แยกคํานําหน้า ชื่อ นามสกุล excel

IT พฤศจิกายน 17, 2563

กรณีที่คำนำหน้านามไม่ติดกับชื่อ สามารถใช้ Excel จัดการได้ง่าย ๆ ครับไม่ว่าจะด้วยสูตรหรือใช้ Text to columns แต่หากเมื่อใดที่คำนำหน้านามมีความหลากหลายทั้งยังอยู่ติดกับชื่อแล้ว การจัดการจะยุ่งยากขึ้นครับ

ภาพประกอบการตัดข้อความกรณีมีคำนำหน้านามติดกับชื่อ 

ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. จากภาพให้ทำการกรอกคำนำหน้าชื่อที่คิดว่าจะมีทั้งหมดก่อนที่ F2:F12
2. แล้วคีย์ในแต่ละเซลล์ดังนี้
   1. เซลล์ D3 คีย์สูตรเพื่อตัดนามสกุลมาแสดง
      =RIGHT(A3,LEN(A3)-FIND(" ",A3))
      Enter
   2. เซลล์ C3 คีย์สูตรเพื่อตัดชื่อมาแสดง
      =SUBSTITUTE(RIGHT(A3,MIN(LEN(SUBSTITUTE(A3,$F$2:$F$9,"")))),D3,"")
      Ctrl+Shift+Enter
   3. เซลล์ B3 คีย์สูตรเพื่อตัดคำนำหน้านามมาแสดง
      =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A3,C3,""),D3,"")
      Enter
   4. เซลล์ E3 คีย์สูตรเพื่อแยกเพศ
      = IF(OR(B3="นาย",B3="เด็กชาย",B3="ด.ช."),"ชาย","หญิง")
      Enter
      

   ตามตัวอย่างนี้จะแสดงวิธีการหนึ่งที่จะแยกคำนำหน้านาม ชื่อ และนามสกุลออกจากกันในกรณีที่คำนำหน้านามมีความหลากหลาย ซึ่งจะใช้สูตร Array เข้ามาช่วย และมาทำการแยกเพศจากคำนำหน้าชื่อครับ

   Download : ตัวอย่างประกอบ
   

หากใช้ Excel เป็นจำนวนมาอาจพบเจอกับสถานการณ์ที่มีชื่อในเซลล์เดียวและต้องแยกชื่อออกเป็นเซลล์อื่น นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยมากใน Excel บทความนี้จะสอนเรื่องการแยกคำนำหน้าชื่อและนามสกุลที่รวมกันอยู่ในเซลล์เดียวกันด้วย Text to Columns ซึ่งหลายท่านคงพบเจอปัญหามีรายชื่อแต่ต้องการจะแยกคนละเซลล์แต่มีรายชื่อที่มีจำนวนมากจะมานั่งแยกทีละชื่อก็มองดูว่าเสียเวลามาก วันนี้จึงสอนเทคนิคดีๆ ที่ทำตามได้ง่ายๆ ช่วยแยกคำนำหน้าชื่อ-นามสกุลออกจากกันคนละเซลล์ได้ แม้มีเป็นร้อยรายชื่อก็สามารถทำได้เพียงไม่กี่ขั้นตอน ไปดูกันเลย 

1.เลือกคลุมข้อความที่ต้องการ

2.คลิกที่ ริบบอน Data เลือกคำสั่ง Text to Columns

• Delimited: ใช้ในกรณีที่ข้อมูลมีอักขระพิเศษบางตัวทำหน้าที่เป็นตัวแบ่งคอลัมน์ เช่น Comma, Semicolon, Space (ช่องว่าง) เป็นต้น
• Fixed Width: ใช้ในกรณีที่ข้อมูลสามารถถูกแบ่งคอลัมน์ด้วยจำนวนตัวอักษรที่แน่นอน โดยแต่ละคอลัมน์ไม่จำเป็นต้องมีจำนวนตัวอักษรที่เท่ากัน

3.ในหน้าที่ให้ติ๊กถูกเลือก space (ช่องว่าง) เพื่อสั่งว่าถ้าข้อมความไหนมีช่องว่างให้แบ่งเนื้อหาไปที่คอลัมน์อื่น

ในตัวอย่างใช้ ช่องว่าง เป็นตัวแบ่งจึงเลือก Delimited เลือกที่ Space คลิกปุ่ม Next

4.เลือกรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้ติ๊กที่ Text (ข้อความ) เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางข้อมูล ทำการคลิกลาก

ตรง destination สี่เลี่ยมสีเหลือง คือเลือกว่าอยากให้ข้อมูลที่ต้องการแยกอยู่ตรงไหน

5.จากนั้นทำการเลือกว่าอยากให้ข้อมูลที่ต้องการแยกอยู่ตรงไหนของเอกสารให้คลิก เลือกคอลัมน์ที่ต้องการได้เลย

6.จากนั้นคลิกปุ่ม Finish  (เสร็จสิ้น)

เมื่อเสร็จแล้วจะปรากฏ ข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์ D จะเป็นคำนำหน้า และข้อมูลที่ชื่อ-นามสกุล จะไปปรากฎในคอลัมน์ Eและ F

เพียงเท่านี้ข้อมูลของเราที่มีหลายรายการ ก็ถูกปรับแต่งแก้ไขได้ง่ายและรวดเร็ว จากตัวอย่างนี้ หลาย ๆ ท่านสามารถที่แยกข้อความจากคอลัมน์เดียวไปยังหลาย ๆ คอลัมน์ได้ ไม่ยากเลย แล้วพบกับเทคนิคดีๆ แบบนี้ในครั้งหน้า