Excel Payroll ช่วยคำนวน ค่าจ้างเงินเดือน ตัวนี้ ถูกสร้างขึ้น โดย นายกอสิน ศุภฤทธิธำรง ฝ่ายบุคคล ของ OF Messenger โดย Excel โปรแกรมคำนวนเงินเดือน ตัวนี้ได้ถูกพัฒนาและใช้งานอย่างจริงจัง อย่างต่อเนื่อง จนทำให้ความสามารถ ของ Excel Payroll โปรแกรมคำนวนเงินเดือนค่าจ้าง ตัวนี้ แต่เนื่องจาก ข้อมูลที่มากขึ้น และข้อจำกัด ของความเร็วประมวลผล ของ โปรแกรม Excel ทั้งนี้ ผู้บริหาร เห็นว่า Excel Payroll ตัวนี้ สามารถรองรับการจ่ายค่าจ้างพนักงาน ระดับ 700คน ของเราได้ ผู้บริหารจึงได้ อนุญาติให้ทีมงาน Teambase.me นำมา แจก ให้ใช้ฟรี มีความสามารถ ดังต่อไปนี้ความเป็นมา ของ Excel ตัวนี้
เริ่มต้นใช้งาน ครั้งแรกในปี 2552 ในการคำนวนค่าจ้างเงินเดือน ของพนักงาน Messenger และ Back Office
ตามการขยายตัวของบริการ OF Messenger
ตั้งแต่ปี 2552 ถึง 2560
สามารถครอบคลุม การทำงานค่าจ้างเงินเดือน ของฝ่าย HR ได้แทบทั้งหมด
และรองรับ การคำนวนค่าจ้าง ให้แก่พนักงานได้ กว่า 700คน ในปี 2560
ทำให้การออกรายงาน ช่วงหลังๆ ใช้เวลารอประมวลนาน กว่า10นาที
ทีมผู้บริหาร จึงตัดสินใจ ทำระบบ [Payroll Web Programing] ตัวใหม่ มาทดแทน Excel Payroll ตัวเดิม
เพื่อรองรับ งานเงินเดือน ค่าจ้าง ของ OF Messenger ในอนาคต ที่กำลังขยายตัว
ถ้าเราแจกจ่าย ให้บริษัทอื่นได้ใช้ ก็น่าจะมีประโยชน์กับพวกเค้า
โดยเฉพาะกลุ่ม SME ที่ไม่อยากมีค่าใช้จ่าย ในการซื้อ หรือเช่า โปรแกรม Payroll ตามท้องตลาด
โดยไม่มีค่าใช้จ่ายความสามารถ ของ Excel Payroll ตัวนี้
(เปลี่ยนฐานเงินเดือน ระหว่างเดือน ระบบก็คิดคำนวนค่าจ้าง จากทั้งฐานเงินเดือน เก่า และ ใหม่
ในเดือนเดียวกันได้)
(ให้ OT, Commission และ รายได้อื่นๆ พิเศษ นอกเหนือจากค่าจ้างประจำ ได้)
(หักค่าจ้าง จากการกระทำผิดต่างได้)
(พิมพ์ เอกสารหัก ณ ที่จ่าย พนักงาน ส่งสรรพากร)
(พิมพ์ เอกสารส่งประกันสังคม ได้)
(แยกค่าจ้าง ของพนักงานที่มีปัญหา ออกมาได้)
ได้แบบทั้งบริษัท และแบบรายทีม
(ตอบคำถาม : วันนี้ เรามีพนักงาน กี่คนชื่ออะไรบ้าง?)
(แยกรายงาน รายชื่อ กลุ่มคนที่รับเงินเดือนปกติ กับกลุ่มคนที่มีปัญหา ออกจากกัน)
(มีรายงานสรุป ส่งให้ฝ่ายบัญชี ได้)
โครงสร้างของ Excel Payroll
Sheet ใน Excel Payroll จะแบ่งเป็น 2 ส่วน หลัก คือ
- Sheet สีเหลือง : จะเป็น Sheet ที่เอาไว้ใส่ “ข้อมูล” (Data) ที่จะเอาไปใช้ประมวลผล
- Sheet สีอื่นๆ : จะเป็น Sheet ที่เอาไว้แสดงรายงาน (Report) และออกเอกสาร ในงานเงินเดือนค่าจ้างต่างๆ
วิธี ดาวน์โหลด Excel Payroll
- Dowload File “Excel Payroll” โดย Click!!!… ที่นี่
- กรอก Email ที่จะใช้ File Update ไปให้ ในกรณีที่มีการ แก้ไข/ปรับปรุง
- กด Sumbit
- ไป กด Link Download Excel ได้ใน Email ของท่าน
วิธีใช้งาน Sheet สีเหลือง
ชื่อและวิธีใช้ Shee สีเหลือง ดังต่อไปนี้
- Index
เอาไว้ใส่ ข้อมูลสำคัญของบริษัท และ ค่าSetting ต่างๆ
โดย ข้อมูลสำคัญ ที่จะต้องใส่ จะอยู่ ทางซ้ายมือ ในช่อง สีเหลือง เป็นสำคัญ
ส่วน ข้อมูล Setting อื่นๆ จะอยู่ในส่วนด้านขวา ของ Sheet (ส่วนที่เป็นสีขาว แก้ไขได้)
โดย ช่อง B2 และ B3 เป็นช่องที่สำคัญมากๆ เพราะเป็นช่อง ที่กำหนดว่า Excel จะคำนวนค่าจ้าง ในกรอบ ตั้งแต่วันไหน ถึงวันไหน - Em
เอาไว้ใส่ ข้อมูล ของพนักงาน
ใส่ข้อมูลเฉพาะในส่วนสีขาว - Depart
เอาไว้ใส่ข้อมูล บอก กรอบช่วงเวลา ในการให้เงินเดือน (ค่าจ้างประจำ) ของพนักงาน ในแต่ละช่วง เช่น
ตัวอย่างที่1 : นายสมชาย เริ่มให้เงินเดือน 20,000บาท/เดือน ตั้งแต่ วันที่ 1 มีนาคม 2560 เป็นต้นไป
ตัวอย่างที่2 : นายสมบัติ เริ่มให้เงินเดือน 15,000บาท/เดือน ตั้งแต่ 5 มีนาคม 2560 ไปจนถึง 20 มีนาคม 2560 แล้ว ตั้งแต่ 21 มีนาคม 2560 ให้ปรับเงินเดือนเป็น 17,000บาท/เดือน
ตัวอย่างที่3 : นายสมบูรณ์ เริ่มให้เงินเดือน 18,000บาท/เดือน ตั้งแต่ 10 มีนาคม 2560 จนถึง 28 เมษายน 2560 แล้วหลังจากนั้น ไม่ต้องให้ เพราะเค้าลาออก - Extra
เอาไว้ใส่ข้อมูล ค่าจ้างพิเศษ ที่ให้นอกเหนือ จากเงินเดือน(ค่าจ้างประจำ)
เช่น โบนัส, OT เป็นต้น - Deduct
เอาไว้ใส่ข้อมูล รายการ หัก
เช่น ปรับกระทำผิด, ปรับมาสาย, หักภาษี, หักเบิกล่วงหน้า เป็นต้น - CashOrder
เอาไว้ ระบุว่า มีพนักงานคนที่จะแยก การจ่ายค่าจ้างออกมา จากยอด Payroll (ยอดจ่ายหลัก)
เพื่อเอาไปจ่ายนอกรอบ เช่น กรณี พนักงานเอาเงินของบริษัทไป แล้วติดต่อไม่ได้ เราจะแยกเงินเดือนเค้าออกมา จากคนอื่นๆ ที่จะได้ค่าจ้างกันตอนสิ้นเดือน เพื่อเก็บเงินของพนักงานที่มีปัญหาไว้ก่อน แล้วค่อยจ่ายนอกรอบกันทีหลัง
วิธีใช้งาน Sheet สีอื่นๆ
Sheet สีอื่นๆ (ที่ไม่ใช่สีเหลือง) เป็น Sheet แสดงรายงาน ที่ได้จาก การประมวลผลข้อมูล ที่เราใส่ Sheet สีเหลือง
โดย สิ่งสำคัญ ในการใส่ข้อมูลใน Sheet สีอื่นๆ คือ
- ใส่ข้อมูลเฉพาะ ในส่วนสีเหลือง เท่านั้น
- อย่าใส่ ข้อมูล ในส่วน สีอื่นๆ
เพราะอาจจะทำให้สูตรที่ผูกไว้ล้ม และ excel จะคำนวนผิด
ชื่อและวิธีใช้ Shee สีอื่นๆ ดังต่อไปนี้
- Salary
เอาไว้แสดง รายงาน รายละเอียดค่าจ้าง ของพนักงานทุกคน ทั้งระบบ แบ่งตามช่วงเวลาของเงินเดือนประจำ (แบ่งตามช่วงเวลา ตาม Sheet Depat) - TeamSalary
เอาไว้แสดง รายงาน รายละเอียดค่าจ้าง ของพนักงานแต่ละคน ในทีมที่ต้องการจะดู
โดย เมื่อต้องการดู รายงานของทีมใด ให้เลือก ในช่องสีเหลือง F5 - DaycheckAll
เอาไว้แสดงรายชื่อ ของพนักงานที่ Active (เป็นพนักงานที่ ยังอยู่ในวันนั้นๆ)
โดย ให้ระบุวันที่ต้องการดู ในช่องสีเหลือง J3 - DailyTeam
เอาไว้แสดงรายชื่อ ของพนักงาน ในทีม ที่ Active (เป็นพนักงานที่ ยังอยู่ในวันตาม Sheet DaycheckAll) โดย ให้ชื่อทีม ที่ต้องการจะดู ในช่องสีเหลือง H3 - Summary
เอาไว้แสดง รายงานค่าจ้างสรุป ตามกรอบวัน ที่ระบุใน Sheet Index B2 และ B3 - Payroll
เอาไว้แสดง รายงานค่าจ้าง ของพนักงานแต่ละคนที่ได้ค่าจ้าง ตามรอบปกติ - Cash
เอาไว้แสดง รายงานค่าจ้าง ของพนักงานแต่ละคนที่ ถูกแยกรอบจ่ายค่าจ้างออกมา อันเนื่องจาก ไม่มีเลข BookBank, โดนสั่งให้จ่าย ค่าจ้างแยกรอบ ตามที่ระบุ ใน Sheet CashOrder - NetIncome
เอาไว้แสดง รายงานค่าจ้าง ของพนักงานแต่ละคนที่ได้ค่าจ้าง ทั้งระบบ
แสดงทั้งส่วน Payroll และ ส่วน Cash - Slip
เอาไว้พิมพ์ Slip เงินเดือน
โดย เมื่อใส่ลำดับตัวเลข ลงไปในช่องสีเหลือง C5
แล้ว Sheet จะไปดึงข้อมูล ของค่าจ้างพนักงาน ลำดับตาม Sheet Salary มาแสดงให้ และสั่ง Print ได้เลย - DeductReport รายงานหัก
เอาไว้แสดง รายงาน รายการหัก ทั้งหมด โดยสามารถเลือกดู ได้ตามประเภท ของการหัก - SoData
เอาไว้แสดง รายงาน รายชื่อพนักงาน ที่ถูกหักประกันสังคม ในกรอบวันที่ ที่ระบุ ตาม Sheet Index - SoForm1
เอาไว้ออก หน้าปก ของเอกสารส่งประกันสังคม สปส1-10 - SoForm2
เอาไว้ออก หน้าใน ของเอกสารส่งประกันสังคม สปส1-10
โดย เมื่อเปลี่ยนช่องสีเหลือง ที่ช่อง Y3 จะเป็นการเปลี่ยนหน้าเอกสาร และสามารถสั่ง Print ได้เลย - TaxData
เอาไว้แสดง รายงาน รายชื่อพนักงาน ที่ถูกหัก ภงด1 ในกรอบวันที่ ที่ระบุ ตาม Sheet Index - TaxForm1
เอาไว้ออก หน้าปก ของเอกสารส่งภาษี ภงด1 - TaxForm2
เอาไว้ออก หน้าใน ของเอกสารส่งภาษี ภงด1
โดย เมื่อเปลี่ยนช่องสีเหลือง ที่ช่อง CR14 จะเป็นการเปลี่ยนหน้าเอกสาร และสามารถสั่ง Print ได้เลย - TaxFormat
เอาไว้ Copy ไปแปะใน Excel Template เผื่อจะ Upload ส่ง ภาษี ภงด1 ผ่านระบบ Online ของสรรพากร
คำถามที่ พบบ่อย
1) เริ่มย้าย ข้อมูล จากระบบเดิม มาใช้ Excel Payroll นี้ ต้องทำอย่างไร
2) ขึ้น Error #REF ใน Sheet Payroll
3) วิธี ลงค่าจ้าง ให้กับ พนักงานรายวัน (ไม่มีรายได้ประจำ)
4) วิธี ทำให้ รายได้พิเศษ คิดประกันสังคม
5) วิธี จ่ายเงินเดือน 2รอบ/เดือน และสร้าง ประเภทรายการหัก ของเราเอง
6) ไม่ได้รับ Email หลังจากกรอกแบบฟอร์มขอ Excel
โปรดตรวจสอบ ตามลำดับ ดังต่อไป
- Email จะส่งถึงท่าน ภายใน 10นาที
- Email อาจจะถูกระบบ Email ของท่าน เอาไปเก็บไว้ในถัง Spam, Junk, Promotion หรือ Update Email
โปรดตรวจ ถังดังกล่าว เพื่อความมั่นใจ - ท่านอาจจะ ใส่ Email ตอนกรอกแบบฟอร์ม ผิดพลาด
โดยเฉพาะ โปรดระวัง การใส่ สระภาษาไทย ไว้ข้างหน้า Email เป็นพิเศษ
clickที่นี่ เพื่อกรอกแบบฟอร์มใหม่