ปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไข โครงการ

ในหลายกิจการ การเติบโต ความสำเร็จ ตลอดจนคุณค่าของกิจการมาจากการดำเนินงานโครงการ แต่หลายกิจการไม่ได้มีการประเมินผลการดำเนินงานของโครงการที่ดำเนินการไปแล้ว เพื่อทบทวนว่ายังมีจุดอ่อนใด หรือความผิดพลาดใดที่เกิดขึ้นบ้าง

การประเมินผลและการทบทวนผลการดำเนินงานของโครงการเป็นเรื่องที่มีความสำคัญและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการพัฒนาและปรับปรุงงานโครงการอย่างต่อเนื่อง เพราะข้อมูลสำคัญจากการประเมินผลการดำเนินงานช่วยทำหน้าที่เป็นบทเรียนของการเรียนรู้ที่สำคัญที่จะนำไปสู่

1.การออกแบบและสร้างกิจกรรมการควบคุมภายในของงานโครงการที่ดีขึ้น

2.การพัฒนาแผนบริหารความเสี่ยงของงานโครงการเพื่อกำกับ ป้องกันเหตุการณ์ความเสี่ยงไม่ให้เกิดขึ้น หรือการเตรียมพร้อมที่จะรับมือเพื่อให้การดำเนินงานโครงการเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ไม่สะดุดหยุดชะงักลง  และบรรลุผลตามที่กำหนดไว้ในวัตถุประสงค์และตัวชี้วัดของงานโครงการ

แต่เนื่องจากกิจการส่วนใหญ่ยังแยกไม่ออกระหว่างงานของการควบคุมภายในกับงานของการบริหารความเสี่ยงของโครงการ สิ่งที่เกิดขึ้นคือ การดำเนินการที่ไม่ถูกต้องตามกระบวนการบริหารความเสี่ยงของงานโครงการ

ดังนั้น หากมี Checklist ที่แสดงให้เห็นตัวอย่างของรายการที่มีโอกาสจะเป็นความผิดพลาด หรือประเด็นปัญหาของงานโครงการได้ ก็จะช่วยเป็นประโยชน์แก่ผู้รับผิดชอบโครงการในการประเมินตนเอง และผู้ประเมินผลโครงการ

สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการบริหารงานโครงการ

การบริหารงานโครงการจะประสบความสำเร็จได้ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะต้องมีความเข้าใจอย่างเพียงพอว่าการบริหารงานโครงการควรจะต้องมีองค์ประกอบใด และเมื่อเข้าใจในองค์ประกอบของการบริหารงานโครงการอย่างดีแล้ว  ก็จะต้องกำกับดูแลโครงการอย่างเพียงพอ (Project Governance) ด้วยการวางการควบคุมภายในของโครงการ และการบริหารความเสี่ยงของโครงการ

สิ่งที่เป็นประเด็นหลักที่ผู้บริหารงานโครงการถึงเข้าใจ ประกอบด้วย

1.การทำความเข้าใจว่าโครงการนั้น เป็นกิจกรรมที่มีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการ ความจำเป็น ปัญหาที่เกิดขึ้นไปแล้ว และเมื่อสิ้นสุดโครงการแล้ว  ก็ต้องส่งมอบผลงานของโครงการต่อให้กับผู้ที่รับผิดชอบในงานประจำต่อไป

2.ในการดำเนินงานโครงการ จะต้องมีการกำหนดรูปแบบและวิธีการที่ชัดเจน และต้องมีการจัดโครงสร้างองค์กรของทีมงานภายในโครงการให้เหมาะสมเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของงานโครงการ

3.การดำเนินงานโครงการ เป็นไปตามวงจรชีวิตของโครงการ ตั้งแต่การเตรียมการ การดำเนินงานจริง การตรวจสอบ การปิดโครงการ และส่งมอบผลงานของโครงการ ซึ่งต้องทำให้ครบถ้วนทุกขั้นตอนในวงจรของโครงการ

4.โครงการจะต้องมีที่มาจากการศึกษา วิจัย สำรวจ และระบุทางเลือกที่เป็นไปได้ในการดำเนินโครงการ ก่อนที่จะเกิดการตัดสินใจเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่ง และทำการกำหนดขอบเขต  รายละเอียดของโครงการที่เลือกไว้อย่างเพียงพอ

5.หลังจากมีขอบเขตของโครงการที่ชัดเจน จะต้องจัดทำแผนปฏิบัติการของการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นและครบถ้วนตามวงจรชีวิตของโครงการก่อนการดำเนินงานโครงการ ด้วยการแยกกิจกรรมต่าง ๆ ออกเป็นตารางเวลา และมอบหมายความรับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมอย่างชัดเจน

6.การบริหารงานโครงการ ครอบคลุมตั้งแต่

ก) การบริหารโครงการให้เป็นไปตามขอบเขตที่กำหนด

ข) การบริหารงานตามตารางเวลาการปฏิบัติงาน 

ค) การบริหารต้นทุนของโครงการ

ง) การบริหารคุณภาพของงานโครงการ

จ) การบริหารความมุ่งเน้นต่อผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากงานโครงการ

ฉ) การบริหารเครื่องมือการกำกับโครงการ

ช) การบริหารความเสี่ยงของงานโครงการ

ซ) การบริหารธรรมาภิบาลและจริยธรรมในงานโครงการ

ฌ) การบริหารความรับผิดชอบต่อสังคม และการดูแลสิ่งแวดล้อม

เป็นต้น

ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นตัวอย่างของรายการที่อาจจะใช้ในการตรวจสอบและประเมินความบกพร่องของโครงการที่ปิดไปแล้วได้

 

ประเด็นที่ 1 ตารางเวลาการดำเนินงานโครงการ

 

ประเด็นที่พิจารณา

ใช่/ไม่ใช่

ผลที่เกิดสำคัญต่อโครงการ

1ทรัพยากร ตารางเวลา  และผลงานที่ส่งมอบจากโครงการที่มาจากลูกค้าและผู้บริหารระดับสูงไม่ได้ดุลยภาพกัน จนมีผลต่อผลงานสุดท้ายของโครงการไม่เป็นไปตามเป้าหมาย  2การจัดตารางเวลากิจกรรมโครงการใช้ best case มากกว่าสถานการณ์ที่น่าจะเป็น หรือ worst case เพื่อความไม่ประมาท เมื่อสถานการณ์จริงไม่ได้ดีแบบ best case จึงทำให้เกิดความล่าช้า  3ตารางกิจกรรมและ/หรือตารางเวลาไม่ครอบคลุมบางกิจกรรมของโครงการ มีผลต่องบประมาณหรือความล่าช้า  4กิจกรรมและตารางเวลากำหนดขึ้นเพื่อให้บุคลากรที่รู้จักตัวในทีมงานดำเนินงาน แต่บุคลากรที่กำหนดไม่ได้เข้าไปทำโครงการจริง จนมีผลกระทบต่อการดำเนินงานของโครงการ  5ไม่สามารถสร้างผลงานของโครงการได้ตามที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในตารางเวลา เพราะตารางเวลาที่กำหนดไม่เหมาะสม  6ผลงานของโครงการยากกว่าหรือซับซ้อนกว่าที่คาดหมายไว้ ทำให้การดำเนินงานจริงไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ก่อนดำเนินโครงการ  7การดำเนินงานจริงต้องใช้ความพยายามมากกว่าที่คาดไว้ตามแผนงาน กระทบต่อเวลา ต้นทุนของการดำเนินโครงการ  8การเร่งดำเนินงานให้เสร็จตามตารางเวลา กระทบต่อคุณภาพของผลงานโครงการ  9การร่นระยะเวลาการดำเนินโครงการให้สั้นลง ทำให้การดำเนินงานโครงการมีปัญหา  10มีการล่าช้าในกิจกรรมบางอย่างของโครงการ ทำให้กิจกรรมอื่นที่ต่อเนื่องของโครงการล่าช้าเพราะต้องรอ  11บางประเด็นของโครงการเป็นเรื่องที่ไม่คุ้นเคย ทำให้ต้องใช้เวลาในการดำเนินการมากขึ้นกว่าที่คาดไว้  

 

ประเด็นที่ 2 โครงสร้างองค์กรและการบริหารงานของโครงการ

 

ประเด็นที่พิจารณา

ใช่/ไม่ใช่

ผลที่เกิดสำคัญต่อโครงการ

1โครงการขาดการสนับสนุน (sponsor) อย่างเพียงพอและมีประสิทธิภาพจากผู้บริหารระดับสูง  2มีการปรับลดจำนวนทีมงานหรือใช้คนที่ไม่มีทักษะแทนคนที่ชำนาญงานโครงการจนมีผลต่อการลดศักยภาพของโครงการ  3กระบวนการตัดสินใจบางเรื่องของโครงการ การทบทวนโครงการที่ล่าช้า  ทำให้ต้องเลื่อนระยะเวลาของโครงการออกไป  4โครงสร้างของทีมงานในโครงการไม่เหมาะสม ไม่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานโครงการ จนลดประสิทธิภาพของโครงการ  5การปรับลดงบประมาณในการดำเนินโครงการ มีผลต่อการทำกิจกรรมตามแผนงานของโครงการ  6การบริหารงานโครงการ ทำให้ทีมงานขาดแรงจูงใจ  กระทบต่อประสิทธิภพการดำเนินโครงการ  7กิจกรรมโครงการในส่วนที่มีการว่าจ้างบุคคลภายนอกมาดำเนินการมีความล่าช้า   8การวางแผนงานของโครงการแต่แรกไม่มีประสิทธิภาพในการเร่งรัดการทำกิจกรรมให้เสร็จตามกรอบเวลาของโครงการ  

 

ประเด็นที่ 3 ด้านรับมอบผลงานและผลผลิตจากโครงการไปดำเนินการต่อ

 

ประเด็นที่พิจารณา

ใช่

ผลที่เกิดสำคัญต่อโครงการ

1หน่วยงานที่รับมอบผลผลิตจากโครงการไม่เห็นด้วย ไม่ยินดีรับบริหารผลผลิตต่อจากงานโครงการ  2หน่วยงานที่รับมอบผลผลิตต้องการให้ปรับปรุงผลผลิตก่อนนำไปดำเนินงานต่อไป  3หน่วยงานที่รับงานช่วงต่อจากผลงานของโครงการไม่ได้เข้ามาร่วมในโครงการ ไม่ให้ความสนับสนุนการดำเนินงานของโครงการ  4ทรัพยากร เครื่องมือ ทีมงานของหน่วยงานที่รับมอบไม่เหมาะสม ไม่สามารถรับงานที่เป็นผลงานของโครงการไปดำเนินการต่อไป  

 

ประเด็นที่ 4 ผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการ

 

ประเด็นที่พิจารณา

ใช่/ไม่ใช่

ผลที่เกิดสำคัญต่อโครงการ

1ผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการไม่สนใจ ไม่ร่วมมือที่จะทำให้โครงการบรรลุเป้าหมาย  2การเข้ามามีส่วนร่วมในโครงการของผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการล่าช้า ไม่ครบถ้วน ไม่เต็มที่  3เวลาที่ให้กับการสื่อสารและชี้แจง ทำความเข้าใจกับผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการไม่เพียงพอ ไม่เหมาะสม  4ความคาดหวังของผู้รับบริการ ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการเกินกว่าที่เป็นกิจกรรมและผลงานจริงของโครงการ  

 

ประเด็นที่ 5 สภาพแวดล้อมภายนอกโครงการ

1.ผลงานของโครงการขึ้นกับการสนับสนุนจากหน่วยงานภายนอก ซึ่งไม่สามารถควบคุมได้  2.ผลงานของโครงการในรอบแรกต่ำหว่าเกณฑ์ ต้องทำซ้ำ ปรับปรุงใหม่  

 

ประเด็นที่ 6 สภาพแวดล้อมที่สนับสนุนการดำเนินโครงการ

1โครงสร้างพื้นฐาน สิ่งอำนวยความสะดวกในการดำเนินโครงการไม่ได้ส่งมาทันเวลาที่ต้องการ  2โครงสร้างพื้นฐาน สิ่งอำนวยความสะดวกที่จัดหาให้โครงการมาทัน แต่ไม่เพียงพอ ไม่ครอบถ้วน  3เครื่องมือในการพัฒนาโครงการมาถึงไม่ทันเวลาที่ต้องการ  4เครื่องมือในการพัฒนาโครงการไม่สามารถทำงานได้ตามที่คาดหมายไว้ ต้องรอให้ส่งเครื่องมือใหม่มาทดแทน  

 

ประเด็นที่ 7 ผู้รับจ้าง คู่สัญญาภายนอกโครงการ

1ไม่สามารถส่งมอบผลงานครบถ้วน ทันเวลาตามสัญญา กระทบต่อความคืบหน้าของโครงการ  2คุณภาพของผลงานที่ส่งมอบต่ำกว่าระดับที่ยอมรับได้ และต้องการเวลาเพิ่มในการปรับปรุงคุณภาพผลงาน  3ไม่ได้เข้ามามีส่วนร่วม และขาดความเข้าใจในโครงการอย่างเพียงพอ  

 

ประเด็นที่ 8 การจัดหา จัดจ้างบุคลากรดำเนินโครงการ

1การจัดหา จัดจ้าง ส่งตัวบุคลากรล่าช้ากว่าที่คาดหมายและแผน  2การอบรม สร้างความเข้าใจ ซักซ้อมก่อนเริ่มโครงการไม่ได้ดำเนินการ หรือดำเนินการแต่ไม่มีประสิทธิภาพ  3ความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรใหม่ของโครงการกับผู้บริหารใช้เวลา ไม่เป็นไปตามความคาดหมาย  4แรงจูงใจที่ให้กับบุคลากรไม่เหมาะสม ไม่ดีเพียงพอ ที่จะสร้าง กระตุ้นประสิทธิภาพ ผลิตภาพ  5บุคลากรต้องใช้เวลาเพิ่มในการเรียนรู้ประเด็นที่ไม่คุ้นเคย  6มีบุคลากรหลักออกไปหรือเลิกการร่วมในโครงการก่อนเสร็จโครงการ  7การสรรหาบุคลากรใหม่ทดแทนบุคลากรเดิมล่าช้า  8บุคลากรทำงานเป็นทีมไม่ได้ดี แม้ว่าแต่ละคนจะมีความสามารถเฉพาะตัว  9เกิดความขัดแย้งกันระว่างบุคลากรที่ดำเนินโครงการและไม่เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไข  10บุคลากรบางส่วนสร้างปัญหาให้กับโครงการไม่ได้ถูกนำออกไปจากโครงการ จนเป็นปัญหาและอุปสรรคต่อโครงการ  11.บุคลากรที่โครงการต้องการจัดหาไม่ได้ครบถ้วน ต้องให้บุคลากรบางคนทำงานแทนกัน  

 

ประเด็นที่ 9 กระบวนการดำเนินงานโครงการ

1ปริมาณของงานด้านเอกสารและรายงานมีมากจนเป็นภาระเกินไป  2ข้อมูลการกำกับ ติดตามความก้าวหน้าของงานโครงการไม่ถูกต้อง ทำให้ไม่รับรู้ความก้าวหน้าที่แท้จริงของโครงการว่าล่าช้ากว่ากำหนดหรือไม่  3กิจกรรม/รายงานผลการประเมินประกันคุณภาพของผลงานในระดับบน ไม่เพียงพอจนไม่รับรู้ปัญหาด้านคุณภาพของโครงการ  4การวางรูปแบบและองค์ประกอบกระบวนการเป็นแบบหลวม ๆ ไม่ครบถ้วน ไม่ครอบคลุม ทำให้เกิดความเข้าใจผิด ผิดพลาดในการสื่อสาร และเป็นปัญหาในการบรรลุเป้าหมายของโครงการ  5ใช้เวลาในการจัดทำรายงานมากเกินไป ซ้ำซ้อนกัน  6การวางรูปแบบและองค์ประกอบ กระบวนงานของโรงการเข้มงวด ตายตัว เน้นโครงสร้างราชการ  7ขาดความเอาจริงเอาจังและใส่ใจworst case scenario ในการบริหารความเสี่ยงของโครงการ จึงไม่ได้เตรียมการล่วงหน้าเพียงพอ  

 

 

สนใจเชิญบรรยายหัวข้อนี้ติดต่อ sumetheeprasit@hotmail.com

Rate this:

Share this:

• Twitter
• Facebook

Like this:

ถูกใจ กำลังโหลด...

Related

กรกฎาคม 8, 2012 - Posted by Chiraporn Sumetheeprasit | Project Risk | การกำกับการปฏิบัติ, การควบคุมภายใน, ความเสี่ยง บริหารความเสี่ยง, ความเสี่ยงครบวงจร, ความเสี่ยงโครงการ, บูรณาการความเสี่ยง, Compliance, ERM, Governance, GRC, Project risk, Risk