ประกาศมีความสำคัญสำหรับการดำเนินชีวิตและการประกอบกิจธุระ การงานของบุคคลทั่วไปเพราะในบางครั้งไม่สามารถติดต่อกันด้วยวิธีการสนทนา ดังนั้น การเขียนประกาศจึงเข้ามามีอิธิพลมากขึ้น การศึกษาเรียนรู้เรื่องการเขียนประกาศและสามารถเขียนประกาศได้จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง
การเขียนประกาศ
การประกาศ คือ การทำให้สาธารณชนทราบขาวสารเรื่องเดียวกันอย่างแพร่หลาย โดยอาศัยสื่อสาธารณะชนิดใดชนิดหนึ่ง เช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ ป้ายประกาศสาธารณะ ข่าวสารนั้นอาจเป็นเพียงแจ้งให้ทราบ หรือแจ้งให้ทราบแล้วให้ผู้เกี่ยวข้องปฏิบัติ เช่น ประกาศนามนักกีฬาดีเด่นประจำปี ประกาศแต่งตั้งผู้ดำรงตำแหน่งต่างๆ ประกาศรายชื่อผู้ที่ได้รับเลือกตั้งเป็นสมาชิกสภาผู้แทนราษฎร เหล่านี้เป็นประกาศเพียงแจ้งให้ทราบ ส่วนประกาศรับสมัครงานผู้ประสงค์จะสมัครงานจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนและเงื่อนไขที่ระบุไว้ในประกาศ ประกาศให้รางวัลผู้นำของหายมาคืน ผู้ที่พบของหายและประสงค์จะได้รับรางวัลก็ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขให้ครบตามประกาศ ประกาศของกรมอุตุนิยมวิทยาเกี่ยวกับดินฟ้าอากาศ ประชาชนที่เกี่ยวข้องก็ต้องสำเนียก ปฏิบัติตามเพื่อประโยชน์ และความปลอดภัยของตนเอง
ประกาศอย่างเป็นทางการ และประกาศอย่างไม่เป็นทางการ
โดยทั่วไปประกาศอาจแบ่งออกได้เป็น 2 ชนิด ประกาศอย่างเป็นทางการ และประกาศอย่างไม่เป็นทางการ ประกาศอย่างเป็นทางการ มักจะเป็นประกาศขององค์การและหน่วยงานราชการต่างๆ ประกอบด้วยส่วนสำคัญต่อไปนี้ คือ
1. ชื่อหน่วยงานหรือองค์การที่ออกประกาศ
2. เรื่องที่ประกาศ
3. เนื้อความที่ประกาศ ซึ่งมีอย่างน้อย 2 ส่วน คือ
– เหตุผลหรือความเป็นมา
– จุดประสงค์สำคัญซึ่งมีทั้งรายละเอียดและเงื่อนไขต่างๆ รวมทั้งขั้นตอนในการปฏิบัติ
4. วันเดือนปีที่ประกาศ
5. ลงนามผู้ออกประกาศ
ประกาศอย่างไม่เป็นทางการ มักเป็นประกาศส่วนบุคคล มีแต่เนื้อหาที่สำคัญ หรือบางทีก็มีแต่จุดประสงค์ที่สำคัญ ดังที่เราเห็นปรากฏในหน้าหนังสือพิมพ์อยู่เป็นประจำ
ควรสังเกตด้วยว่า ประกาศเป็นการสื่อสารประเภทที่มีข้อจำกัดอยู่อย่างหนึ่ง คือ ผู้ประกาศส่งสารไปยังผู้รับแล้ว ถ้าผู้รับสารไม่เข้าใจข้อความตอนใด ก็ไม่สามารถสอบถามผู้ออกประกาศได้สะดวกนัก