หน่วยการเรียนรู้ที่3เทคโนโลยีสาระสนเทศเพื่อนำเสนองาน
1.ความสำคัญของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศนำเสนองาน
หลักการนำเสนอข้อมูลและสร้างสื่อนำเสนอ การนำเสนองานหรือผลงานนั้นสื่อนำเสนอเปรียบเสมือนสะพานเชื่อมเนื้อหา ของผู้บรรยายไปยังผู้ฟังและผู้ชม ดังนั้นสื่อจึงมีบทบาทสำคัญอย่างมาก สื่อที่ดี จะช่วยให้การถ่ายทอดเนื้อหาสาระทำได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ผู้ฟังและผู้ชมจะสามารถ จดจำเนื้อหาสาระได้นานและเข้าใจในเนื้อหาได้ดีมากขึ้น ความหมายการนำเสนอ การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้ชม ผู้ฟังโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุ ผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ
จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ
1. เพื่อให้ผู้ชม ผู้ฟังรับเข้าใจสาระสำคัญของการนำเสนอข้อมูล
2. ให้ผู้ชม
ผู้ฟังเกิดความประทับใจและนำไปสู่ความเชื่อถือในข้อมูลที่นำเสนอ
การนำเสนอผลงานโดยใช้สื่อโสตทัศนูปกรณ์ มีผลในทางจิตวิทยาการเรียนรู้ ซึ่งได้มีการ ค้นพบจากการวิจัยว่าการรับรู้ข้อมูลโดยผ่านทางประสาทสัมผัสสองอย่าง คือ ตา และหูพร้อมกันนั้น ทำให้เกิดการรับรู้ที่ดีกว่าส่งผลในด้านความสามารถในการจดจำได้มากกว่าการรับรู้โดยผ่านตา หรือ หูอย่างใดอย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียว จึงได้มีการพัฒนาสื่อโสตทัศนูปกรณ์รูปแบบต่าง ๆ ขึ้นมาใช้งาน โดยเฉพาะสื่อประสม
หลักการพื้นฐานของการนำเสนอผลงาน มีจุดเน้นสำคัญดังนี้
1) การดึงดูดความสนใจ
โดยการออกแบบให้สิ่งที่ปรากฏต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจขึ้น เมื่อชมการนำเสนอ ดังนั้นการเลือกองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น สีพื้น แบบ สี และขนาดของตัวอักษร รูปประกอบ ต้องเหมาะสม สวยงาม
2) ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา
ส่วนที่เป็นข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่ต้องการสื่อความหมาย การใช้ภาพประกอบ มีประโยชน์มาก ดังคำพังเพยภาษาอังกฤษที่ว่า "A picture is worth a thousand words" หรือ "ภาพภาพหนึ่งนั้นมีค่าเทียบเท่ากับคำพูดหนึ่งพันคำ" แต่ประโยคนี้คงไม่เป็นจริงหากภาพนั้นไม่มีความสัมพันธ์ อย่างสร้างสรรค์กับความหมายที่ต้องการสื่อ ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจใช้ภาพใดประกอบ จึงควรตอบคำถาม ให้ได้เสียก่อนว่าต้องการใช้ภาพเพื่อสื่อความหมายอะไรและภาพที่เลือกมานั้นสามารถทำหน้าที่สื่อความหมายเช่นนั้นจริงหรือไม่
3) ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย
การสร้างจุดเน้นตามข้อ 1 และ 2 ข้างต้นต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายด้วย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก การใช้สีสด ๆ และภาพการ์ตูนมีความเหมาะสม แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหาที่นำเสนอเป็นเรื่องวิชาการหรือธุรกิจ การใช้สีสันมากเกินไปและการใช้รูปการ์ตูนอาจทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือเพราะขาดภาพลักษณ์ของการเอาจริงเอาจังไป
หลักการเลือกใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพื่อการนำเสนองาน
พรพิมล อรัญเวศ ได้เสนอหลักการเลือกซอฟต์แวร์ และหลักการนำเสนอผลงานโดยใช้ซอฟต์แวร์ไว้ ดังนี้
1) ทำความเข้าใจกับงานที่เราต้องการนำเสนอ
ก่อนการเลือกระบบสารสนเทศมาใช้ในการนำเสนองานนั้น เราต้องเข้าใจถึงลักษณะงานที่เราต้องการนำเสนอก่อนว่า เป็นงานในลักษณะใด เช่น เป็นข้อความ หรือมีการคำนวณหรือเป็นงานที่เกี่ยวกับการค้น การเก็บรักษาข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับงานนั้น ๆ
2) เลือกโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้
เมื่อทราบลักษณะของงานที่ต้องการนำเสนอแล้ว เราจะเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับการนำเสนองานนั้น งานบางอย่างเราอาจใช้ระบบสารสนเทศในการนำเสนอได้หลายอย่าง เราอาจต้องเลือกว่าจะใช้ระบบใด ผู้ใช้ต้องมีความเข้าใจในความสามารถของระบบนั้น โดยเฉพาะในส่วนของซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมว่าแต่ละโปรแกรมมีความสามารถใดบ้าง เราอาจจะต้องทำการประเมินว่าโปรแกรมใดมีความเหมาะสมเพียงใด แล้วจึงเลือกโปรแกรมที่เห็นว่าเหมาะสมที่สุด
3) จัดหาเครื่องมือตามความต้องการของซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมแต่ละโปรแกรมมีความสามารถไม่เหมือนกัน ขนาดของโปรแกรมก็ไม่เท่ากัน ทำให้ความต้องการของฮาร์ดแวร์ในการทำงานตามโปรแกรมนั้นแตกต่างกัน ในคู่มือการใช้งานโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์นั้นจะบอกข้อกำหนดของฮาร์ดแวร์ที่ต้องการสำหรับการใช้งานไว้ว่าจะต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง เราจะต้องจัดหาฮาร์ดแวร์ให้ได้ตามข้อกำหนดนั้นเพื่อให้สามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับระบบโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์นั้น ส่วนใหญ่สามารถนำมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มาตรฐานที่มีขายทั่วไปได้เลย ยกเว้นอุปกรณ์ประเภทเครื่องพิมพ์ที่อาจเลือกได้ตามความต้องการว่าเป็นเครื่องพิมพ์สีขาว/ดำ หรือหลายสี จอภาพจะใช้ขนาดใหญ่กี่นิ้ว หรือฮาร์ดดิสก์ที่อาจต้องดูขนาดความต้องการว่าซอฟต์แวร์มีขนาดเท่าใด และฮาร์ดดิสก์จะพอใช้หรือไม่ เพราะในไมโครคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่องนั้นเรามักจะบรรจุโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ไว้หลายชนิด และปริมาณแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่เดิมอาจมากจนกระทั่งพื้นที่ที่เหลือไม่เพียงพอต่อการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปใหม่นั้น
4 ) การใช้งานโปรแกรม
ในการใช้งานนั้น นอกาจากผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจการทำงานของฮาร์ดแวร์ว่าใช้งานอย่างไรแล้ว รายละเอียดการใช้งานซอฟต์แวร์ ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อนการใช้งาน ส่วนใหญ่จะศึกษาจากคู่มือของโปรแกรมสำเร็จรูปนั้นเพื่อความเข้าใจในความสามารถก่อน ปกติแล้วคู่มือการใช้งานมาจากเจ้าของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ซึ่งมักจะอธิบายถึงความสามารถตามฟังก์ชั่นที่มีอยู่ แต่มักจะไม่ค่อยมีตัวอย่างการประยุกต์ใช้ ผู้ใช้ต้องทดลองเอง จึงได้มีผู้ที่มีความรู้ความสามารถในโปรแกรมนั้น ๆ ทำคู่มือการใช้งานในลักษณะการประยุกต์ มีตัวอย่างของงานแสดงให้เห็น ทำให้สามารถเรียนรู้ได้รวดเร็วขึ้นและในปัจจุบันนี้มีการทำคู่มือการใช้งานในรูปของสื่อคอมพิวเตอร์ที่เข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น ทำเป็นซีดีการใช้งาน เป็นต้น ฉะนั้นผู้ใช้งานที่ยังไม่มีประสบการณ์จึงควรเรียนรู้จากคู่มือการใช้งาน ทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อน แล้วจึงลงมือปฏิบัติด้วยตนเอง
รูปแบบการนำเสนอข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ปัจจุบันที่นิยมใช้กันมี 2 รูปแบบ คือ
1. การนำเสนอแบบ Web page
เป็นรูปแบบการนำเสนอที่ใช้บนอินเทอร์เน็ต การนำเสนอแบบนี้สามารถสร้างการเชื่อมโยงที่สลับซับซ้อนระหว่างส่วนต่าง ๆ ตลอดจน สามารถสร้างการเชื่อมโยงเอกสารที่ต่างรูปแบบกันได้แต่ต้องใช้เวลาในการจัดทำมากกว่า รูปแบบอื่นและผู้จัดทำต้องมีความรู้ความชำนาญในโปรแกรมที่ใช้สร้างเว็บเพจ
2. การนำเสนอแบบ Slide Presentation
เป็นการนำเสนอโดยใช้โปรแกรมนำเสนอ ซึ่งเป็นโปรแกรม ที่ใช้ง่ายมากมีรูปแบบการนำเสนอให้เลือกใช้หลายแบบ สามารถเรียกใช้ตาราง แผนภูมิ หรือรูปภาพประกอบ และตกแต่งด้วยสีสัน ทั้งสีพื้น สีของตัวอักษร รูปแบบฟอนต์ ของตัวอักษรได้ง่ายและสะดวก ในปัจจุบันสื่อนำเสนอรูปแบบ Slide Presentationหรือ สไลด์ดิจิทัล มักจะสร้างด้วยโปรแกรมในกลุ่ม Presentation เช่น Microsoft PowerPoint, OfficeTLE Impress เทคนิคการออกแบบสื่อนำเสนอ สื่อนำเสนอที่ดี ความมีความโดดเด่น น่าสนใจ จะเน้นความคิด “ หนึ่งสไลด์ต่อ หนึ่งความคิด ” มีการสรุปประเด็น หรือสาระสำคัญโดยมีแนวทาง 3 ประการในการออกแบบ ได้แก่
1) สื่อความหมายได้รวดเร็ว สื่อนำเสนอที่ดีต้องสามารถสื่อความหมายให้ผู้ฟัง ผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว การออกแบบ สื่อนำเสนอในประเด็นนี้ผู้ออกแบบจะต้องทราบกลุ่มเป้าหมาย เนื้อหาสาระที่ต้องการนำเสนอ สถานที่ และเวลาที่ต้องการนำเสนอเพื่อประกอบการออกแบบสื่อ เช่น กลุ่มเป้าหมายขนาดเล็ก สื่อควรมีให้ความสำคัญกับผู้ฟังมากกว่าเนื้อหา สามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อมาใช้ได้อย่างเต็มที่ กลุ่มเป้าหมายที่มีลักษณะโต้ตอบ เช่นการนำเสนอทางวิชาการ การบรรยาย หรือฝึกอบรม สื่อนำเสนอควรให้ ความสำคัญกับเนื้อหารวมทั้งยังสามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อ มาใช้ได้อย่างเต็มที่เช่นกัน กลุ่มเป้าหมายเฉพาะกิจ เช่นผู้บริหาร นักวิชาการ สื่อนำเสนอจะต้องให้ความสำคัญกับเนื้อหาและตัว ผู้นำเสนอเป็นสำคัญเนื้อหาควรมุ่งเฉพาะเป้าหมายของการนำเสนอ ไม่เน้น Effect มากนัก กลุ่มเป้าหมายขนาดใหญ่ การนำเสนอมักใช้ความสำคัญกับผู้บรรยายมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ ดังนั้น สื่อนำเสนอไม่ควรเน้นที่ Effect แต่ควรให้ความสำคัญกับขนาดตัวอักษร สีตัวอักษร และลักษณะของสีพื้นสไลด์
2) เนื้อหาเป็นลำดับ สื่อนำเสนอที่ดีควรมีการจัดลำดับเนื้อหาเป็นลำดับ มีระเบียบ ดูง่าย ไม่สับสนสิ่งที่ จะช่วยให้การออกแบบสื่อนำเสนอที่ต้องการจัดลำดับเนื้อหาให้เป็นระเบียบ และดูง่าย คือ
2.1) รูปแบบเนื้อหา สื่อนำเสนอแต่ละสไลด์ ควรหลีกเลี่ยงการนำเสนอแบบย่อหน้า หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ควรใช้ เทคนิคการเน้นแนวคิดหลัก( Main Idea) ในแต่ละย่อหน้าด้วยสีที่โดดเด่น เช่น พื้นหลังสีขาว ตัวอักษรสีดำ ควรเน้นแนวคิดหลัก ( Main Idea)ด้วยสีแดงเป็นต้น แต่ละสไลด์เนื้อหาไม่ควรเกิน 6 – 8 บรรทัด ควรสรุปเนื้อหาให้เป็นหัวเรื่อง (Title) และหัวข้อ(Topic) หรือแนวคิดหลัก (Main Idea)
2.2) แบบอักษร การควบคุมการแสดงข้อความในแต่ละสไลด์ ควรให้ความสำคัญ กับขนาดตัวอักษร ดังนี้
- หัวข้อใหญ่กำหนดขนาดตัวอักษรใหญ่กว่าหัวข้อย่อย
- เลือกใช้แบบอักษรที่เหมาะสม
- เปลี่ยนลักษณะของตัวอักษรนั้น ใช้ตัวหนาในข้อความที่ต้องการเน้น
- ใช้ช่องว่างในการจัดกลุ่มของเนื้อหา
- ข้อความที่ต้องการให้อ่านก่อน ควรจัดไว้ที่ตำแหน่งมุมซ้ายบนของหน้า
- พิมพ์ตัวอักษรลงกรอบที่วางแบบไว้แล้ว
- ขึ้นหัวข้อก่อนแล้วจึงอธิบายอย่างละเอียด
- ใช้สีที่แตกต่างกัน หรือตัวอักษรสีสลับกัน
3) สื่อนำเสนอต้องสะดุดตาและน่าสนใจ สื่อนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีจุดเด่นน่าสนใจ สามารถดึงดูดสายตาของผู้ดู ผู้ฟังได้ ซึ่งจุดเด่นนี้ได้มาจากขนาดของตัวอักษรที่ใหญ่ หรือจากการใช้สีที่แตกต่างออกไป รวมถึง การเลือกใช้ภาพ การใช้สี และการใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ที่เหมาะสมประกอบ การนำเสนอ
3.1) การใช้ภาพ เนื่องจากภาพจะช่วยให้ผู้ชม ผู้ฟัง สามารถจดจำได้นานกว่าตัวอักษร ดังนั้น การแปลงเนื้อหาให้เป็นรูปภาพหรือผังภาพก็เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถสร้างความน่าสนใจ ให้กับสื่อที่นำเสนอการเลือกใช้ภาพก็ควรเลือกใช้ภาพที่มีลักษณะที่เหมาะสมกันและกัน คือถ้าในสไลด์นั้นเลือกใช้ ภาพถ่ายก็ควรใช้ภาพถ่ายกับภาพทุกภาพในสไลด์ แต่ถ้าเลือกใช้ภาพวาด ก็ควรเลือก ภาพวาดทั้งสไลด์เช่นกันดังนั้นจึงไม่ควรใช้ภาพวาดผสมกับภาพถ่าย ใส่เทคนิคที่น่าสนใจให้กับภาพเพื่อสร้างจุดเด่น การเอียงภาพ การเว้นช่องว่างรอบภาพ
การเปลี่ยนสีภาพให้แตกต่างจากปกติ ควรระวังการเลือกใช้ภาพเป็นพื้นหลังสไลด์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ชมสนใจ พื้นสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ หรืออาจทำให้ผู้ชมไม่สนใจมองสไลด์เลยก็ได้ เนื่องจากภาพทำให้ตัวอักษรไม่โดดเด่น ไม่น่ามอง หรืออ่านยาก
3.2) การใช้สี การเลือกใช้สี ควรเลือกใช้สีที่ตัดกันระหว่างสีตัวอักษร สีวัตถุ และสีพื้น เช่น เลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีขาวหรือสีอ่อน ๆ สีตัวอักษรก็ควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข็มหรือสีแดงเลือดหมู กรณีเลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีเข็ม ควรเลือกใช้สีตัวอักษรที่มองเห็นได้ชัด ในระยะไกลเช่น สีขาว สีฟ้าอ่อน ควรหลีกเลี่ยงการใช้สีในโทนร้อน เช่น สีแดงสด สีเหลือกสด สีเขียวสด สีวัตถุ สีแท่งกราฟหรือสีของตาราง ก็ควรเลือกให้เหมาะสมกับสีตัวอักษร และสีพื้นด้วย การเลือกใช้สีใด ๆ ก็ควรเป็นสีในชุดเดียวกันสำหรับสไลด์ทั้งหมด ไม่ควรใช้หนึ่งสี หนึ่งไลด์
3.3) การใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ไม่ควรใส่ Effect มากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ผู้ชม ผู้ฟัง สนใจ Effect มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ หรืออาจไม่สนใจการนำเสนอเลยก็ได้ และ Effect ที่มากนี้จะเป็น การรบกวนการจดจำ การอ่าน หรือการชมอย่างรุนแรง เลือกใช้ Effect ไม่ควรเกิน 3 แบบ ในแต่ละสไลด์ควรเลือกใช้ Effectแสดงข้อความที่เลื่อนจากขอบ ซ้ายมาขอบขวา ของจอ เนื่องจากธรรมชาติการอ่านของคนไทยจะอ่านข้อความจากกรอบบนลงมา และอ่านจากด้านซ้ายไปด้านขวา
อุปกรณ์ดิจิทัลที่ช่วยในการนำเสนอผลงาน
อุปกรณ์ดิจิทัลที่สามารถถ่ายทอดภาพและเสียงในงานนำเสนอเพื่อให้งานนำเสนอมีคุณภาพ เข้าถึงผู้ชมและผู้ฟังได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีดังนี้
1. โพรเจกเตอร์ (Projector) เป็นอุปกรณ์ฉายภาพที่ใช้ในการนำเสนอ โดยสามารถรองรับสัญญาณภาพจากคอมพิวเตอร์ เครื่องเล่นวีซีดี เครื่องเล่นดีวีดี และเครื่องกำเนิดภาพอื่น ๆ แล้วแสดงผล ขยายขนาดบนจอรับภาพช่วยให้มองเห็นได้ไกลขึ้น เหมาะสำหรับการนำเสนอข้อมูลในห้องประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นภาพหรือข้อความได้อย่างชัดเจน
2. วิชวลไลเซอร์ (Visualizer) เป็นอุปกรณ์ฉายภาพระบบดิจิทัลประเภทหนึ่ง ซึ่งพัฒนามาจากโอเวอร์เฮดหรือเครื่องฉายข้ามศีรษะ ใช้แสดงภาพวัตถุและเอกสารสู่จอรับภาพที่มีอยู่จริงได้เลย โดยไม่ต้องดัดแปลง อุปกรณ์นี้เหมาะสำหรับใช้ในการนำเสนองานต่าง ๆ โดยเฉพาะครู-อาจารย์ที่สอนหนังสือ และใช้ได้ดีในการนำเสนอภาพนิ่งมากกว่าภาพเคลื่อนไหว แต่ภาพที่แสดงออกมานั้นก็ให้ความคมชัด มีสีสดใส และมีโหมดของการแสดงภาพให้ปรับการทำงานด้วย การควบคุมการทำงานสามารถทำได้โดยใช้รีโมต
3. กล้องถ่ายรูปดิจิทัล (Digital Camera) เป็นอุปกรณ์รับภาพที่เปลี่ยนจากฟิล์มมาเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเมื่อถ่ายรูปที่ต้องการแล้ว รูปจะถูกเก็บลงในหน่วยความจำ (memory) ที่อยู่ในกล้อง เมื่อต้องการดูรูปทำได้โดยการถ่ายข้อมูลจากหน่วยความจำลงบนเครื่องพิมพ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ภาพที่ได้จะมีขนาดตามที่ต้องการ สามารถย่อหรือขยาย ปรับแสงหรือเงาแล้วแต่ความพอใจหรือจะเพิ่มรูปแบบก็สามารถทำได้ และเมื่อจะถ่ายใหม่ ก็สามารถใช้หน่วยความจำเดิมได้เลย โดยไม่ต้องเสียเงินซื้อฟิล์ม
4. กล้องถ่ายวีดิทัศน์ดิจิทัล เป็นอุปกรณ์รับภาพที่บันทึกข้อมูล ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว และเสียง เก็บไว้ในหน่วยความจำแบบแฟลชภายในกล้อง สามารถย่อหรือขยาย ปรับแสงเงาของภาพได้ และในปัจจุบันสามารถคัดลอกข้อมูลลงในแผ่นดีวีดีได้เลย โดยไม่ต้องโอนลงในเครื่องคอมพิวเตอร์
5. คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะและคอมพิวเตอร์ขนาดสมุดบันทึกหรือโน้ตบุ๊ก เป็นอุปกรณ์ที่ใช้สร้างงานนำเสนอ เป็นสื่อกลางในการเชื่อมโยงอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น โพรเจกเตอร์ เพื่อนำเสนองาน และใช้นำเสนองานผ่านจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์
6. เครื่องเล่นเสียง หรือเครื่องเล่นเอ็มพีสาม (MP3) เป็นอุปกรณ์ซึ่งบรรจุข้อมูลเสียงที่ใช้เล่นในคอมพิวเตอร์และสามารถถ่ายโอนข้อมูลเข้าไปในคอมพิวเตอร์ได้ โดยข้อมูลเสียงนั้นใช้เทคโนโลยีบีบอัดให้มีขนาดเล็กลงมากกว่าข้อมูลเสียงปกติถึง 12 เท่า แม้ขนาดข้อมูลจะเล็กลง แต่คุณภาพเสียงไม่ได้เสียไป อย่างไรก็ตาม หากเรานำข้อมูลเสียงจากเครื่องเล่น MP3 ไปเล่นในเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นเก่า จะได้เสียงในลักษณะกระตุกหรือใช้การไม่ได้เลย
7. โทรศัพท์เคลื่อนที่บางรุ่น เป็นอุปกรณ์ตัวกลางที่ผู้ใช้สามารถนำเสนองานที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ผ่านเครื่องโพรเจกเตอร์ได้สะดวก ง่ายต่อการติดตั้ง เพียงเชื่อมต่อโพรเจกเตอร์เข้ากับโทรศัพท์เคลื่อนที่ผ่านสายเคเบิล แล้วเชื่อมต่อโทรศัพท์เคลื่อนที่ด้วยบลูทูธ
นอกจากอุปกรณ์ดิจิทัลที่ช่วยในการนำเสนอผลงานแล้ว ยังมีส่วนประกอบที่สำคัญในการนำเสนองานคือ คำบรรยาย หรือบทพากย์ ซึ่งเป็นองค์ประกอบด้านโสตหรือเสียงนั่นเอง โดยมีวิธีการและหลักในการพิจารณาดังนี้
1. การบรรยายสด เหมาะสำหรับการประชุมหรือสัมมนาที่ต้องการให้ผู้ชมมีส่วนร่วม เพราะผู้บรรยายในกรณีนี้เป็นผู้ที่รู้เรื่องราวเกี่ยวกับเนื้อหาเป็นอย่างดีรู้ว่าควรจะเน้นตรงจุดใดและปฏิกิริยาจากผู้ชมทำให้ผู้บรรยายรู้ว่าผู้ชมสามารถติดตามทำความเข้าใจได้เพียงพอหรือไม่รู้ว่าส่วนไหนจะต้องอธิบายขยายความมากน้อยเพียงใด
2. การพากย์ เหมาะสำหรับเนื้อหาที่สามารถถ่ายทอดได้โดยไม่ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมของผู้ชม ข้อดีคือสามารถเลือกใช้เสียงพากย์ที่มีความไพเราะน่าฟัง สามารถเลือกใช้ดนตรี หรือเสียงประกอบ (Sound effect) เพื่อสร้างบรรยากาศ แต่ข้อเสียคือไม่มีความยืดหยุ่น ไม่สามารถปรับให้เหมาะสมกับความรู้สึกของผู้ชมในขณะนั้น
2.ความหมายของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศนำเสนองาน
ปัจจุบันคำว่า “ เทคโนโลยีสาระสนเทศ ” หรือเรียกสั้นๆว่า “ ไอที
” ( IT ) นั้น มักนำมาใช้งานอย่างกว้างขวาง เกือบทุกวงการล้วนเห็นความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศกันแทบทั้งสิ้น หรืออาจเรียกว่า โลกแห่งยุคไอทีนั้นเอง ในความเป็นจริง คำว่าเทคโนโลยีสาระสนเทศนั้น ประกอบด้วยคำว่า “เทคโนโลยี” และคำว่า “สารสนเทศ”
มารวมกันโดยแต่ละคำมีความหมายดังนี้
เทคโนโลยี ( Technology ) คือการประยุกต์ความรู้ด้านวิทยาศาสตร์มาใช้ให้เกิดประโยชน์ ที่เกี่ยวข้องการผลิต การสร้างวิธีการดำเนินงาน และรวมถึงอุปกรณ์ต่างๆ
ที่ไม่ได้มีในตามธรรมชาติโลกแห่งเทคโนโลยียุคนี้ ทำให้มนุษย์ได้รับสิ่งอำนวยความสะดวกจากเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้กับการดำเนินชีวิตประจำวันมากมายนับไม่ถ้วน
สารสรเทศ ( Information ) คือผลลัพธ์ที่เกิดจากการประมวลผลข้อมูลดิบ (Rau data )
ด้วยการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และนำมาผ่านกระบวนการประเมินผล ไม่ว่าจะเป็นการจัดกลุ่มข้อมูล การเรียงลำดับข้อมูล การคำนวณและสรุปผล จากนั้นก็นำมาเสนอในรูปแบบของรายงานที่เหมาะสมต่อการใช้งานที่ก่อเกิดประโยชน์การดำเนินชีวิตของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นด้านของชีวิตประจำวัน ข่าวสาร ความรู้ด้านวิชาการ ธุรกิจ
เมื่อนำคำว่า เทคโนโลยี และ สารสนเทศ รวมเข้าไว้ด้วยกันแล้ว จึงสรุปความหมายโดยรวมได้ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ ( Information technology ) คือการประยุกต์ความรู้ทางด้านวิทยาสาสตร์มาจัดการสารสนเทศที่ต้องการ โดยอาศัยเครื่องมือทางเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีด้านเครือข่ายโทรคมนาคมและการสื่อสาร
ตลอดจนอาศัยความรู้ในกระบวนการดำเนินงานสารสนเทศในขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การแสวงหา การวิเคราะห์ การจัดเก็บ รวมถึงการจัดการเผยแพร่และแลกเปลี่ยนสารสนเทศด้วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วทันต่อการนำมาใช้ประโยชน์ได้นั่นเอง
การแสวงหา การวิเคราะห์และการจัดเก็บข้อมูล
จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยเพื่อให้เกิดความรวดเร็วและแม่นยำ ในทำนองเดียวกันเทคโนโลยีทางด้านเครือข่ายการสื่อสารและโทรคมนาคมสามาช่วยในการเผยแพร่และแลกเปลี่ยนสารสนเทศทำได้ทั่วถึงมากยิ่งขึ้น
เทคโนโลยีสารสนเทศจึงมีความหมายที่กว้างขวางมาก นักศึกษาจะได้พบสิ่งรอบๆ ตัวที่เกี่ยวกับสารสนเทศอยู่มาก
ดังนี้
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบ นักเรียนอาจเห็นพนักงานการไฟฟ้าไปที่บ้านพร้อมเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กเพื่อบันทึกข้อมูลการใช้ไฟฟ้า ในการสอบแข่งขันที่มีสอบจำนวนมาก ก็มีการใช้ดินสอระบายตามช่องที่เลือกตอบ
เพื่อให้เครื่องอ่านเก็บรวบรวมข้อมูลได้ เมื่อไปซื้อสินค้าที่ห้างสรรพสินค้าก็มีการใช้รหัสแท่ง
( Bar code ) พนักงานจะนำสินค้าผ่านการตรวจของเครื่องเพื่อข้อมูลการสินค้าที่บรรจุในรหัสแท่ง เมื่อไปที่ห้องสมุดก็พบว่าหนังสือมีรหัสแท่งเช่นเดียวกัน การใช้รหัสแท่งนี้เพื่อให้ง่ายต่อการเก็บรวบรวม
2. การประมวลผล ข้อมูลที่เก็บมาได้มักจะเก็บในสื่อต่างๆ เช่น ผ่านบันทึก แผ่นซีดีหรือเทป เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำมาประมวลผลตามต้องการ เช่น แยกแยะข้อมูลเป็นกลุ่ม เรียงลำดับข้อมูล คำนวณ หรือจัดการคัดแยกข้อมูลที่จัดเก็บเหล่านั้น
3. การแสดงผลลัพธ์
อุปกรณ์ที่ใช้เทคโนโลยีในการแสดงผลลัพธ์มีมาก สามารถแสดงเป็นตัวหนังสือ เป็นรูปภาพ ตลอดจนพิมพ์ออกมาที่กระดาษ การแสดงผลลัพธ์มีทั้งแสดงเป็นภาพ เป็นเสียง เป็นวีดีทัศน์ เป็นต้น
4. การทำสำเนา
เมื่อมีข้อมูลที่จัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ การทำสำเนาจะทำได้ง่ายและทำได้เป็นจำนวนมาก ดังนั้นอุปกรณ์ช่วยในการทำสำเนา จัดได้ว่าเป็นเทคโนโลยีสานสนเทศทีมีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่อง เรามีเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร อุปกรณ์การเก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น จานบันทึก ซีดีรอม ซึ่งสามารถทำสำเนาได้เป็นจำนวนมาก
5. การสื่อสารโทรคมนาคม เป็นวีการจัดส่งข้อมูลจากที่หนึ่ง หรือ กระจ่ายออกไปยังปลายทางครั้งละมากๆ ปัจจุบันมีอุปกรณ์ระบบสื่อสารโทรคมนาคมหลายประเภทตั้งแต้โทรเลข โทรศัพท์ เส้นใยนำแสง เคเบิลใต้น้ำ คลื่นวิทยุไมโครเวฟและดาวเทียม เป็นต้น
3.วัตถุประสงค์ในการนำเสนองาน
วัตถุประสงค์ของการนำเสนอ
การนำเสนออาจมีความต้องการอย่างใดอย่างหนึ่ง หรืออาจหลายอย่างเพื่อให้เกิดความเข้าใจ เพื่อโน้นน้าวใจ เพื่อให้พิจารณาผลงาน เพื่อให้เห็นด้วย ให้การสนับสนุน หรืออนุมัติ
จากวัตถุประสงค์โดยรวม สามารถใช้การนำเสนอเป็นจุดประสงค์เฉพาะ ดังนี้
1. การต้อนรับ
2. การบรรยายสรุป
3. การประชาสัมพันธ์
4. การขาย การแนะนำสินค้าหรือบริการ
5. การเจรจาทำความตกลง
6. การเจรจาต่อรอง
7. การส่งมอบงาน
8. การฝึกอบรม
9. การสอนงาน
10. การรายงาน
โดยทั่วไป การนำเสนอควรจะมุ่งเน้นในวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง ไม่ควรจะนำเสนอด้วยวัตถุประสงค์ที่มากมายหลายด้าน จนเป็นเหตุให้ไม่สามารถจะบรรลุผลได้อย่างแท้จริง
4.ขั้นตอนการนำเสนองาน
ความหมายของการนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล หรือรายงานการค้นคว้า คือ การเรียบเรียงความรู้ความคิดของผู้รายงาน โดยใช้เอกสารอ้างอิงต่าง ๆ เป็นส่วนประกอบ โดยลำดับเนื้อเรื่องของรายงานให้สัมพันธ์กัน
ประเภทของการนำเสนอข้อมูล
1. การนำเสนอข้อมูลเป็นรูปเล่ม หรือรายงานรูปเล่ม
2. การนำเสนอข้อมูลด้วยวาจา หรือการรายงานปากเปล่า
3. การนำเสนอข้อมูลด้วยการใช้เทคโนโลยี
ขั้นตอนการนำเสนอข้อมูล (ประพนธ์ เรืองณรงค์ และคนอื่น ๆ, 2545, หน้า 149)
1. การกำหนดเรื่องและขอบเขตของเนื้อหา ควรคำนึงถึงสิ่งต่าง ๆ ดังนี้
1.1
ความสำคัญหรือความน่าสนใจของเรื่อง เรื่องที่จะทำรายงานควรเป็นเรื่องที่มี ประเด็นน่าสนใจและน่าติดตาม
1.2 เรื่องที่จะทำรายงานควรเป็นเรื่องที่ผู้เรียนสนใจและถนัด เพราะจะช่วยให้ผู้เรียน เกิดความกระตือรือร้นในการทำรายงานและสามารถศึกษาค้นคว้าได้อย่างมีประสิทธิผล
1.3
แหล่งข้อมูลที่ใช้ศึกษาเรื่องที่จะทำรายงาน ควรมีแหล่งข้อมูลและข้อมูลมากพอที่จะศึกษาได้ ไม่ควรเลือกเรื่องที่มีข้อมูลน้อยหรือไม่สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลได้
1.4 ขอบเขตของเรื่อง ผู้เรียนควรกำหนดขอบเขตของเรื่องที่จะศึกษาให้เหมาะสมกับ เวลาที่ใช้ในการทำรายงาน และความสามารถของผู้เรียน เช่น หากผู้เรียนมีเวลาน้อย แต่จะต้องรายงานเกี่ยวกับวรรณคดีไทย
ผู้เรียนอาจเลือกทำรายงานเกี่ยวกับวรรณคดีเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือศึกษาเพียงประเด็นใดประเด็นหนึ่งเท่านั้น ควรหลีกเลี่ยงเรื่องที่กว้างเกินไป เช่น วรรณคดีไทย มรดกโลก เป็นต้น
2. การวางโครงเรื่อง ควรวางโครงเรื่องให้สอดคล้องกับชื่อเรื่องที่ตั้งไว้ มีวิธีดำเนินการ 5 ขั้นตอน ดังนี้ (กระทรวงศึกษาธิการ, 2544, หน้า 38-39)
2.1
ขั้นประมวลความคิด เป็นขั้นที่ได้จากเก็บรวบรวมข้อมูลจากการอ่าน การฟัง การได้รับประสบการณ์ มาคิดพิจารณาแยกออกเป็นประเด็นย่อย ๆ แล้วเขียนรวบรวมประเด็นย่อยไว้ทั้งหมด เช่น การวางโครงเรื่อง เรื่องระบบสุริยะ ให้ผู้เรียนพยายามคิดว่ามีอะไรเกี่ยวข้องกับระบบสุริยะ ให้เขียนออกมาทุกประเด็น ดังนี้
2.1.1 กำเนิดระบบสุริยะ
2.1.2 กำเนิดดวงอาทิตย์
2.1.3 ดาวเคราะห์น้อย
2.1.4 ดาวเคราะห์ในระบบสุริยะ
2.1.5 ตำแหน่งของดาวเคราะห์
2.1.6
ขนาดของดาวเคราะห์
2.1.7 ลักษณะของดาวเคราะห์
2.1.8 สมบัติของดาวเคราะห์
2.1.9 การเคลื่อนที่ของดาวเคราะห์
2.1.10 ดาวหาง
2.1.11
กลุ่มดาวจักรราศี
2.1.12 กลุ่มดาวในคำกลอนสุนทรภู่
2.1.13 เอกภพ
2.1.14 มนุษย์อวกาศ
2.1.15 อุกาบาต
2.2 ขั้นเลือกสรรความคิด
เป็นขั้นที่พิจารณาว่า ประเด็นที่รวบรวมได้ทั้งหมดนั้นสนับสนุนสอดคล้อง กับจุดมุ่งหมายของเรื่องที่ต้องการรายงานหรือไม่ ถ้าไม่ต้องการให้ตัดออก ได้แก่ หัวข้อที่ 2.1.2, 2.1.11, 2.1.12, 2.1.13, 2.1.14
2.3 ขั้นจัดหมวดหมู่ความคิด เป็นการนำเอาประเด็นที่ได้คัดสรรแล้วมาพิจารณารวม เป็นกลุ่ม หรือหมวดหมู่ โดยอาจพิจารณาเป็นประเด็นใหญ่ ประเด็นย่อยที่จัดหมวดหมู่นั้น
ได้แก่ หัวข้อที่ 2.1.4, 2.1.5, 2.1.6, 2.1.7, 2.1.8 และ 2.1.9 ควรอยู่ในกลุ่มเดียวกัน หัวข้อ 2.1.3, 2.1.4 และ 2.1.15 ควรอยู่ในกลุ่มเดียวกัน
2.4 ขั้นลำดับความคิด นำเอาประเด็นหลักที่ได้มาจัดเรียงลำดับก่อนหลัง เพื่อให้ง่าย ต่อการจัดลำดับความคิดในการนำเสนอเนื้อหา จากเริ่มต้นนำเสนอจนจบ ดังนี้
2.4.1 กำเนิดระบบสุริยะ
2.4.2 ดาวเคราะห์ในระบบสุริยะ
1) ตำแหน่งของดาวเคราะห์
2) ขนาดของดาวเคราะห์
3) ลักษณะของดาวเคราะห์
4)
สมบัติของดาวเคราะห์
5) การเคลื่อนที่ของดาวเคราะห์
2.4.3 ดาวหาง
2.4.4
ดาวเคราะห์น้อย
2.4.5 อุกาบาต
2.5 ขั้นขยายความคิดและตรวจสอบความสมบูรณ์ เป็นขั้นปรับปรุงโครงเรื่อง ที่ได้จัดวางไว้นั้น ให้มีความครบถ้วนสมบูรณ์ โดยอาจเติมในส่วนที่ยังขาดอยู่ ได้แก่ หัวข้อที่ 2), 3) และ 4) น่าจะรวมกันได้เพราะเป็นเรื่องเดียวกัน
หัวข้อ 2.4.3, 2.4.4 และ 2.4.5 น่าจะรวมกันเป็นอีกหัวข้อหนึ่ง โครงเรื่องจะปรับใหม่ได้เป็น
2.5.1 กำเนิดระบบสุริยะ
2.5.2 ดาวเคราะห์ในระบบสุริยะ
1) ตำแหน่งของดาวเคราะห์
2) ลักษณะและสมบัติของดาวเคราะห์
3) การเคลื่อนที่ของดาวเคราะห์
2.5.3 บริวารดวงอาทิตย์ที่ไม่ใช่ดาวเคราะห์
1) ดาวหาง
2) ดาวเคราะห์น้อย
3) อุกาบาต
2.5.4 การสำรวจระบบสุริยะ
3. การสำรวจแหล่งข้อมูล
ข้อมูลที่ใช้ในการทำรายงาน แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
3.1 ข้อมูลจากเอกสารหรือหลักฐานต่าง ๆ เป็นข้อมูลที่บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น หนังสือ บทความ วิทยานิพนธ์ รายงาน หนังสืออ้างอิง วารสาร นิตยสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร กฤตภาค จารึกและจดหมายเหตุ แผ่นภาพโปสเตอร์ อินเทอร์เน็ต เป็นต้น
3.2 ข้อมูลภาคสนาม เป็นข้อมูลที่รวบรวมขึ้นจากการสำรวจ การสังเกต การสัมภาษณ์ แบบสอบถาม หรือการทดลอง
4. การรวบรวมข้อมูล เมื่อผู้เรียนสำรวจข้อมูลที่จะศึกษาแล้วต้องเก็บรวบรวมข้อมูล โดยการจัดระเบียบข้อมูล หรือแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มต่าง ๆ เพื่อความสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูลต่อไป โดยการทำบัตรบันทึกข้อมูล
5. การวิเคราะห์ข้อมูล ขั้นตอนนี้เป็นการทำความเข้าใจข้อมูลและตีความข้อมูลที่ศึกษา จากนั้นจึงแยกแยะข้อมูล และจัดกลุ่มข้อมูล หากเป็นข้อมูลที่เป็นความคิดเห็นผู้เรียนต้องอภิปรายว่าเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับความคิดนั้น ๆ หากเป็นข้อมูลภาคสนาม เช่น ข้อมูลจากการตอบแบบสอบถาม หรือการทดลอง เป็นต้น ผู้เรียนอาจใช้วิธีการทางสถิติร่วม
6. การเรียบเรียงเนื้อหาของรายงาน นำข้อมูลที่จัดระเบียบ วิเคราะห์ และตีความแล้ว มาเรียบเรียงให้เป็นลำดับขั้นตอน เขียนด้วยสำนวนภาษาของตนเองโดยเขียนให้ชัดเจนตรงไปตรงมา ใช้ภาษาที่เป็นภาษาระดับทางการ จะต้องอ้างอิงแหล่งที่มาของข้อมูลทุกครั้ง
ขั้นตอนการนำเสนอข้อมูลด้วยวาจา หรือการรายงานปากเปล่า (กรมวิชาการ, 2539, หน้า 88-89)
การนำเสนอข้อมูลด้วยวาจา หรือการรายงานปากเปล่า เป็นการนำรายละเอียดที่ได้จาก การศึกษาค้นคว้า มารายงานหน้าชั้นเรียน โดยใช้เวลา 8-10 นาที ผู้รายงานอาจใช้สื่อประกอบการพูด เพื่อเร้าความสนใจของผู้ฟัง เช่น รูปภาพ แผนภูมิ Power Point เป็นต้น ผู้รายงานควรปฏิบัติ ดังนี้
1. มีการแนะนำตัว
และเปิดเรื่องบอกให้ผู้ฟังทราบว่าจะพูดเรื่องอะไร
2. ใช้ภาษาที่ทำให้ผู้ฟังเข้าใจชัดเจน จังหวะ วรรคตอน การพูด เสียงในการพูดไม่ค่อยเกินไป
3. บุคลิกท่าทางในการพูด มีความมั่นใจ การใช้น้ำเสียงนุ่มนวล รักษาเวลาในการพูด
4. มีมารยาทในการพูด ใช้ภาษาสุภาพ
ไม่แสดงกิริยาที่ไม่เหมาะสม โกรธเคืองหรือดูหมิ่นผู้ฟัง
5. รายงานตามลำดับหัวข้อที่เตรียมมา ไม่พูดวกวน มีการสรุปเรื่องที่พูดได้ชัดเจนกระชับ
6. เปิดโอกาสให้ผู้ฟังซักถาม
การนำเสนอข้อมูลด้วยการใช้เทคโนโลยี (นิตยา หัตถสินโยธิน, 2521, หน้า 102-103)
การนำเสนอข้อมูลด้วยการใช้เทคโนโลยี ต้องมีประเด็นความคิดที่ชัดเจน การออกแบบสื่อที่ถูกต้อง มีเค้าโครง มีความเรียบง่ายและชัดเจน ดังนี้
1. การออกแบบสื่อต้องมีการจัดวางรูปแบบของสื่อมีความต่อเนื่องเชื่อมโยงกันของหัวข้อ สี มีรูปทรง และส่วนที่เป็นเนื้อหา
2. Power Point แผนภาพ แผ่นกระดาษ
และโปสเตอร์ นั้น ๆ ต้องจัดวางทิศทางของ
3. เนื้อหาให้อยู่ในแนวนอน เรียงจากซ้ายไปขวา จะทำให้ดูง่ายขึ้น
4. ไม่ใส่เนื้อหาบนสื่อมาก ควรมีที่ว่างให้ดูสบายตา ใช้ข้อความแบบง่าย ๆ และชัดเจน
5. ใช้สี เส้น และตัวอักษร
เป็นสิ่งดึงดูดให้เห็นความแตกต่างในเรื่องที่นำเสนอ
ประโยชน์ของการนำเสนอข้อมูล
1. ทำให้ทราบขั้นตอนของการนำเสนอข้อมูลเป็นรูปเล่ม
2. ทำให้ทราบขั้นตอนของการนำเสนอข้อมูลด้วยวาจา หรือการรายงานปากเปล่า
3. ทำให้ทราบขั้นตอนของการนำเสนอข้อมูลด้วยการใช้เทคโนโลยี
5.เทคโนโลยีสำหรับนำเสนองาน
1 วัตถุประสงค์ของการนำเสนองานคือ การนำเสนองาน (Presentation) เป็นทักษะที่มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานทุกๆระดับในองค์กร เช่น พนักงานขายในบริษัทบางแห่ง ต้องใช้ทักษะการนำเสนองานอยู่เสมอในระหว่างขั้นตอนการขาย ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนองานเพื่อแนะนำองค์กร เพื่อนำเสนอคุณลักษณะและคุณประโยชน์ของสินค้าและบริการ รวมไปถึงการสาธิตวิธีการใช้งาน นอกจากนั้น
การนำเสนองานยังนำมาใช้ภายในองค์กร เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร หรือ ขอความร่วมมือในโครงการต่างๆ
การนำเสนองานที่ประสบความสำเร็จนั้น
เกิดขึ้นจากองค์ประกอบ 3 ประการด้วยกัน
1) การกำหนดวัตถุประสงค์และวิเคราะห์ผู้ฟัง
2) การวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอ
3) วิธีการนำเสนอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของการวิเคราะห์ผู้ฟัง ซึ่งหมายถึง การวิเคราะห์ความต้องการ ความสนใจ
หรือความกังวลใจของผู้ฟัง รวมถึงความเข้าใจในสไตล์ ความชอบของผู้ฟัง เพื่อให้สามารถออกแบบโครงสร้างและเนื้อหาการนำเสนอที่มีความเหมาะสม สอดคล้องและโดนใจผู้ฟัง
จากคำกล่าวที่ว่า ‘รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง’ เมื่อรู้ว่าผู้ฟังเป็นใคร มีบทบาทอย่างไร ใครเป็นผู้ฟังคนสำคัญ (Key Persons) รู้ความต้องการของผู้ฟังคนสำคัญ หรือที่เรียกว่า ‘รู้เขา’ ส่วน ‘รู้เรา’ หมายถึง ผู้นำเสนอต้องกำหนดวัตถุประสงค์การนำเสนอที่ชัดเจนว่า
ผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการจากการนำเสนอคืออะไร ผู้ฟังต้องทำอะไร ภายหลังเสร็จสิ้นการนำเสนอ
วัตถุประสงค์การนำเสนอ เปรียบเสมือนเข็มทิศนำทางให้แก่ผู้นำเสนอในการวางแผนและพัฒนาเนื้อหาการนำ เสนอ รวมไปถึงรูปแบบหรือลีลาการนำเสนอ วัตถุประสงค์ในการนำเสนออาจเป็น เพื่อสร้างความมั่นใจ หรือโน้มน้าวชักจูงให้ผู้ฟังเชื่อและกระทำการบางสิ่งบางอย่าง หรือเพื่อแจ้งให้ผู้ฟังทราบเพื่อให้เกิดความเข้าใจและให้ความร่วมมือ
เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์และทราบความต้องการของผู้ฟังแล้ว ผู้นำเสนอก็สามารถวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และความต้องการของผู้ฟัง ซึ่งเนื้อหาการนำเสนอต้องมีความน่าเชื่อถือ โน้มน้าวและจูงใจผู้ฟัง รวมถึงมีความเป็นเหตุเป็นผล เพื่อให้ผู้ฟังติดตามได้ง่าย ไม่สับสน นอกจากนั้น ผู้นำเสนอยังต้องสามารถเปิดการนำเสนอที่ทรงพลัง ดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร และแนะนำตนเองในลักษณะที่ทำให้ผู้ฟังเชื่อถือ กำหนดโทนการนำเสนอให้ชัดเจนว่าจะให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอมากน้อย
เพียงใด ใน ส่วนของการปิดการนำเสนอ เป็นส่วนสุดท้ายของการนำเสนอที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากเป็นการตอกย้ำให้ผู้ฟังเห็นถึงคุณประโยชน์ของสินค้าหรือบริการ หรือตอกย้ำประเด็นสำคัญที่ตรงกับความต้องการของผู้ฟัง โดยผู้นำเสนอต้องไม่ลืมที่จะขอข้อผูกมัดจากผู้ฟังเกี่ยวกับการดำเนินการใน ขั้นตอนต่อไป อย่าง ไรก็ตาม แม้ว่าผู้นำเสนอจะวิเคราะห์ วางแผน และวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอไว้อย่างดีเพียงใด หากผู้นำเสนอไม่มีวิธีการหรือลีลาการนำเสนอที่โน้มน้าว
หรือสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้ฟัง การนำเสนอนั้นก็อาจประสบความล้มเหลวได้ ผู้นำเสนอจึงต้องสามารถใช้สายตา ภาษากาย กิริยาท่าทาง น้ำเสียง ภาษา ที่สอดคล้องกับเนื้อหาการนำเสนอ สร้างความเชื่อมั่น ดึงดูดและโน้มน้าวผู้ฟัง รวมถึงสามารถโต้ตอบกับผู้ฟังได้อย่างเหมาะสมและน่าเชื่อถือ
สรุปแล้ว การนำเสนอที่ประสบความสำเร็จ หมายถึงการนำเสนอที่เน้นผู้ฟังเป็นศูนย์กลาง ไม่ใช่ ตัวผู้นำเสนอเป็นศูนย์กลาง ผู้นำเสนอควรใช้เวลาในการวิเคราะห์ผู้ฟัง
เพื่อให้สามารถปรับเนื้อหาและรูปแบบการนำเสนอให้สอดคล้องและมีประสิทธิผลสูง สุด การวางแผนจึงป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดในการนำเสนอ เพราะการวางแผนที่ดี และความแม่นยำในเนื้อหาการนำเสนอ จะช่วยสร้างความมั่นใจ และทำให้ลีลาการนำเสนอเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ จริงใจ และสร้างความมั่นใจแก่ผู้ฟังได้ในที่สุด
การ นำสนอผลงานโดยที่ใช้สื่อโสตทัศนศึกษานั้น มีเหตุผลเบื้องลึกคือ หลักจิตวิทยาการเรียนรู้ ซึ่งได้มีการค้นพบจากนักวิจัยว่า การรับรู้ข้อมูลผ่านทางประสาทสัมผัสสองอย่างคือ ทั้งตาและหูพร้อมกันนั้นทำให้เกิดการรับรู้ที่ดีกว่า รมทั้งเกิดความสามาถในการจดจำได้มากกว่าการรับรู้โดยผ่านตาหรือหูอย่างใด อย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียว จึงได้มีการพัฒนาสื่อโสตทัศนศึกษารูปแบบต่างๆ ขึ้นมาใช้
1.2 หลักการขั้นพื้นฐานของการนำเสนอผลงานมีจุดเน้นสำคัญคือ
- การ ดึงดูดความสนใจ โดยการออกแบบสิ่งที่ปรากฎต่อสายตานั่นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจเมื่อมอง ดังนั้นการเลือกองค์ประกอบต่างๆ เช่นสีพื้น แบบ สีและ ขนาดของอักษร
- ความ ชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา ส่วนที่เป็นข้อความสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีส่วนสัมผัสอย่างสร้างสรรค์กัขข้อความที่ชัดเจน สื่อควมหมาย
1.3 ความต่างของการบรรยายสดเเละการพากย์
- การบรรยายสด เหมาะสำหรับประชุมหรือสัมมนาที่ต้องการให้ผู้ชมมีส่วนร่วมเพราะผู้บรรยายใน กรณีนี้เป็นผู้ที่รู้เรื่งราวเกี่ยวกับเนื้อหาเป็นอย่างดี รู้ว่าควรจะเน้นตรงจุดใดและปฏิกริยาจากผู้ชมสามารถติดตามทำความเข้าใจ
- การพากย์ เหมาะสำหรับเนื้อหาที่ถ่ายทอดได้โดยไม่ต้องอาศัยการมีส่วนร่วม สามารถเลือใช้ดนตรี หรือเสียงประกอบ
1.4 เครื่องมอที่ใช้ในการนำเสนอผลงานที่ใช้ในปัจจุบัน คือ
ของงานที่จะนำเสนอ มีทั้งชนิดที่ ใช้กระแสไฟฟ้าและไม่ใช้กระแสไฟฟ้า
เครื่องพิมพ์ ใช้ในการพิมพ์ข้อความ คำอธิบาย เนื้อหาสาระ
เครื่องเสียงและเครื่องขยายเสียง ใช้ในการบันทึกเสียงหรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ ใช้ เป็นเครื่องมือในการนำเสนอข้อมูลขึ้นจอภาพขนาดใหญ่ ทำให้ผู้รับสามารถมองเห็นภาพ หรือข้อความชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งจะต้อใช้ควบคู่กันกับแผ่น(แผ่นพลาสติกใสที่ใช้สำหรับเขียน พิมพ์ ข้อความและหรือพิมพ์ รูปภาพลงไป
คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์นำเสนอ คอมพิวเตอร์ จัดเป็นเครื่องมือทางเทคโนโลยีสมัยใหม่ ซึ่งสามารถนำมาใช้นำเสนอแทนเครื่องมือดังกล่าวข้างต้นได้เป็นอย่างดีและมี ประสิทธิภาพสูง สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ต่างๆในหลายรูปแบบ คอมพิวเตอร์ จึงสามารถนำเสนอข้อมูลได้ทุกรูปแบบอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการใช้ซอฟต์แวร์ในการประมวลผล แล้วนำเสนอผ่านอุปกรณ์แสดงผลและอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆโดยทั่วไปอุปกรณ์แสดงผล ของคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการนำเสนอและพบเห็นกันอยู่ คือ
4.1 เครื่องพิมพ์ที่ใช้กับคอมพิวเตอร์ มีทั้งพิมพ์สีต่างๆ ได้พิมพ์เฉพาะขาวดำ สามารถพิมพ์ข้อความและรูปภาพได้ โดยผ่านทางโปรแกรมคอมพิวเตอร์
4.2 จอภาพ เป็นอุปกรณ์ที่มีคู่มากับเครื่องคอมพิวเตอร์ รูปร่างลักษณะและการทำงานคล้ายกับเครื่องรับโทรทัศน์เราสามารถเห็นงาน หรือข้อมูลรูปภาพได้จากหน้าจอ ปัจจุบันได้มีการพัฒนาหลากหลายรูปแบบ
1.5 รูปแบบที่ใช้ในการนำเสนอผลงานที่ใช้ในปุจจุบันมี 2 รูปแบบดังนี้
1.5.1 การนำเสนอแบบ Slide Presentation
โดยใชโปรแกรม Powerpoint เป็นโปรแกรมนำเสนอผลงานในชุด Microsoft Office เป็นโปรแกรมที่ใช้ง่ายมากมีแม่แบบให้เลือกหลายแบบ องค์ประกอบหลักของแต่ละหน้าของการนำเสนอคือ
1.5.2 โดยใช้โปรแกรม ProShow Gold
ProShow Gold 2.0 เป็นซอฟต์แวร์สำหรับสร้างแผ่น VCD จากรูปภาพต่าง ๆ ที่ทำงานได้รวดเร็ว หลายคนคงจะมีไฟล์รูปภาพต่าง ๆ เก็บสะสมไว้ และเมื่อต้องการที่จะนำเอาภาพเหล่านั้น มาแปลงให้อยู่ในรูปแบบของแผ่น VCD ที่สามารถนำเอาไปใช้เปิดกับ เครื่องเล่น VCD ทั่วไปได้ ต้องมาลองดูซอฟต์แวร์ตัวนี้ครับ ProShow เป็นซอฟต์แวร์ ที่สามารถนำเอาภาพ มาทำเป็นแผ่น VCD โดยที่สามารถทำการแปลงได้อย่างรวดเร็ว และยังใส่เสียงเพลงประกอบได้ด้วย
โดยทั่วไปแล้ว
ซอฟต์แวร์สำหรับการทำแผ่น VCD จากรูปภาพจะมีหลายตัว แต่ที่แนะนำ ProShow เนื่องจากเหตุผลหลักคือ การใช้เวลาทำการแปลงที่รวดเร็วมาก ปกติถ้าเป็นซอฟต์แวร์ตัวอื่น จะใช้เวลาหลายชั่วโมง แต่ตัว ProShow นี้ใช้เวลาแปลง ไม่ถึงชั่วโมงก็เสร็จแล้ว ภาพที่ได้ก็จัดอยู่ในคุณภาพดี โดยข้อเสียที่พบในตัวโปรแกรมนี้ คือค่อนข้างจะมีความยุ่งยาก ในขั้นตอนของการใช้งานบ้าง แต่ก็ไม่มากมายอะไรนัก
การเตรียมข้อมูลของภาพและเพลงต่าง ๆ ก่อนที่จะเริ่มติดตั้งและใช้งาน
ก่อนอื่น
ก็ต้องทำการหาดาวน์โหลดซอฟต์แวร์นี้มาก่อน โดยสามารถหาได้จาก //www.photodex.com และหารหัส สำหรับการลงทะเบียนจากเว็บไซต์ทั่วไปกันเองครับ จากนั้น สิ่งต่อไปที่จะต้องมีก็คือ ไฟล์รูปภาพต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นไฟล์ .jpg ก็ได้ และไฟล์ของเพลงที่จะนำมาใส่ประกอบ ซึ่งจะใช้เพลงแบบ MP3 ทั่วไปก็ได้ครับ สุดท้ายก็คือ เครื่องเขียนซีพีหรือ CD-R Writer สำหรับใช้ในการเขียนแผ่น VCD ที่จะได้ เมื่อเตรียมไฟล์ต่าง ๆ พร้อมแล้ว ก็เริ่มต้น ขั้นตอนการติดตั้งกันได้เลย เริ่มต้นการติดตั้ง โดยการเรียกไฟล์สำหรับติดตั้ง ProShow
gold ก่อน
6.รูปแบบนำเสนอด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศ คือการนำเทคโนโลยีสารสนเทศหรือความรู้ด้านวิทยาศาสตร์มาประยุกต์ใช้ เพื่อถ่ายทอดและสื่อสารข้อมูลให้กับผู้อื่นเพื่อทำให้ข้อมูลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ลักษณะของการนําเสนอข้อมูล
การนําเสนอข้อมูล (Present Data) คือ การสือสารข้อมูลหรือการส่งข้อมูลจากผู้นาเสนอข้อมูลไปส่งสารผู้รบข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เพือให้ผ้รับข้อมูลได้รบข้อมูลที
ถูกต้อง การนําเสนอข้อมูลให้ มีประสิทธิภาพผู้นำเสนอข้อมูลควรพิจารณาความพร้อมของตนเอง ผู้รับข้อมูล ข้อมูล และ เทคโนโลยีทีใช้ในการนําเสนอข้อมูลผู้นําเสนอข้อมูลควรเลือกใช้ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์พื้นฐานในการใช้งาน
คอมพิวเตอร์ แล้วการนําเสนอข้อมูลตามรูปแบบข้อมูลนั้นๆ ดังนี้
1.ตัวหนังสือหรือตัวอักษร (Text) เป็นข้อมูลพื้นฐานทีนิยมใช้ในการนําเสนอทุกงานการนําเสนอตัวหนังสือหรือตัวอักษรควรพิจารณาตัวอักษร
สีตัวอักษร สีพื้นหลัง และรูปแบบของตัวหนังสือ หรือตัวอักษรทีส่งเสริมการอ่านของผู้รับข้อมูล
2.รูปภาพหรือภาพนิ่ง(Image)เป็นข้อมูลทีช่วยส่งเสริมความน่าสนใจและช่วยให้เข้าใจข้อมูลทีนําเสนอมากยิ่งขึ้น
การนําเสนอข้อมูลควรเลือกเป็นภาพสีทีมี ความชัดเจน
3. แผนภูมิ แผนผัง และกราฟ (Diagram) เป็นข้อมูลทีช่วยสรุปรายละเอียดทีมีจำนวนมาก ให้นำเสนอในลักษณะทีน่าสนใจมากยิ่งขึ้น
เหมาะสําหรับข้อมูลทีต้องการเปรียบเทียบ
4. เสียง (Sound) เป็นข้อมูลทีช่วยให้งานนําเสนอมีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น ระดับเสียงทีใช้ในการนําเสนอไม่ควรดังหรือค่อยเกินไป
และ ผู้รับข้อมูลสามารถเลือกเปิดหรือปิดเสียงทีใช้ประกอบนําเสนอได้
5.ภาพเคลือนไหว(Motion)เป็นข้อมูลทีพัฒนามาจากข้อมูลภาพนิ่ง ด้วยการเรียงซ้อนภาพนิ่งหลายๆ
ภาพด้วยความเร็วสูงทําให้มีลักษณะเหมือนวัตถุในภาพมีการเคลือนไหว
รูปแบบการนําเสนองาน
การนําเสนอข้อมูลเป็นกระบวนการในการทํางานเพือให้ผู้อื่นรู้และเข้าใจในสิ่งทีผู้นำเสนอข้อมูลต้องการให้ผู้รับรู้การนําเสนองานเป็นส่วนหนึ่งของ
การนําเสนอข้อมูล ซึงนิยมนําเสนอในรูปแบบทีสามารถจับต้องหรือใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในกระบวนการทํางานนันๆได้ การนําเสนอ งานสามารถปฏิบัติ ได้หลายรูปแบบ เช่น เอกสารสิงพิมพ์ มัลติมเดีย และเว็บไซต์
1.เอกสารสิ่งพิมพ์ ปัจจุบนมีการนําเทคโนโลยีมาใช้ในการส่งเสริมการทํางานด้านเอกสารสังพิมพ์ทงรูปแบบของเอกสารสิงพิมพ์ บนสือต่างๆ จนถึง สารอิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ทีใช้สําหรับสร้างเอกสารสิงพิมพ์ไม่ตองมีประสิทธิภาพสูง เท่ากับการนําเสนอด้วย มัลติมเดีย และเว็บไซต์
โดยใช้ฮาร์ดแวร์พื้นฐานของคอมพิวเตอร์และเครืองพิมพ์ ส่วนซอฟต์แวร์ทใช้ได้แก่โปรแกรมด้านการประมวลผลคําหรือ โปรแกรมด้านการ
พิมพ์การนําเสนอผลงานด้วยเอกสารทีมีการเลือกใช้มากทีสุด เนื่องจากมีขอดี ดั้งนี้
นําเสนอข้อมูลได้ทงรูปแบบตัวอักษรหรือตัวหนังสือ รูปภาพ ภาพนิ่ง แผนภูมิ แผนผัง และกราฟ
- สร้างได้ง่าย ต้นทุนตํ่า และใช้เวลาในการสร้างน้อย สามรถนําเสนอได้ทกที ทุกเวลา
- ไม่ต้องใช้เทคโนโลยีอื่นๆ ช่วยในการนําเสนอ
- เป็นพื้นฐานของการสร้างงานนําเสนอในรูปแบบอื่นประยุกต์ใช้กับการนําเสนอในรูปแบบอื่นๆ ได้หลากหลาย
มัลติมีเดีย (multimedia) หรือ สื่อประสม หรือ สื่อหลายแบบ เป็นการใช้สื่อในหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็น ข้อความเสียง รูปภาพ หรือ ภาพเคลื่อนไหว สําหรับให้ข้อมูล ความรู้หรือให้ ความสําราญต่อผูชม สามารถประยุกต์สือต่างๆ ให้มารวมกันบน ระบบคอมพิวเตอร์ ผูใช้ สามารถโต้ตอบระบบคอมพิวเตอร์ในรูปแบบต่างๆ กันได้ เทคโนโลยีเหล่านี้ ได้พัฒนาขึ้นพร้อมกับการ พัฒนาฮาร์ดแวร์ เช่น การพัฒนาอุปกรณ์ทีใช้อ่านและ บันทึกข้อมูลการพัฒนาหน่วยความจําให้มขนาดทีเล็กลงแต่มความจุมากขึ้น สื่อมัลติมีเดีย สือมัลติมีเดียสือประสมหรือสือหลายแบบทีมีการใช้อปกรณ์ต่างๆ เพือการนําเสนอข้อมูล เป็นหลัก โดยได้มี การออกแบบนําเสนอไว้อย่างเป็นระบบ มัลติมเดียนันได้รวม เอาฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ไว้ดวยกัน จะเน้นส่วนไหน มาก น้อยนั้นขึนอยู่กับลักษณะการใช้งาน และจะเน้นผลผลิตทีเกิด จากการ นําเสนอข้อมูลหลากลายรูปแบบ เช่น ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว เสียง และข้อความ
ปัจจุบันมีการนำเสนองานในรูปแบบมัลติมีเดียอย่างหลากหลาย เนื่องจากมัลติมีเดียมีข้อดีดังนี้
1. นำเสนอข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ เช่น ตัวหนังสือ เสียง ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว
2. ผู้รับข้อมูลสามารถเลือกรับข้อมูลจากจุดใดก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับเนื้อหา เช่น บทเรียนมัลติมีเดีย
3. นำไปใช้ร่วมกับการนำเสนอในรูปแบบอื่นๆได้ เช่น ภาพยนตร์ เกม เว็บไซต์