดี เป็นคนที่มีความคิดสร้างสรรค์เป็นคนที่มีใจบริการลูกค้าเป็นคนที่มีภาวะผู้นำสูง ฯลฯ
**คนลักษณะไหนที่น่าจะไม่เหมาะสมกับการปฏิบัติภารกิจหลักขององค์กรให้บรรลุตามวิสัยทัศน์ได้ เช่น เป็นคนที่คิดเชิงระบบมากเกินไป ไม่ยืดหยุ่น ฯลฯ
คราวหน้าเราจะมาต่อกันในเรื่องของวัฒนธรรมองค์กรที่ถูกมองว่าเป็นกระจกที่สะท้อนให้เห็นถึงความเชื่อของบุคคลากรในองค์กรที่มีต่อผู้นำและองค์กรที่มีส่วนในการสร้างค่านิยมในองค์กร