สำหรับการทำงาน ต้องได้เขียน E-mail ติดต่องานต่าง ๆ มากมาย
เราก็อยากจะให้ E-mail ของเราดูดี ดูเป็น professional (มืออาชีพ)
แอดมินขอเสนอ 4 อย่างที่จะมาช่วยให้ E-mail ของเราดูโปรขึ้นดังนี้ค่ะ 😀
Greeting ทักทาย
ปกติเราอาจจะทักทายด้วยคำว่า Hello , Hi, Hey ได้ ถ้าเป็นการเขียน E-mail ถึงเพื่อน หรือคนสนิท
แต่หากเป็น E-mail เพื่อติดต่อในที่ทำงาน แนะนำให้เลือกใช้คำทักทายที่มีความเป็นทางการมากขึ้น
เช่น
Dear [First Name], — ใช้ได้ทั่วไป สุภาพ ไม่ทางการจนเกินไป
Dear Ms./Mrs./Mr. [Last Name], — สุภาพและเป็นทางการมาก อาจจะใช้กับคนที่ไม่รู้จักมาก่อน
To whom it may concern, — ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้ในกรณีที่ส่ง E-mail ฉบับเดียวกันนี้ ไปถึงหลายคน
มีความจดหมายแจ้งให้ทราบ ไม่เจาะจง ไม่ personal
2. Introduction เกริ่นนำ
เปิดยังไง ให้ดูโปร ขอแบ่งเป็น 2 ส่วนด้วยกันนะคะ
———————————————–
2.1 Thank you ขอบคุณ
เหมือนการทักทาย พูดคุยกับผู้อ่านก่อน อาจจะพูดถึงเรื่องที่เคยคุยกันไว้ในอีเมลก่อนหน้านี้ก็ได้
ถ้าไม่มีการขอบคุณก่อน ก็ไม่ถือว่าผิดอะไรนะคะ แต่ถ้ามีแล้ว E-mail จะดูนุ่มนวลขึ้นค่ะ 😀
Thank you for …+ Noun หรือ v.ing
เช่น
Thank you for your interest.
ขอบคุณสำหรับความสนใจ
Thank you for the information.
ขอบคุณสำหรับข้อมูล
Thank you for the update.
ขอบคุณสำหรับการอัพเดต
Thank you for your help with …
ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ
Thank you for your cooperation in …
ขอบคุณสำหรับความร่วมมือ
Thank you for following up on …
ขอบคุณที่ช่วยตามเรื่องให้
Thank you for checking …
ขอบคุณที่ช่วยตรวจสอบ
Thank you for getting back to me …
ขอบคุณที่ติดต่อกลับมา
ดูเป็นคนน่ารัก มีมารยาทสุด ๆ ไปเลยค่ะ
———————————————–
2.2 Purpose บอกจุดประสงค์
ต้องการสื่อสารอะไรในการเขียนอีเมลครั้งนี้ก็ให้บอกไปเลยค่ะ
ถ้า E-mail ไม่ได้อยู่ในบรรยากาศของการขอบคุณ ก็สามารถข้ามข้อ 2.1 ขอบคุณ มาข้อ 2.2 บอกจุดประสงค์นี้ได้เลยค่ะ
แล้วนำไปปรับใช้ตามที่เหมาะสมได้เลยนะคะ 😀
และนี่คือตัวอย่างที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ค่ะ
This is to …
(อีเมล) นี้เพื่อ …
I’m writing to …
ฉันเขียน (อีเมลหาคุณ) เพื่อ …
I’m writing regarding…
ฉันเขียน (อีเมลหาคุณ) เกี่ยวกับ …
I would like to …
ฉันต้องการที่จะ …
สำหรับใครที่เป็นชาวมินิมอล ขอคำเดียวเลย สั้น ๆ ใช้ง่าย
แอดมินแนะนำคำเหล่านี้ค่ะ
Regarding [PREP] แปลว่า เกี่ยวกับ, ในเรื่องของ, ว่าด้วย
Regarding +[topic], … [sentence] …
หรือจะเป็นคำเหล่านี้ ที่ใช้ได้เหมือนกันกับคำว่า Regarding ค่ะ
With regards to +[topic], … [sentence] …
Concerning +[topic], … [sentence] …
3. Conclusion สรุป
คือการย้ำอีกครั้งว่า ทั้งหมดที่เขียนมาใน E-mail นี้ เราต้องการสื่อสารอะไร
หรืออาจจะสรุปเนื้อหาให้ชัดเจนขึ้น ดัวอย่างเช่น …
I look forward to …
ส่วนนี้ต้องระวังนิดนึงนะคะ
To look forward to + v.ing
ต้องใช้กับ v.ing หรือคำนามนะคะ เพราะ to ทำหน้าที่เป็น Preposition ในวลีนี้ค่า
I look forward to …
I’m looking forward to …
I will look forward to …
Looking forward to …
ใช้ได้เหมือนกันทั้งหมดเลยค่ะ
Please …
ใช้ในกรณีที่เขียนบรรยายใน E-mail ค่อนข้างยาว เลยอยากจะสรุปสั้น ๆ ให้คนอ่านเข้าใจจุดประสงค์อีกที
กรณีที่เป็นการให้ข้อมูลเพิ่มเติม แล้วอยากทิ้งท้ายว่า ถ้าสงสัยอะไร ถ้ามาสอบถามมาได้เลยนะ
4. Sign off บอกลา
ถ้าสนิทกัน ก็สามารถใช้คำว่า Thanks again, See you soon!, Cheers ได้ค่ะ
แต่ถ้าเป็นอีเมลที่เป็นทางการ แนะนำให้เลือกใช้คำที่ Formal ขึ้นมาหน่อย เช่น
Regards = ความเคารพนับถือ, ความหวังดี, ความนับถือ
เราสามารถใส่คำว่า Regards แล้วตามด้วยชื่อเลยก็ได้
ซึ่งสามารถใช้ได้ทั่วไป ไม่ทางการเกินไป
Your … (ด้วยความ…)
ค่อนข้างเป็นทางการมาก
หรือ จะลาพร้อมไปกับ with ….
With best wishes, หรือ Best Wishes,
With many thanks and best wishes
เพียงแค่มี 4 อย่างนี้ ก็จะช่วยให้ E-mail ของทุกคนดูเป็นทางการ และดูโปรขึ้นมากเลยค่ะ
สุดท้ายนี้ การมีคำสวย ๆ ประโยคเด็ด ๆ ไปใช้ ถือเป็นสิ่งที่ดีมากเลยค่ะ
แต่จะดียิ่งกว่านั้นอีก ถ้าเราจัดเวลาฝึกฝนทั้ง ฟัง พูด อ่าน เขียน ในภาษาอังกฤษได้มากขึ้น
วันละนิดละหน่อย เพื่อให้ไม่ใช่แค่ e-mail ที่ดูโปร แต่เป็นภาษาอังกฤษของเราทั้งหมดดีขึ้นไปด้วยค่ะ
All the best & happy learning, คะน้า