เป็นกันบ้างมั้ยเวลาเจองานที่มีความละเอียดสูง โดยเฉพาะงานที่ต้องใช้รูปภาพหรือไฟล์วิดีโอแล้วมันลดขนาดไม่ได้ ไม่อย่างนั้นจะดูไม่รู้เรื่อง แต่พออัดไปเต็มๆ ดันมาตกม้าตายตอนส่งงานให้เจ้านายหรือลูกค้า ก็เมล์เจ้ากรรมดันไม่ให้ส่งแถมน่าเจ็บใจตรงที่ดันฟ้องว่าไฟล์แนบมีขนาดใหญ่เกินไป ถึงจะหาวิธีลดขนาดไฟล์โดยยังคงความชัดเจนของรายละเอียดไว้ขนาดไหนก็ยังไม่พอที่จะส่ง จะส่งผ่านระบบคลาวด์ (Cloud) ก็ทำไม่เป็นงานเข้าเวลาก็จวนเจียน แก้ใหม่ก็ไม่ทัน เซฟใส่แฮนดี้ไดร์ฟแต่เจ้านายหรือลูกค้าดันอยู่ต่างประเทศ ซวยละทีนี้!!!
เพราะ Gmail ก็ทราบปัญหาข้อนี้ดี แต่เนื่องจากการแนบไฟล์ขนาดใหญ่เกินไปก็จะส่งผลต่อกระบวนการจัดส่งอีเมล์เช่นกัน เพราะไฟล์ที่มีขนาดใหญ่มากๆ ระบบจะไม่ได้ทำการส่งเมล์แบบก้อนเดียวทีเดียว แต่จะเป็นการทะยอยส่งจนครบตามขนาดไฟล์แนบ ซึ่งทำให้การส่งอีเมล์ที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่มีความล่าช้ากว่ามาก ซึ่งทาง Gmail ได้มีการดำเนินการปรับระบบให้สามารถส่งไฟล์แนบได้ไม่เกิน 50MB จากเดิมที่ส่งไฟล์แนบได้ไม่เกิน 25MB
นอกจากนี้ Gmail ยังได้แนะนำเคล็ดลับหรือวิธีส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ไปกับอีเมล์ด้วย โดย Gmail แนะนำให้ใช้บริการ Google Drive ซึ่งผู้ที่มีบัญชีอีเมล์ของ Gmail จะได้รับพื้นที่จัดเก็บฟรีส่วนหนึ่งใน Google Drive ผู้ใช้สามารถนำไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ใส่เข้าไปใน Google Drive จากนั้นนำลิ้งค์ของไฟล์แนบไปกับอีเมล์ ผู้ที่ได้รับอีเมล์จะสามารถคลิกลิ้งค์เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ดังกล่าวเข้าสู่คอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของผู้ได้รับอีเมล์
เพิ่มไฟล์แนบ เช่น ไฟล์หรือรูปภาพลงในอีเมล และใช้ Google ไดรฟ์เพื่อส่งไฟล์ขนาดใหญ่เกินที่กำหนดไว้ เช่น วิดีโอ
แนบไฟล์
เคล็ดลับ: สำหรับไฟล์บางประเภทเช่นไฟล์ ZIP คุณจะต้องดาวน์โหลดโปรแกรมจัดการไฟล์ จาก Google Play ก่อนจึงจะแนบไฟล์ได้
นำไฟล์แนบออก
หลังจากเพิ่มไฟล์แนบแล้ว คุณสามารถนำไฟล์แนบนั้นออกได้ โดยไปที่ด้านขวาของชื่อไฟล์แนบ แล้วแตะปิด
ขนาดไฟล์แนบสูงสุด
- บัญชี Gmail: 20 MB
- บัญชีที่ไม่ใช่ Gmail: สูงสุด 25 MB ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการอีเมล
สำหรับไฟล์แนบขนาดใหญ่เกินกว่าที่กำหนด ให้แทรกโดยใช้ Google ไดรฟ์
แก้ปัญหา
ไฟล์แนบอาจไม่พร้อมใช้งาน
ผู้ดูแลเครือข่ายหรือผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตอาจบล็อกโดเมน "mail-attachment.googleusercontent.com" ที่ Google ใช้เพื่อฝากไฟล์แนบ
อีเมล์ที่ใช้ในปัจจุไม่ได้ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ในการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ มีอีเมลเซิร์ฟเวอร์จำนวนมากที่ยังไม่ยอมรับอีเมลที่แนบไฟล์ขนาดเกิน 10 MB ดังนั้นหากต้องการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ทางอีเมล คุณจะต้องใช้บริการอื่นๆที่สามารถฝากไฟล์อัพโหลดเขาไปเพื่อที่จะแนบลิ้งผ่านอีเมลไปได้ โดยไม่ทำให้กล่องจดหมายใช้พื้นที่จนเต็มลิมิต มีหลายบริการที่คุณสามารถใช้เพื่อส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ผ่านทางอีเมล โดยส่วนใหญ่เป็นบริการที่ฟรี แต่มีข้อควรระวังเมื่อคุณใช้บริการเหล่านี้ คือ ควรใส่รหัสบนไฟล์ที่สำคัญ ก่อนที่คุณจะอัพโหลดลงบนอีเมล โดยบทความนี้จะแนะนำถึงวิธีแนบไฟลโดยง่าย
- Google Drive
เป็นอีกหนึ่งของ Google ที่สามารถฝากไฟล์ขนาดใหญ่ลงไปเเละแปลงเป็นลิ้งเพื่อที่จะสามารถดาวโหลดเข้าถึงได้โดยง่าย ซึ่งขนาดไฟลที่สามารถอัพโหลดได้มากถึง 15 GB ด้วยกันทั้งยังสามารถซื้อเพิ่มเติมได้อีกด้วย สำหรับหลายท่านที่ใช้งาน Gmail อยู่เเล้วสามารถที่จะใช้ในส่วนของหน้าต่างเขียนอีเมล Insert Files using Drive ซึ่งเป็นลิงก์ที่เชื่อมต่อไปยัง Google Drive จากนั้นกดเลือกไฟล์ที่ต้องการ โดยสามารถเลือกไฟล์ที่ได้อัพโหลดไว้บน Google Drive แล้ว หรือจะอัพโหลดไฟล์ใหม่เลยก็ได้ เพียงเท่านี้ก็จะผู้ที่รับจดหมายก็สามารถโหลดไฟล์ที่เราส่งไปได้
Logo Google Drive
- SkyDrive
สำหรับท่านที่ใช้ Hotmail หรือ Outlook.com สามารถที่จะส่งไฟล์ผ่าน SkyDrive ได้เช่นกันโดยรุปแบบจะคล้ายกับ Google Drive โดยเมื่อต้องการแนบไฟล์ จะแจ้งให้คุณอัพโหลดไฟล์ไปยังบัญชี SkyDrive จากนั้นผู้รับจะได้รับลิงก์เพื่อเชื่อมต่อไปยังที่เก็บไฟล์เพื่อดาวน์โหลดไฟล์นั้นแทนที่จะได้รับไฟล์ในอีเมล
Logo Skydrive
- Hightail
ปัจจุบัน Hightail แพ็กเกจที่ใช้งานฟรีนั้น แนบไฟล์ได้สูงสุด 250MB ต่อไฟล์ ส่วนแพ็กเกจ PRO แนบไฟล์ได้สูงสุด 25GB (25GB มันใหญ่มาก ถ้าคิดว่าเน็ตออฟฟิศอัพโหลด /ดาวน์โหลดไฟล์ ก็ส่งผ่านช่องทางนี้ได้) หรือแพ็กเกจ BUSINESS แนบไฟล์ได้ไม่จำกัดปริมาณขนาดไฟล์ Unlimited นอกจากนี้ ยังรองรับการอัพโหลดไฟล์จาก Dropbox, Google Drive หรือ OneDrive รวมไปถึงเชื่อมโยงการทำงานผ่าน Slack ซึ่งเป็นแอพฯ ของคนทำงาน โดย Hightail นี้ จริงจังกับการแชร์ไฟล์ในองค์กรมากๆ เพราะสามารถมี Guest รองรับการกด Approve งานได้ด้วย ดังนั้นถ้าองค์กรซีเรียสเรื่อง Security ซื้อแบบ Business ไปเลย ปลอดภัยชัวร์ แต่ถ้าพนักงานใช้ส่งหา Supplier แบบง่ายๆ ใช้ตัวฟรีก็เข้าท่าครับ ดูรายละเอียดได้ที่ //www.hightail.com/features
- Sync.com
บริการ sync.com เป็นบริการ Private Cloud Storage มี Cloud Storage ให้แชร์ไฟล์ได้เริ่มต้น 5GB ฟรี ใช้งานได้บนคอมพิวเตอร์ (Windows และ Mac) สมาร์ทโฟน (iPhone, iPad และ Android) เข้าผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ใช้แชร์ไฟล์ ส่ง Link และแฟ้มให้กันได้ โดยผู้รับไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Sync มีรหัสเพื่อความปลอดภัย สร้าง Shared Folder ได้ เชิญเพื่อนร่วมงานให้เข้ามาในแชร์โฟลเดอร์ได้ รองรับการ Backup และ Restore ถ้าแพ็กเกจ Business เดือนละ 5 เหรียญ ได้พื้นที่ Cloud 1TB ดูรายละเอียดได้ที่ //www.sync.com/business/
- Dropbox Business
หลายคนอาจจะคุ้นชื่อ Dropbox แบบ Personal ใช้งานส่วนบุคคล แต่ถ้าใช้งานในบริษัท จะมี Dropbox Business ที่มาพร้อมความสามารถ Team collaboration ในการทำงานร่วมกันของทีม พร้อม Secure external file sharing ที่แชร์ไฟล์ให้บุคคลภายนอกบริษัทได้อย่างปลอดภัย สามารถแชร์ไฟล์แบบ External sharing ผู้รับไม่ต้องมีบัญชี Dropbox กำหนดรหัสผ่านและ Expired Date ได้ สร้าง Share Folder เพื่อ Edit ร่วมกันได้ ราคาเริ่มต้น 12.50 เหรียญ (ราคารายปี) ต่อ User ต่อเดือน มีความจุ Cloud 2TB ต่อทีม ถ้าราคาต่อเดือน เดือนละ 15 เหรียญ รายละเอียด //www.dropbox.com/business/plans-comparison
โดยทั่วไปการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่บนอีเมลไม่ได้มีเเค่ที่แนะนำมาเท่านั้น ยังคงมีบริการอัพโหลดที่อื่นๆเช่นกัน แต่บทความนี้อยากเเนะนำตัวที่เข้าถึงได้ง่ายเเละมีผู้ใช้งานเป็นอย่างมาก ดังนั้นการใช้ Google Drive เเละ SkyDrive เป็นทางเลือกที่ดีในการเริ่มต้นการใช้งานการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่บนอีเมล