อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์
//chirapon.wordpress.com
งานจัดซื้อจัดจ้างยังคงเป็นหนึ่งในขอบเขตงานตรวจสอบของทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐซึ่งนำเอาเงินงบประมาณแผ่นดินมาใช้ในกิจการของหน่วยงาน และเป็นจุดเพ่งเล็งว่าอาจจะเกิดความไม่โปร่งใส จุดรั่วไหลหรือช่องทางการทุจริตได้ ซึ่งงานจรวจสอบภายในไม่อาจจะละเว้นได้
การตรวจสอบภายในส่วนของงานจัดซื้อจัดจ้างจึงเป็นเสมือนงานประจำทุกปีอยู่แล้ว เพียงแต่ลักษณะ รูปแบบและเงื่อนไขของการจัดซื้อจัดจ้างอาจจะเปลี่ยนไปเรื่อยๆ
ขอบเขตของการตรวจสอบภายในด้านจัดซื้อจัดจ้างควรจะประกอบด้วย
- การตรวจสอบเกี่ยวกับความสมเหตุสมผลและเพียงพอ ชัดเจนของการระบุความจำเป็นและการวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
- การตรวจสอบการพัฒนาเงื่อนไข รายละเอียดเฉพาะเจาะจง
- การตรวจสอบความสมเหตุสมผลและรายละเอียดการเลือกวิธีการจัดซื้อ
- การตรวจสอบเอกสารเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ
- การตรวจสอบเกี่ยวกับการเชิญชวนผู้เสนอราคา การคัดกรอง การคัดเลือกและการปิดการคัดเลือกผู้เสนองาน
- การตรวจสอบการประเมินข้อเสนอของผู้เสนองานทุกราย
- การตรวจสอบการคัดเลือกผู้เสนองานรายที่ชนะ
- การตรวจสอบเกี่ยวกับการเจรจาต่อรอง
- การตรวจสอบเกี่ยวกับการบริหารสัญญาว่าจ้าง
- การตรวจสอบเกี่ยวกับการประเมินกระบวนการการจัดซื้อ
- การตรวจสอบเกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงินตามงวดงาน
1.การระบุความจำเป็นและการวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
| ประเด็นความเสี่ยง | ผลกระทบที่คาดว่าจะเป็น | กิจกรรมที่ควรให้ความเห็น |
| 1.การประเมินความจำเป็นต่ำเกินไป | มีการจัดซื้อสินค้าและบริการ ที่ไม่เหมาะสม สูญเงิน ความจำเป็นไม่ได้รับการตอบสนอง | วิเคราะห์ความจำเป็นว่ามีความถูกต้อง |
| 2.การประเมินความจำเป็นสูงเกินไป | รายจ่ายมากเกินไป การแข่งขันมีน้อยกว่าที่ควร | วิเคราะห์ความจำเป็นว่ามีความถูกต้อง ใช้ความจำเป็นด้านหน้าที่การใช้ประโยชน์และประสิทธิผลของการใช้งาน |
| 3.การตีความของความจำเป็นของผู้ใช้ไม่ถูกต้อง | การซื้อได้ผลที่ไม่อาจยอมรับได้ หรือไม่เหมาะสมเป็นส่วนใหญ่ สูญเสียเวลา มีต้นทุนเพิ่มขึ้น | ปรับปรุงการหารือ ทำความเข้าใจกับผู้ใช้งานให้ได้ข้อมูลชัดเจน มีการสรุปประเด็นของสิ่งที่ต้องการใช้งานและนิยามของความจำเป็น |
| 4.มีเงินงบประมาณไม่เพียงพอ | ความล่าช้าในการจัดซื้อ มีการขอเพิ่มงบประมาณ | มีการเสนอความเห็นชอบก่อนที่จะดำเนินงานตามความรับผิดชอบ มีการปรับปรุงแผนงานดำเนินการใหม่ |
| 5.กรอบเวลาดำเนินงานไม่เหมาะสม ปฏิบัติไม่ได้ | การตอบสนองจากผู้เสนองานไม่เพียงพอ การแข่งขันต่ำกว่าที่ควร ตารางเวลาที่ต้องส่งมอบสินค้าและบริการไม่สามารถทำได้ | ปรับปรุงการประเมินสถานการณ์ การพยากรณ์ การวางแผน และการหารือกับผู้ใช้งานอย่างต่อเนื่อง ปรับปรุงการสื่อสารกับผู้เสนองานที่เป็นไปได้ |
| 6.ดำเนินการโดยไร้ทิศทาง กรอบการปฏิบัติ | ต้นทุนการจัดซื้อเพิ่มขึ้น ทรัพยากรใช้ผิดวัตถุประสงค์ ไม่ได้รับสินค้าและบริการที่เหมาะสม การดำเนินงานขาดธรรมาภิบาล | อิงแนวปฏิบัติที่ดี มีนโยบาย แนวทางวิธีการที่ชัดเจนก่อนดำเนินงาน ธำรงรักษาสภาพแวดล้อมด้านธรรมมาภิบาลปรับปรุงการอบรมบุคลากร งานการควบคุมเพิ่มเติม และทบทวนระหว่างดำเนินการเป็นระยะ จัดหาที่ปรึกษาโครงการที่มีความรู้ความชำนาญ ปรับปรุงการสื่อสารกับผู้นำเสนองานที่เป็นไปได้ |
2.การพัฒนาเงื่อนไข รายละเอียดเฉพาะเจาะจง
| ประเด็นความเสี่ยง | ผลกระทบที่คาดว่าจะเป็น | กิจกรรมที่ควรให้ความเห็น |
| 1.ระบุนิยามแคบเกินไปหรือเน้นตรายี่ห้อ สเปคของบางรายเท่านั้น | มีทางเลือกน้อยไป ไม่ได้รับสินค้าหรือบริการที่เหมาะสม ต้นทุนดำเนินงานเพิ่มขึ้น | นิยามจากผลผลิตที่ต้องการและคาดหวัง กำหนดสเปคด้วยฟังชั่นและผลลัพธ์ที่ควรจะเป็น |
| 2.ระบุนิยามตัวสินค้าหรือบริการไม่เหมาะสม | ความจำเป็นของการจัดซื้อไม่ได้รับการตอบสนอง สูญเสียเวลา ต้นทุนดำเนินงานเพิ่ม ดำเนินการไม่ได้ตลอดรอดฝั่ง | ทำให้มั่นใจว่าสเปคสอดคล้องกับผลการวิเคราะห์ความจำเป็น ปรับปรุงความรู้จากตลาด กำหนดสเปคด้วยฟังชั่นและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเป็น |
| 3.การกำหนดสเปคบิดเบือน เอนเอียง | การตอบสนองจากผู้เสนองานไม่เพียงพอ การร้องเรียนว่าการจัดซื้อไม่เป็นธรรม | กำหนดสเปคด้วยฟังชั่นและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเป็น วางกลไกการควบคุมเพื่อทบทวนสเปคก่อนการเริ่มเปิดตัว |
| 4.การระบุรายละเอียดทั้งหมดของสิ่งที่ต้องการไม่เพียงพอ | การนำเสนองานมีความหลากหลาย การตอบสนองไม่เพียงพอ สินค้าที่นำเสนอไม่ตรงกับความจำเป็น มีความยุ่งยากในการประเมินข้อเสนอ | หาทางทำความเข้าใจ และคุ้นเคยกับสิ่งที่ต้องการให้มากที่สุด กำหนดสเปคด้วยฟังชั่นและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเป็น |
3.รายละเอียดการเลือกวิธีการจัดซื้อ
| ประเด็นความเสี่ยง | ผลกระทบที่คาดว่าจะเป็น | กิจกรรมที่ควรให้ความเห็น |
| 1.ความล้มเหลวในการระบุแหล่งเสนองานที่เป็นไปได้ | ขาดข้อเสนอจากผู้เสนอที่เหมาะสม | ปรับปรุงกระบวนการวางแผนจัดซื้อจัดจ้าง ปรับปรุงองค์ความรู้เกี่ยวกับตลาด ดึงการมีส่วนร่วมจากผู้ประกอบการในภาคอุตสาหกรรม เข้าถึงเครือข่ายที่ใช้ค้นหาแหล่งนำเสนอที่เป็นไปได้ |
| 2.เลือกวิธีการไม่เหมาะสม | จำเป็นต้องแสวงหาแหล่งเสนองานซ้ำ มีความแปรปรวนของต้นทุนที่เป็นไปได้ ล้มเหลวในการทำให้การจัดซื้อคุ้มค่า | ปรับปรุงนโยบายแนวทางปฏิบัติวิธีการใหม่ให้เหมาะสม ปรับเอกสารการนำเสนอใหม่และระบุเงื่อนไขการประเมินผลที่ชัดเจน ให้การอบรมและเพิ่มประสบการณ์แก่บุคลากรอย่างเพียงพอ |
สนใจเชิญบรรยายหัวข้อนี้ติดต่อ