1. การถ่ายเอกสารทุกครั้งควรปิดฝาครอบให้สนิท ในกรณีที่ไม่สามารถปิดให้สนิทได้ ควรหลีกเลี่ยงการมองไปที่เครื่องถ่ายเอกสาร
2. ควรมีการติดตั้งพัดลมดูดอากาศเฉพาะที่ในห้องถ่ายเอกสาร
3. ควรสวมถุงมือขณะเติม หรือเคลื่อนย้ายผงหมึก และในกรณีที่จำเป็นควรสวมหน้ากากนิรภัยด้วย นอกจากนี้ควรขอรับเอกสารเรื่องความปลอดภัยในการใช้สารเคมี จากบริษัทผู้ผลิตหรือผู้ขายเครื่องถ่ายเอกสาร
4. ผงหมึกที่ใช้แล้วควรนำไปกำจัด โดยใส่ลงในภาชนะที่ปิดมิดชิด รวมไปถึงผงหมึกที่หกเลอะเทอะ หรือฟุ้งกระจายออกมา ขณะทำการเติมผงหมึกด้วย
5. เมื่อจะซื้อเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องใหม่ ควรตรวจเช็คให้แน่ใจว่า – มีระบบการเติมผงหมึกที่ปลอดภัย และมีภาชนะบรรจุเศษผงหมึกในเครื่อง -เครื่องถ่ายเอกสารนี้จะไม่ทำงาน หรือเครื่องจะดับอัตโนมัติ เมื่อภาชนะบรรจุเศษผงถ่านในเครื่องเต็มแล้ว – ควรแน่ใจว่าเครื่องถ่ายเอกสารนี้ได้รับการบำรุงรักษาเป็นประจำ
6. ควรแน่ใจว่าเครื่องถ่ายเอกสารนี้ได้รับการบำรุงรักษาเป็นประจำ
7. ไม่ควรจัดวางเครื่องถ่ายเอกสารได้ในห้องทำงาน ควรจัดแยกไว้ในห้องถ่ายเอกสารโดยเฉพาะ หรือไว้ในมุมห้องที่ไกลออกไปจากคนทำงาน และควรแน่ใจว่ามีการระบายอากาศที่เหมาะสมในห้องนั้น
8. สำหรับผู้ที่มีหน้าที่ให้บริการหรือซ่อมบำรุง รักษาเครื่องถ่ายเอกสาร ควรสวมถุงมือยางแบบใช้แล้วทิ้งขณะทำงาน รวมทั้งหลีกเลี่ยงการสัมผัสโดยตรงกับลูกกลิ้งด้วย
9. ไม่ควรมีผู้ใดต้องทำงานเครื่องถ่ายเอกสารตลอดทั้งวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีปัญหาระบบทางเดินหายใจอยู่แล้ว
10. ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับเครื่องถ่ายเอกสารควรได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสม – ผู้ที่ใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องถ่ายเอกสารอย่างเหมาะสม และปลอดภัย – ผู้ที่ดูแลรับผิดชอบอุปกรณ์ ควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการเคลื่อนย้าย และการเก็บสารเคมีที่ใช้ในกระบวนการถ่ายเอกสาร รวมไปถึงการนำสารเคมีมาใช้ และการกำจัดของเสียด้วย
บำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นสิ่งสำคัญ ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารยังคงเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ต้องมีไว้ใช้ในสำนักงาน ถึงแม้ว่ากระแสการใช้กระดาษลดน้องลง แต่เราก็ไม่สามารถปฎิเสธการใช้เอกสารบางอย่างที่ต้องเป็นกระดาษ เช่น เอกสารด้านกฎหมาย เอกสารบัญชี เอกสารอนุมัติต่างๆ ดังนั้นเรามาดูสิว่าการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบัน ควรมีหลักการอะไรบ้าง
ประโยชน์เครื่องถ่ายเอกสาร- ช่วยทำให้ประหยัดเวลา แรงงาน เพราะไม่ต้องใช้พนักงานในการพิมพ์งาน สามารถถ่ายเอกสารตามแบบที่ต้องการได้เลย และที่สำคัญยังสามารถถ่ายเอกสารเป็นแบบสีได้อีกด้วย
- ช่วยทำสำเนาได้อย่างสะดวกและรวดเร็วไม่จำกัดจำนวน ไม่ว่าจะทำสำเนากี่ชุดก็ตาม สามารถรองรับความต้องการได้อย่างสบายๆ เลย
- ขั้นตอนและวิธีการใช้งานใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาฝึกฝน เพียงแค่อ่านวิธีการใช้ กดปุ่มนิดหน่อยเพียงเท่านี้ก็สามารถสร้างสำเนาเอกสารกันได้อย่างรวดเร็ว
- การถ่ายเอกสารหรือการทำสำเนาไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ หรืออะไรก็ตามแต่ ก็จะเหมือนกับต้นฉบับเลย บำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร
- การถ่ายเอกสารหรือการทำสำเนา สามารถปรับย่อเพิ่มขนาดได้ ไม่ว่าจะเป็นขนาดไหน จะเล็กจะใหญ่ก็สามารถรองรับได้ทั้งหมด
เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้ในการถ่ายสำเนาเอกสาร โดยใช้ความร้อนหรือไฟฟ้าสถิตในการอ่านเอกสารต้นฉบับและการพิมพ์เอกสารนั้นออกมา ปัจจุบันการถ่ายเอกสารมีทั้งถ่ายแบบขาวดำและถ่ายแบบสี ผู้ใช้งานได้รับความสะดวกสบายเพิ่มขึ้น อีกทั้งในการถ่ายเอกสารยังถ่ายง่ายกว่าสมัยก่อนเนื่องจากเครื่องถ่ายในยุคปัจจุบันมีการพัฒนารูปแบบการใช้งานรวมถึงเทคโนโลยีต่างๆเยอะมาก
เครื่องถ่ายเอกสาร จัดได้ว่าเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ทุกๆหน่วยงานมีความจำเป็นที่ต้องใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายเอกสาร การจัดทำสำเนาต่างๆ ทำให้การบริการงานมีความง่ายมากยิ่งขึ้น
ประวัติและวิวัฒนาการของเครื่องถ่าย
เอกสาร (Copier Machine)
เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นเครื่องใช้สำนักงานประเภทหนึ่งที่ได้รับความนิยมในการนำมาช่วยทำสำเนาผลิตเอกสาร โดยการถ่ายภาพเอกสารต้นฉบับแล้วทำสำเนาลงบนกระดาษได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายอย่างมาก
เครื่องถ่ายเอกสารถูกประดิษฐ์ขึ้นด้วยฝีมือของชาวอเมริกันชื่อ เชสเตอร์ เอฟ. คาร์ลสัน (Chester F. Carlson) ในปี พ.ศ. 2481 โดยได้คิดค้นระบบถ่ายเอกสารได้เป็นผลสำเร็จเป็นรายแรก
เชสเตอร์ คาร์ลสัน เป็นนักฟิสิกส์อเมริกัน ประดิษฐ์ขึ้นในนิวยอร์กเมื่อปี ค.ศ.1938 ออกใช้ ปี ค.ศ.1947 และเรียกวิธีการนี้ว่า ซีโรกราฟี xerography มาจากคำภาษากรีก
แปลว่า การเขียนแห้ง หลักการทำงานนั้นจะเป็นกระบอกหมุนสำหรับให้กระดาษไขแนบโดยรอบและใช้ระบบแสงฉายข้อความหรือภาพของเอกสารที่ทำสำเนาไปยังกระบอกหมุนโดยผ่านกระจกและเลนส์
ระบบแสงนี้ทำให้สามารถย่อหรือขยายขนาดของสำเนาเอกสารได้ กระบอกนี้จะอัดด้วยไฟฟ้าสถิตและเคลือบชั้นบางๆด้วยสาร เซเลเนียม ซึ่งเป็นตัวนำไฟฟ้า เมื่อส่วนที่เป็นสีขาวหรือที่ว่างของต้นฉบับถูกแสง ก็จะสะท้อนแสงไปที่กระบอก ทำให้ประจุไฟฟ้าบนกระบอกถูกลบออก แต่สีดำของต้นฉบับไม่สะท้อนแสง ประจุไฟฟ้าจึงยังคงอยู่ ส่วนที่มีประจุไฟฟ้าจะดึงผงสีดำเรียกว่าสารเปลี่ยนสีtoner ซึ่งประกอบเป็นรูปตามต้นฉบับลงบนกระดาษอัดสำเนา ในเครื่องถ่ายเอกสารแบบสี ต้นฉบับจะถูกสแกน 3 ครั้งและส่งไปยังกระบอกโดยผ่านแผ่นกรองแสง 3 สี ซึ่งแยกออกเป็นแม่สีของแสง 3 สี ได้แก่ แดง ฟ้าและเขียว
แล้วสร้างใหม่โดยใช้สารเปลี่ยนสีทุติยภูมิ คือ ม่วงแดง น้ำเงินเขียว และเหลืองรวมทั้งสีดำ ให้ปรากฏเป็นสีตามต้นฉบับสำเนาการถ่ายเอกสารสีก็เหมือนการพิมพ์ภาพสีคือ ภาพจะพิมพ์ทับกัน 4 ชั้น
ชั้นแรกเป็นส่วนสีเหลือง ต่อมาสีม่วงแดง
ตามด้วยสีน้ำเงินเขียวและท้ายสุดคือสีดำ [color=Black][/color]
ก่อนหน้าทศวรรษที่ 1940
การทำสำเนาเอกสารหรือภาพเป็นงานที่หนักเสียเวลาและเลอะเทอะเปรอะเปื้อน ต้องมีการปรุกระดาษไขหรือภาพถ่ายต้นฉบับก่อนเข้าเครื่องอัดสำเนาแบบเก่าที่ใช้หมึกเครื่องถ่ายเอกสารสมัยใหม่เป็นแบบใช้ไฟฟ้าสถิต สามารถถ่ายสำเนาขาวดำ 135 แผ่นต่อนาทีและทำสำเนาที่ขยายใหญ่ ย่อขนาด ปรับเข้มขึ้นหรือจางลงกว่าต้นฉบับ เมื่อกดปุ่มที่ควบคุมโดยไมโครโปรเซสเซอร์ซึ่งขอบอกว่าใครได้เห็นภายในเครื่องถ่ายเอกสารโดยเฉพาะระบบไฟฟ้าแล้วจะคิดไม่ถึงว่าอะไรจะซับซ้อนได้ขนาดนี้แผงวงจรรวมไม่รู้กี่แผง สายไฟต่อระหว่างแผงวงจรเป็นมัด ๆ ดูสับสนยุ่งเหยิงไปหมด เป็นอุปกรณ์ไฮเทคมากๆ
แสงฟลูออเรสเซนซ์หรือแสงฮาโลเจนที่ส่งไปยังต้นฉบับซึ่งสแกนตรวจโดยกระจกที่เลื่อนไปมาข้างใต้ต้นฉบับจะฉายภาพไปยังกระบอกหมุนซึ่งอัดไฟฟ้าสถิต กระบอกหรือดรัม (Drum) เคลือบด้วยวัสดุที่นำไฟฟ้าด้วยแสงคือนำไฟฟ้าเมื่อแสงส่องไปถูก กระบอกจะอัดไฟฟ้าสถิตในที่มืดขณะที่หมุนผ่านสารเพิ่มความไวแสงที่ความต่างศักย์สูง เมื่อแสงส่องไปยังต้นฉบับส่วนที่เป็นสีดำของภาพจะติดอยู่บนกระบอก
ส่วนที่เป็นสีขาวบนต้นฉบับจะสะท้อนแสงไปบนกระบอกและสลายประจุบนกระบอกออกไป เหลือประจุบวกเป็นตัวอักษร เช่น ก ข a b c d ลองนึกดูว่าบนตัวอักษรเหล่านี้เป็นเส้นที่มีประจุบวกอยู่ รวมไปถึงรูปภาพ
หน้าคน ต้นไม้ ภูเขา ก็ประกอบด้วยประจุบวกเต็มไปหมด สารเปลี่ยนสีหรือ Toner ที่ถูกถ่ายไปยังกระบอกหรือ Drum จะถูกดูดไปยังส่วนที่มีประจุไฟฟ้าบวกซึ่งตรงกับส่วนที่เป็นสีดำ
กระดาษสำเนาที่มีประจุไฟฟ้าจะดึงดูดสารเปลี่ยนสีซึ่งจะหลอมเข้าด้วยกันโดยลูกกลิ้ง เครื่องถ่ายเอกสารสีชนิดใช้แสงเลเซอร์สามารถสร้างสีที่เหมือนจริงยิ่งขึ้น
ภาพต้นฉบับที่ถูกสแกน 3 ครั้งจะถูกส่งไปยังแผ่นเซลล์ไวภาพ ( Photosensitive cells ) ถ้าเป็นกล้องดิจิตอลสมัยใหม่น่าจะตรงกับส่วนที่เป็นอุปกรณ์ตรวจจับแสงที่เป็นชิปเซนเซอร์ที่เรียกว่า ccd หรือ charged coupled device แบบหนึ่งหรือเซนเซอร์รับแสงอีกแบบหนึ่งที่เรียกว่า cmos หรือ complimentary metal-oxide semiconductor ที่มีมานานแล้ว อุปกรณ์นี้จะถ่ายเทประจุซึ่งจะแปรเป็นสัญญาณ digital แล้วป้อนสัญญาณเข้าเครื่อง เลเซอร์ซึ่งจะส่งออกมาเป็นสัญญาณแสงเพื่อสร้างภาพทีละเส้นบน Drum ที่อัดไฟฟ้าสถิตและมีสภาพ นำไฟฟ้าด้วยแสง ( Photoconductive )
การทำงานของเครื่องถ่ายเอกสาร
หลักการใช้กระแสไฟฟ้าสถิต
เป็นหลักการทำงานของเครื่องถ่ายเอกสารทุกเครื่อง โดยต้นฉบับที่จะใช้ถ่ายเอกสารนั้น เมื่อได้รับแสงจากหลอดไฟพลังงานสูง ภาพต้นฉบับก็จะถูกสะท้อนแสงไปยังลูกกลิ้งที่มีประจุไฟฟ้าอยู่
และเนื่องจากพื้นผิวของลูกกลิ้งเป็นตัวนำแสงซึ่งมีความไวต่อแสงสว่าง บริเวณที่สัมผัสแสงสว่างก็จะสูญเสียประจุไฟฟ้าสถิตไป ผลของการสูญเสียประจุไฟฟ้าสถิต เนื่อง จากการสะท้อนแสงจากต้นฉบับทำให้คงเหลือประจุไฟฟ้าสถิตที่ลูกกลิ้งตามรูปแบบที่เป็นส่วนมืดหรือสีเข้มของต้นฉบับ และประจุไฟฟ้าที่เหลืออยู่บนลูกกลิ้งนี้เองที่จะดูดผงหมึกเข้าไปติดและพิมพ์ลงบนกระดาษ
กระดาษที่พิมพ์แล้วนี้จะได้รับความร้อนจากหลอดไฟให้ความร้อนในขั้นตอนสุดท้ายของการถ่ายเอกสารซึ่งจะหลอมละลายพลาสติกเรซินที่ผสมอยู่ในผงหมึกช่วยให้ภาพติดอยู่ได้คงทนบนกระดาษ
เครื่องถ่ายเอกสารมีอยู่ 2 ประเภท
คือ เครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง และระบบเปียก แต่ที่ใช้กันโดยทั่วไปมักเป็นระบบแห้ง
1. เครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง ใช้ผงหมึก(ผงคาร์บอนและเรซิน) ผสมกับสารที่ทำหน้าที่เป็นตัวนำผงหมึกให้ไปติดลูกกลิ้ง ได้แก่ ผงเหล็กกล้า ผงแก้ว และเม็ดทรายหรือซิลิกา เมื่อผงหมึกถูกดูดไปเกาะติดที่ลูกกลิ้งแล้ว สารตัวนำผงหมึกเหล่านี้ก็จะถูกนำกลับมาใช้ใหม่
2. เครื่องถ่ายเอกสารระบบเปียก ใช้สารละลายไฮโดรคาร์บอน โดยปกติใช้สารไอโซดีเคน (isodecane) เป็นตัวนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้งในกระบวนการถ่ายเอกสารระบบเปียกนี้ กระดาษจะถูกทำให้ชื้นด้วยสารไอโซดีเคนก่อนที่จะนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้ง จากนั้นความร้อนหรืออากาศก็จะถูกใช้เป็นตัวช่วยให้กระดาษแห้งหลังจากถ่ายทอดภาพจากต้นฉบับได้แล้ว
ส่วนประกอบของเครื่องถ่ายเอกสาร
เครื่องถ่ายเอกสารจะมีส่วนประกอบและหน้าที่ภายในดังนี้
1. Photocopierdrum ดรัม คือ กระบอกโลหะที่เคลือบสารที่นำไฟฟ้าได้เมื่อถูกแสงตกกระทบแต่ไม่นำไฟฟ้าในที่มืด สารนี้เป็นสารกึ่งตัวนำหรือ semiconductor เช่น selenium, germanium
2. Corona wires หรือ ลวดโคโรนา จะทำงานภายใต้ความต่างศักย์สูง (high electrical voltage) ทำหน้าที่สร้างประจุไฟฟ้าบวกบนดรัมและแผ่นกระดาษสำเนา 3. Lamp และ lens หรือหลอดไฟและเลนส์ เป็นหลอด fluorescent หรือ halogen ที่มีความสว่างมาก หลอดนี้จะวิ่งผ่านตัวเอกสารและสะท้อนแสงไปที่กระจกและเลนส์แล้วตกกระทบบนดรัมอีกทีหนึ่ง
4. Toner หรือสารที่ให้สี เช่น สีดำที่เห็นกันทั่ว ๆ ไป
5. Fuser มีหน้าที่ให้ความร้อนผ่านลูกกลิ้ง (roller) เพื่อละลาย toner ให้ติดกับกระดาษ
การดูแลรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร
1. ศึกษาขั้นตอนและวิธีการใช้เครื่องแต่ละชนิดจากคู่มือประจำเครื่อง
2. ตั้งเครื่องให้อยู่ในที่ที่อากาศถ่ายเทได้สะดวก ห่างไกลจากความชื้นและแสงแดด
3. หมั่นเช็ดและทำความสะอาดตัวเครื่องด้านนอกทุกวัน
4. หากมีการติดตั้งถาดป้อนต้นฉบับอัตโนมัติให้ทำความสะอาดบริเวณถาดป้อนต้นฉบับอัตโนมัติด้วยผ้านุ่มสะอาด
5. ไม่ควรเปิด-ปิดเครื่องถ่ายเอกสารบ่อย ๆ
6. ทำความสะอาดกระจกวางต้นฉบับและฝาปิดต้นฉบับด้านในเป็นประจำสม่ำเสมอทุกวันโดยผ้านุ่มและสะอาดเท่านั้นถ้าสกปรกมากให้ใช้ผ้านุ่ม ชุบน้ำพอเปียกชื้นทำความ สะอาดเพียงอย่างเดียว ห้ามใช้ทินเนอร์ น้ำมันเบนซิน หรือสาละลายอื่น ๆ อย่างเด็ดขาด
7. หมั่นตรวจดูผงหมึกให้อยู่ในปริมาณเพียงพอที่จะถ่ายเอกสารได้ชัดเจนอยู่เสมอ เวลาเทหมึกต้องระมัดระวังอย่าให้ผงหมึกฟุ้งกระจายเข้าตัวเครื่อง
8. ใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้งหลักจากเลิกการใช้งานและก่อนคลุมเครื่องควรรอให้เครื่องเย็นเสียก่อนจึงทำการคลุมเครื่องทั้งนี้เพื่อป้องกันฝุ่นละอองและความชื้น
9. ขณะเครื่องกำลังทำงานห้ามหมุนหน้าปัดเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารโดยเด็ดขาดและควรเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารอย่างช้า ๆ ก่อนกดปุ่ม Start
10. ระมัดระวังเกี่ยวกับสายไฟ ปลั๊กไฟที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร เมือเลิกใช้เครื่องให้ปิดสวิตซ์และถอดปลั๊กไฟให้เรียบร้อย
11. ควรจัดทำประวัติการใช้งานการซ่อมแซมและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารให้ละเอียด
12. ถ้าเครื่องมีปัญหาติดขัดไม่สามารถใช้งานได้ควรเรียกช่างผู้ชำนาญมาทำการตรวจซ่อม ห้ามทำการซ่อมเองโดยเด็ดขาด
วิธีการใช้เครื่องถ่ายแอกสาร
1. เปิดสวิตซ์การทำงานของเครื่อง
2. ตรวจสอบจอแสดงผล
3. วางเอกสารต้นฉบับบนแผ่นกระจกสำหรับถ่ายเอกสาร หรือการวางในถาดชุดอุปกรณ์เสริม
4. ทำการตั้งค่าที่จำเป็น
5. ป้อนจำนวนของสำเนา
6. กดปุ่ม Start เครื่องเริ่มดำเนินการถ่ายเอกสาร