บันทึกข้อความ ชี้แจง ข้อเท็จจริง

ขอค้าน … ถ้าใครว่าการทำ “หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง” ง่ายกว่าการทำหนังสือชี้แจงแก้ข้อกล่าวหา รวมทั้งเห็นว่าแนวคิดเรื่องการทำ “หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง”เป็นเรื่องที่ง่ายนั้น เป็นสิ่งที่คิดผิด เพราะว่าการทำ “หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง”ในเหตุร้องเรียนต่างๆ ผู้ชี้แจงข้อเท็จจริงจะมีเพียงข้อร้องเรียน โดยไม่มีการระบุฐานความผิดให้เป็นขอบเขตในการเขียนคำชี้แจงฯ ซึ่งต่างจากการทำหนังสือชี้แจงแก้ข้อกล่าวหาที่ผู้ถูกกล่าวหา จะมีข้อกล่าวหาและฐานความผิดเป็นตัวกำหนดขอบเขตในการเขียนชี้แจงแก้ข้อกล่าวหา

มือใหม่อาจ งง! กับความข้างต้น จึงใคร่ขออธิบายเพิ่มเติมว่าการทำ “หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง”อาจไม่ใช่เรื่องยาก หากเป็นการชี้แจงข้อเท็จจริงเรื่องขาดงานหรือมาสาย ซึ่งท่านสามารถคาดการณ์ได้ว่าเป็นการชี้แจงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับความผิดฐานละทิ้งหน้าที่ราชการ ดังนั้น การวางโครงเรื่องของหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง ก็สามารถดำเนินการร่างคำชี้แจงฯ ตามองค์ประกอบความผิดฐานละทิ้งหน้าที่ราชการได้อย่างง่ายดาย

แต่เมื่อโลกแห่งความจริง ท่านยังต้องอยู่ภายใต้การบังคับบัญชา และการทำหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง มิได้จำกัดเพียงเรื่องขาดงานหรือมาสาย ดังนั้น การไม่ระบุฐานความผิดให้เป็นขอบเขตแห่งการเขียนคำชี้แจงฯ จึงเป็นอุปสรรคสำคัญที่ทำให้ผู้ชี้แจงข้อเท็จจริงไม่อาจเขียนคำชี้แจงข้อเท็จจริง เพื่อปกป้องตนเองได้ครบทุกฐานความผิดทางวินัย กระทั่งบางครั้ง อาจเกิดเป็นเรื่องที่น่าฉงนสงสัยว่า หลังจากชี้แจงข้อเท็จจริงไปแล้ว เหตุใดจึงมีการตั้งสอบวินัยติดตามมา

โปรดทราบ ! ผู้ถูกกล่าวหา / ผู้อุทธรณ์ สามารถอ่านบทความเกี่ยวกับการแก้ข้อกล่าวหา / การอุทธรณ์ฯ ได้เพิ่มเติมที่ www. วินัย.com

หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง คืออะไร

“หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง” ในที่นี้คือหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง หรือบันทึกข้อความชี้แจงข้อเท็จจริงทางวินัย ซึ่งเป็นหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ทั้งในและนอกหน้าที่ราชการของเจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียน ตามประเด็นการร้องเรียนในเรื่องต่างๆ หรือตามที่ผู้บังคับบัญชาสงสัยว่ามีการทำผิดวินัย

เนื่องจากกระบวนการต่างๆในชั้นสืบสวนข้อเท็จจริงนี้ ถือเป็นขั้นตอนภายในของฝ่ายปกครอง (ผู้บังคับบัญชา) เพื่อให้ทราบข้อเท็จจริงและพยานหลักฐานเบื้องต้นว่ามีเจ้าหน้าที่ผู้ใด มีมูลอันควรกล่าวหาว่ากระทำผิดวินัยหรือไม่ ดังนั้น กระบวนการต่างๆในชั้นสืบสวนข้อเท็จจริง จึงยังมิได้มีผลกระทบต่อสิทธิหรือหน้าที่ใดๆของเจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียน

เพราะหากผู้บังคับบัญชาเห็นว่าผลการสืบสวนข้อเท็จจริง เป็นกรณีไม่มีมูลความผิดวินัยก็ให้มีอำนาจยุติเรื่อง แต่หากเป็นกรณีที่มีมูลความผิดวินัยและมีพยานหลักฐานเบื้องต้นแล้ว ก็ให้มีอำนาจดำเนินการทางวินัยต่อไป ฉะนั้นแล้ว ในชั้นสืบสวนข้อเท็จจริง เจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียน จึงยังมิใช่ผู้ได้รับความเดือดร้อนจากการสืบสวนข้อเท็จจริง อันที่จะมีสิทธิฟ้องคดีต่อศาลปกครองแต่อย่างใด

รูปแบบหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง

ปกติแล้วผู้สืบสวนข้อเท็จจริงจะเป็นผู้กำหนดวิธีการและรายละเอียดในการชี้แจงข้อเท็จจริงเพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียนทำการชี้แจงข้อเท็จจริง โดยเบื้องต้นฝ่ายผู้สืบสวนมักจะกำหนดให้เจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียนมาพบ และทำการชี้แจงข้อเท็จจริงด้วยวาจามากกว่าการเขียนชี้แจงข้อเท็จจริงเป็นหนังสือ ดังนั้น การชี้แจงข้อเท็จจริงในรูปแบบหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงหรือบันทึกข้อความชี้แจงข้อเท็จจริง ส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นหลังจากที่เจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียนไปพบผู้สืบสวนมาแล้ว และมีความประสงค์ต้องการทำรายละเอียดชี้แจงข้อเท็จจริงเพิ่มเติม หรือเป็นกรณีที่ผู้บังคับบัญชาไม่แต่งตั้งผู้สืบสวน แต่ได้สั่งการเป็นหนังสือขอให้ชี้แจงข้อเท็จจริง ไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง ดังนั้น เพื่อเป็นการนำเสนอสาระต่างๆ เกี่ยวกับการจัดทำหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง เว็บวินัยฯ จึงขอนำเสนอรูปแบบการเขียนหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงทางวินัย ซึ่งแบ่งตามชนิดการร่างหนังสือ จำนวน 2 รูปแบบ ดังนี้

1. หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงแบบ “เปิด” คือรูปแบบการร่างหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงที่ฝ่ายเจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียนมีความมั่นใจทั้งในข้อเท็จจริงและข้อกฎหมาย(กฎ ระเบียบ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่ในเรื่องที่ถูกร้องเรียน) หรือเป็นการปฏิบัติหน้าที่ตามข้อสั่งการที่ชอบด้วยระเบียบ กฎหมาย เช่น การเพิ่มชื่อและรายการบุคคลในทะเบียนบ้าน หรือการทำบัตรประจำตัวประชาชนใหม่ กรณีบัตรหายหรือถูกทำลาย แม้เจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียนปฏิบัติหน้าที่ตามระเบียบหลักเกณฑ์ของทางราชการ แต่หากผู้มาติดต่อราชการขาดความเข้าใจในระเบียบหลักเกณฑ์การปฎิบัติของทางราชการก็อาจเกิดข้อร้องเรียนได้ การชี้แจงข้อเท็จจริงในลักษณะเช่นนี้ ควรเปิดเผยข้อเท็จจริงให้หมดโดยไม่จำต้องปกปิดข้อเท็จจริงใด ซึ่งวิธีการอย่างง่ายในการร่างหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงรูปแบบนี้คือให้ทำการร่างตามลำดับการเดินทางของเอกสาร (คำขอทำบัตรฯ) โดยเริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการยื่นคำขอต่างๆของผู้ร้องเรียน กระทั่งถึงขั้นตอนการพิจารณาอนุมัติหรือไม่อนุมัติ พร้อมทั้ง สรุปในตอนท้ายว่า เหตุต่างๆ ตามเรื่องร้องเรียนเป็นการดำเนินการตามระเบียบราชการเรื่องใด ข้อใด และคำขอของผู้ร้องขัดต่อระเบียบกฎหมายอย่างไร กับทั้งให้แนบเอกสารพยานหลักฐานต่างๆที่เกี่ยวข้อง ประกอบท้ายหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง หรือบันทึกข้อความชี้แจงข้อเท็จจริงให้ครบถ้วน ทั้งนี้ เพื่อความสะดวกต่อการเข้าชี้แจงข้อเท็จจริงด้วยวาจา หรือการมอบหมายบุคคลอื่น เข้าชี้แจงข้อเท็จจริงเพิ่มเติม เพราะเอกสารหลักฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้ถูกเสนอรวมไปพร้อมกับหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงแล้ว
2. หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงแบบ “ปิด” คือรูปแบบการร่างหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงที่ฝ่ายเจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียน ยังไม่มีความมั่นใจในข้อเท็จจริงหรือพยานหลักฐาน รวมทั้งอาจเป็นกรณีที่ผลการตรวจพิสูจน์ยังไม่ยุติ แต่จำต้องชี้แจงข้อเท็จจริง ตามกรอบระยะเวลาที่ทางราชการกำหนด การเขียนหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงในลักษณะนี้ ผู้ร่างจะต้องไม่ทำการร่างหนังสือในลักษณะที่ผูกมัดตนเองเกินไป เพราะหากภายหลังปรากฏข้อเท็จจริงที่ยุติแล้วได้ผลตรงข้ามกับการชี้แจงข้อเท็จจริงเดิม กรณีเช่นนี้อาจส่งผลร้ายต่อรูปคดีในชั้นสอบสวนทางวินัยได้ ดังนั้น การเขียนหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงในลักษณะปิดนี้ เจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียน อาจทำการชี้แจงข้อเท็จจริงในลักษณะภาพรวม หรือตามแนวนโยบาย/วัตถุประสงค์โครงการ แต่ควรมีข้อความครบถ้วนถูกต้องตามหลักเกณฑ์การตอบเรื่องร้องเรียน เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องสามารถจัดการตอบเรื่องร้องเรียนไปพลางได้ก่อน ซึ่งการเขียนหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงในลักษณะนี้ ผู้ร่างจะต้องมีความระมัดระวังในเรื่องการใช้ถ้อยคำ และการเชื่อมโยงของพยานเอกสารเป็นพิเศษ รวมทั้งจะต้องไม่หลงลืมในการทำหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงเพิ่มเติมภายหลัง เมื่อมีข้อเท็จจริงใดยุติแล้ว

tips:หนังสือชี้แจงข้อเท็จจริง

เคล็ดลับสำหรับการทำหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงนั้น หากเป็นเรื่องร้องเรียนที่คาบเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัว ท่านต้องนำหน้าที่ราชการตามมาตรฐานกำหนดตำแหน่งหรือคำสั่งมอบหมายงาน มาประกอบการชี้แจงฯ เพื่อตัดเรื่องร้องเรียนให้ขาดก่อนว่าเป็นการร้องเรียนในเรื่องส่วนตัว หรือเรื่องในหน้าที่ราชการ จากนั้น จึงทำการชี้แจงข้อเท็จจริงตามรูปเรื่องที่เกิดขึ้น

แต่หากเป็นการชี้แจงข้อเท็จจริงในเรื่องทางวินัยที่คาบเกี่ยวกับคดีแพ่งและคดีอาญา ตัวอย่างเช่น การชี้แจงข้อเท็จจริง กรณีการร้องเรียนเรื่องกู้ยืมเงิน / ร่วมลงทุนขายสินค้า หรือการเล่นแชร์ทองคำ แชร์อาหารเสริม แชร์ปุ๋ยเคมี ซึ่งพฤติการณ์ทางคดีอาจเป็นได้ทั้งเรื่องการกู้ยืมเงิน หรือร่วมลงทุน (คดีแพ่ง) หรือเรื่องฉ้อโกง(คดีอาญา) ดังนั้น การทำหนังสือชี้แจงข้อเท็จจริงในเรื่องทำนองนี้ ท่านควรเขียนอธิบายขั้นตอนและพฤติการณ์ต่างๆ ในการประกอบธุรกิจ เช่น พื้นฐานหรือประวัติทางค้า(เดิม) ขั้นตอนการสั่งซื้อ และการจำหน่ายสินค้า ภาพถ่ายการมีหน้าร้านเพื่อจำหน่ายสินค้า หรือ อธิบายเส้นทางการเงินของผู้ร้อง ว่ามีความเกี่ยวข้องหรือเชื่อมโยงกับเจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียนหรือไม่ อย่างไร เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาได้เห็นรูปเรื่องทั้งหมดว่าเป็นการกู้ยืม หรือร่วมลงทุน หรือฉ้อโกง เพราะพฤติการณ์ในเรื่องร้องเรียนบางเรื่อง อาจเกิดจากการเข้าใจผิด และอาจไม่เป็นความผิดทางวินัยก็ได้ ตัวอย่างเช่น การร่วมลงทุนจำหน่ายสินค้า ซึ่งผู้ร้องได้นำเงินมาร่วมลงทุนจำหน่ายสินค้ากับเจ้าหน้าที่ผู้ถูกร้องเรียน แต่ต่อมาภายหลังมีการขาดทุนมิได้รับประโยชน์ตามที่คาดหวัง หากข้อเท็จจริงมิได้มีการหลอกลวง หรือคดโกงกัน แต่เป็นเรื่องของการมีกำไรหรือการขาดทุนที่อาจเกิดขึ้นได้ตามปกติในทางการค้าแล้ว รูปเรื่องในลักษณะเช่นนี้ย่อมไม่มีมูลความผิดทางวินัยแต่อย่างใดครับ.